Важное об электронных трудовых книжках

С 1 января 2020 года начался переход на систему электронных трудовых книжек. Это поможет создать единую базу данных по работающим россиянам, защитит данные от потери и значительно упростит доступ к сведениям.

Переход на ЭТК обязателен. С 1 января работодатели обязаны сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД, составленные по данным из электронных трудовых. Первый отчет нужно сдать до 17 февраля. Если игнорировать эту обязанность, то, вероятно, будет применяться часть 1 ст. 5.27 КоАп РФ: первое предупреждение, а затем штрафы до 70 000 рублей.

Что будет с бумажными книжками

Работодатель должен сообщить работникам о переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня. Если работник не доверяет технике и хочет оставить бумажную книжку, то ему нужно написать такое заявление. Книжка останется в отделе кадров, но кадровику придется выполнять двойную работу: вносить информацию в электронную базу и вписывать ее же вручную в бумажную версию.

Всем, кто выбрал электронные книжки, отдел кадров отдаст бумажные на руки. Лучше их не выкидывать, а оставить «на память». После того, как работник отказался от бумажной трудовой книжки, восстановить ее будет нельзя.

Уведомление о переходе на ЭТК

Заявление о сохранении бумажной трудовой

Заявление об отказе от бумажной трудовой

Те, у кого пока нет трудовой книжки, с этого года вовсе не получат бумажный вариант. Это относится и к тем, кто впервые придет на работу в 2021 году.

В чем плюсы ЭТК

С трудовыми книжками случается разное: их теряют или заводят несколько, а потом возникают проблемы с назначением пенсии или подсчетом стажа. На работе может случиться пожар или потоп, после чего восстановить данные будет очень сложно. К тому же сейчас есть много лишней отчетности между кадровиком и бухгалтерией.

Электронный формат снимает все эти проблемы. Все данные будут храниться в одном месте и легко передаваться работнику, другому работодателю и контролирующим органам. Кроме того, станет проще взаимодействовать с удаленщиками, которые не работают в офисе. Кадровикам будет легче исправить ошибку в данных — переписать одну строку в программе проще, чем переписывать регламентированный текст от руки. Работник сможет быстрее получить выписку из своей трудовой через портал Госуслуг или МФЦ.

В чем минусы ЭТК

Один из самых весомых минусов — увеличение объема отчетности. Форму СЗВ-ТД теперь нужно сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. С 2021 года — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Порядок заполнения СЗВ-ТД

Для работников тоже есть свои минусы. В ЭТК не будут отмечать поощрения и награды. Возможно, позже появится отдельная база для таких записей.

Что будет указано в ЭТК

Электронная трудовая книжка мало чем отличается от бумажной. В ней будут указаны:

• место и периоды работы;

• должность (специальность/профессия);

• квалификация (разряд/класс/категория/уровень квалификации);

• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

• причины остановки трудового договора.

Где вести ЭТК

Устанавливать какое-то новое ПО не нужно. Для перехода на ЭТК подойдет привычная программа для кадрового учета. Важно, чтобы в ней были обновленные формы отчетности. Работодатели должны понимать, что ЭТК — это условное понятие. Все данные будут храниться в информационной системе ПФР.

«Новый Астрал Отчет» уже обновил все формы и добавил функцию быстрой регистрации в системе ЭТК.

Как подключиться к системе

Подключить ЭТК в «Новом Астрал Отчете» можно двумя способами:

1. через баннер в личном кабинете,

2. через заявку на изменение сведений об организации.

Дальше вы оказываетесь в заявке на изменение данных. На вкладке «Госорганы» нажмите кнопку «Добавить направление и выбрать направление ЭТК». Оно появится в списке подключенных.

Перейдите во вкладку «Завершение» и нажмите кнопку «Отправить заявление». Ваш запрос отправится в ПФР. Регламентированный срок обработки заявления — 2 рабочих дня. Фактически обработка занимает до 20 минут.

После отправки заявления в карточке организации появится значок «ЭТК». Если все прошло успешно, то ПФР высылает Уведомление о результате рассмотрения, а значок становится зеленым. Если уведомление отрицательное, то значок станет красным. Такое может случиться, если работодатель ошибся в данных или что-то не так с электронной подписью.

Итог

Электронные трудовые книжки помогут работодателям быстрее и проще вести кадровый учет.

Работники могут получить необходимые выписки у работодателя, через МФЦ или сайт Госуслуг.

До 30 июня работникам нужно определиться, оставить бумажную книжку или полностью перейти на электронный вариант.

Работодатель должны сдавать новый отчет — СЗВ-ТД. Если не сдать, выпишут штраф.

В ЭТК не будут отмечать поощрения и награды.

Устанавливать новое ПО не нужно, все работает в привычной программе для учета кадров.