EDI и ЭДО: разница и общие черты

Обмен коммерческими данными с каждым годом всё больше и больше переходит в электронный формат, который постепенно вытесняет бумажные носители. Основой для такого обмена служат технологии EDI и ЭДО.

EDI и ЭДО — это два термина, часто используемых в сфере бизнес-коммуникаций и электронной коммерции. Оба они представляют собой технологии обмена электронными документами между компаниями, однако между ними есть ряд существенных различий.

В статье мы расскажем, какие у ЭДО и EDI отличия.

Что такое электронный обмен данными (EDI)

EDI — система электронного обмена данными между компаниями, которая заменяет традиционный бумажный документооборот. EDI позволяет обмениваться информацией в структурированном виде между компьютерными системами без необходимости ручного ввода и проверки данных. EDI расшифровывается как electronic data interchange. В переводе с английского это значит «электронный обмен данными».

Система документооборота EDI предоставляет возможность автоматизировать процессы, связанные с закупками, продажами, управлением складом и логистикой. Она позволяет сократить время на обработку заказов, снизить ошибки и риски, а также упростить учёт и аудит.

EDI использует стандартизированные форматы данных для обмена информацией, что упрощает интеграцию между разными компьютерными системами. Электронная система EDI включает в себя несколько компонентов, таких как системы обработки заказов, управления складом, транспортировки и финансового учёта.

Типы документов EDI включают заказы на поставку, счета-фактуры, уведомления о доставке и другие, а форматы электронного обмена данными могут быть различными, включая EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS и другие.

Для передачи данных в рамках EDI разработаны специальные стандарты и правила. В целях электронного взаимодействия партнёры используют EDI-сообщения, которые формируются для заказов, передачи уведомлений и других сведений. Это позволяет организациям и ИП:

• быстро обмениваться различными данными;
• минимизировать риск возникновения ошибок в сведениях — система EDI автоматически выявляет и устраняет их;
• работать с государственными контрольными и учётными системами (ЕГАИС, Честный ЗНАК, Меркурий);
• формировать отчётность по ведению хозяйственной деятельности;
• ускорить и упростить поиск необходимых данных;
• обеспечить защиту базы данных.

Система документооборота EDI позволяет существенно ускорить процессы бизнеса и повысить его эффективность. Большое количество компаний уже используют эту систему, чтобы сократить затраты и повысить качество своих услуг.

Помимо этого, документооборот с контролирующими органами через EDI-систему становится более управляемым и прозрачным.

Типы EDI-сообщений

Из большого множества стандартных EDI-сообщений можно выделить наиболее распространённые:

• Заказ (ORDERS)

Для оформления заказа у поставщика используется документ с данным типом. Чаще всего такое EDI-сообщение используется представителями крупного ритейла. В документе содержится максимально полная информация о заказываемых товарах: наименование, количество, адрес доставки и прочие данные.

• Ответ на заказ (ORDRSP)

Документ используется поставщиком для подтверждения заказа, либо для отказа от его исполнения. Поставщик может указать в сообщении дополнительные сведения о товаре или дополнить документ предложениями других товаров.

• Каталог товаров (PRICAT)

Следующий EDI-документ применяется производителями и поставщиками с целью информирования заказчика об ассортименте своей продукции. Сообщение представляет собой каталог, содержащий информацию о товарной номенклатуре, ценах и основных характеристиках товара. Сведения в документе автоматически обновляются.

• Счёт-фактура (INVOIC)

Это EDI-сообщение используется для автоматического формирования счёта-фактуры, необходимого для оплаты поставленных товаров, а также отчётности в налоговый орган.

• Уведомление об отгрузке (DESADV)

Документ используется для того, чтобы уведомить заказчика об успешной отгрузке товаров со склада. В нём отражены подробные сведения о поставленной продукции.

• Уведомление о приёмке (RECADV)

Чтобы проинформировать поставщика о том, что товары были получены, заказчик использует данное EDI-сообщение.

• Уведомление о возврате (RETANN)

Если заказчик по тем или иным причинам желает отказаться от получения товара и вернуть его поставщику, используется данный документ. В нём содержится информация сведения о возвращаемых товарах, а также указываются причины отказа в их приёмке. Поставщик после получения этого EDI-сообщения обязан отреагировать и ответить заказчику.

Что такое ЭДО

ЭДО (электронный документооборот) — это система электронного обмена документами между организацией и контрагентами или госорганами. Это современный и эффективный способ обмена информацией, который позволяет ускорить бизнес-процессы, уменьшить затраты на бумажный документооборот и снизить вероятность ошибок.

В электронном документообороте используются различные электронные документы: счета-фактуры, договоры, акты выполненных работ, платёжные поручения и т.д. Эти документы обмениваются между участниками бизнес-процессов в электронном виде, без необходимости печатать и отправлять их по почте.

ЭДО включает в себя все этапы обработки документов: от создания электронного документа до его отправки, получения, обработки и хранения. Все документы, созданные в рамках системы ЭДО, имеют правовую силу и могут быть использованы в качестве основания для заключения договоров и совершения других юридически значимых действий.

ЭДО используется в различных сферах бизнеса, включая сферу торговли, производства, логистики, финансов и других. В настоящее время на российском рынке существует множество провайдеров услуг по организации ЭДО, которые предлагают различные решения для автоматизации бизнес-процессов и эффективного обмена документами.

В чём сходства между EDI и ЭДО

EDI и ЭДО являются схожими технологиями, которые позволяют автоматизировать процессы обмена документами между компаниями, используя электронный формат. Это значительно упрощает и ускоряет процессы бизнес-коммуникаций, снижает количество ошибок и повышает эффективность документооборота.

Основным принципом работы EDI и ЭДО является возможность обмениваться электронными документами между двумя или более сторонами, используя специальные программные решения. При этом в отличие от традиционного обмена бумажными документами, данный процесс полностью автоматизирован и осуществляется без участия человека.

Как EDI, так и ЭДО используют электронный формат документов, что упрощает их хранение и поиск в будущем. Оба метода также способствуют увеличению автоматизации процессов взаимодействия между компаниями, что повышает эффективность бизнес-процессов.

Кроме того, обе системы предоставляют возможность работы в режиме онлайн, что делает процесс обмена документами более удобным и быстрым. Кроме того, оба метода позволяют уменьшить количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, что повышает точность и надёжность процесса.

В целом, EDI и ЭДО имеют много общих черт, которые делают их одними из наиболее эффективных и востребованных систем в области электронного документооборота.

Компании для заключения договора с оператором и подключения к сервисам ЭДО и EDI требуется получить GLN.

Разница между ЭДО и EDI

Поскольку электронный документооборот выполняет те же задачи и даёт такие же преимущества, возникает закономерный вопрос: чем отличается EDI от ЭДО?

Основная разница между ЭДО и EDI заключается в том, что ЭДО относится к обмену электронными документами в рамках одной страны или региона, в то время как EDI предназначен для международного обмена данными между компаниями в разных странах.

Обмен данными через системы EDI осуществляется между деловыми партнёрами, например, поставщиком товаров и заказчиком. ЭДО, помимо документооборота между контрагентами, применяется также для взаимодействия с госорганами. Кроме того, электронный обмен данными по умолчанию не является юридически значимым. Документы, которые передают через системы ЭДО, заверяются электронной подписью. Это придаёт ей юридическую силу.

Другая отличительная черта ЭДО заключается в том, что он часто используется для обмена электронными копиями документов, таких как счета-фактуры и договоры, в то время как EDI преимущественно используется для обмена структурированными данными в формате, который может быть легко прочитан и обработан компьютером.

Заключение

Суть электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, EDI) и электронного документооборота (ЭДО) заключается в передаче структурированных данных между компьютерными системами разных организаций, используя стандартные форматы сообщений и протоколы передачи данных.

Системы EDI и ЭДО позволяют автоматизировать обработку документов, ускорить процесс передачи информации и сократить затраты на бумажную документацию, что повышает эффективность бизнес-процессов и улучшает коммуникацию между партнёрами.

В рамках EDI обмен происходит в формате структурированных электронных сообщений, которые содержат определённые элементы данных, такие как коды товаров, цены, количество, адреса и т.д. Эти сообщения могут автоматически обрабатываться компьютерными системами получателя без участия человека.

ЭДО, в свою очередь, позволяет организациям обмениваться электронными документами, такими как счета-фактуры, накладные, договоры и другие документы, используя электронную подпись для обеспечения юридической значимости документов и соблюдения требований законодательства.

В целом, использование EDI и ЭДО позволяет существенно ускорить и упростить процессы бизнес-коммуникаций между партнёрами и улучшить качество обработки документов, что способствует повышению эффективности и конкурентоспособности бизнеса.