Почему сотруднику организации обязательно использовать личную электронную подпись
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
Техподдержка:
25 августа 2022
1690
0
Личная электронная подпись физического лица, как правильно использовать сотруднику организации
Электронная подпись

Личная электронная подпись физического лица, как правильно использовать сотруднику организации

Чтобы действовать от имени организации или ИП, работник использует квалифицированную электронную подпись (КЭП), в сертификате которой он указан в качестве второго владельца. Такая КЭП позволяет вести электронный документооборот с контрагентами и сдавать отчётность в государственные органы. Работать по этим правилам можно до 31 декабря 2022 года. Далее сотруднику понадобится личная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.

Разберёмся, почему сотруднику организации важно пользоваться собственной электронной подписью.

Личная электронная подпись физического лица, руководителя организации и ИП

443-ФЗ внёс изменения в 64-ФЗ «Закон об электронной подписи». Согласно нововведениям, подпись юридического лица и индивидуального предпринимателя выдают только руководителям организаций. Они получают КЭП в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Директору требуется подготовить пакет документов, лично явиться в отделение ведомства и оформить электронную подпись в порядке живой очереди.

Для экономии времени рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут с настройкой рабочего места, а наш партнёр — доверенное лицо УЦ «Основание» с идентификацией и получением подписи.

В свою очередь, работники компаний должны использовать личную электронную подпись физлица. Сертификат такой подписи не содержит сведения об организации сотрудника. А чтобы подтвердить свои полномочия на право действовать от лица компании, работнику понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Также подпись физлица подходит для личного пользования. Гражданин может удалённо подписать кадровый документ, договор купли-продажи квартиры или запросить госуслуги в соответствующем сервисе.

При увольнении ЭП остаётся у бывшего сотрудника. Работодатель отзывает МЧД, при необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 января 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Кроме того, до 31 декабря 2022 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и индивидуального предпринимателя. В этом случае использование МЧД для сдачи отчётности и ЭДО с контрагентами не предусматривается.

Оба вида электронной подписи можно получить в коммерческих удостоверяющих центрах, которые получили аккредитацию в Минцифры. Актуальный список УЦ размещён на сайте ФНС. Пользователь может скачать перечень в виде электронного документа или выбрать подходящее отделение через интерактивную карту и строку поиска.

Для повседневного использования и ЭДО с контрагентами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». Удостоверяющий центр аккредитован Министерством Цифрового развития и имеет необходимые лицензии для выпуска электронных подписей. В каталоге представлен выбор тарифов для физических лиц и сотрудников организаций.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.

Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

  • подтверждено, что его использует не владелец подписи;
  • ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.

Документы, подписанные скомпрометированной электронной подписью, считаются недействительными.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме, бухгалтер. Для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность. Для использования КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как после 1 января 2023 года работать с КЭП работника юрлица или ИП будет запрещено.

Сегодня правительством рассматривается законопроект, который вносит изменения в Федеральный закон об электронной подписи 63-ФЗ.

В частности, законодатели увеличат срок перехода на обязательное использование МЧД. Если раньше работники юридических лиц должны были оформить машиночитаемую доверенность до 31.12.22, то после принятия изменений отправлять отчётность в госорганы и взаимодействовать с контрагентами с помощью МЧД они будут обязаны с 1 сентября 2023.

1690
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал-ЭТ

Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger