Электронное согласование документов и договоров
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
Электронный вариант согласования документов
Документооборот

Электронный вариант согласования документов

Обычно документ перед подписанием согласуют внутри одного или нескольких отделов. При переходе на ЭДО процесс согласования становится быстрее и проще. Расскажем, как согласовывать электронные документы.

Как согласовывать документы в ЭДО

В системе ЭДО можно оставлять поправки к документу, прикреплять файлы и согласовывать документы. При этом хронология изменений сохраняется — так можно отследить, как редактировался документ.

Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. Система ЭДО автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.

Схема согласования электронного документа зависит от вида документооборота. Он может быть внутренним и внешним.

При внутреннем ЭДО:

  • документы находятся в папке «Входящие»;
  • входящую запись открывают и вносят правки;
  • после устанавливают новый статус: согласовать, отправить на доработку, отказать;
  • затем документ подписывают электронной подписью (ЭП).

Новый статус документа видят все участники системы.

Во внешнем документообороте схема работы такая же, как и во внутреннем, за исключением последнего пункта.

После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». Сервис ЭДО автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если есть ошибки, пользователь получит уведомление. Документ не отправится контрагенту, пока ошибку не исправят.

После подписания документа обеими сторонами данные фиксируются — внести изменения больше не получится. Если документ подписывает только одна сторона — как в случае со счётом-фактурой — запись закрывается, когда её подтвердит получатель.

Отличие электронного от бумажного согласования

При электронном документообороте процесс согласования документа отличается от того же процесса на бумаге.

При согласовании документов вручную процедура включает в себя следующие шаги:

  • юрист направляет проект ответственным сотрудникам;
  • каждый из них вносит в документ свои правки;
  • несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
  • новая редакция повторно направляется на согласование;
  • процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко бывают потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.

В электронном документообороте всё происходит гораздо быстрее. Ответственный сотрудник, прикрепив к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту. Каждому из участников цепочки согласования можно установить срок подписания документа. В сервисе можно отследить статус документа.

Таким образом, избавление компании от бумажной рутины экономит время и увеличивает продуктивность работы, делает процесс согласования удобным и прозрачным для всех участников.

Преимущества электронного согласования

  • Совместная работа над документом. Просматривать и редактировать документ могут несколько сотрудников одновременно, без пересылки по электронной почте или передачи из рук в руки бумажных носителей.
  • Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей. Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать документ перед подписанием.
  • Процесс прозрачен, все этапы работы с документом фиксируются. Сохраняется факт работы сотрудника над документом и все внесённые изменения.
  • Участники согласования получают уведомления об изменениях.
  • Маршрут движения документов гибкий. Может быть как типовым, так и настраиваться под конкретные бизнес-процессы и документы. Например, сотрудник может попросить обсуждение документа, чтобы удостовериться в правильности выполняемой задачи.
  • Работать над документом можно удалённо.
Чёткая маршрутизация, возможность совместной работы и другие преимущества электронного согласования позволяют существенно ускорить согласование документов. Переведите свой бизнес на ЭДО уже сейчас. «Доки» — онлайн-сервис для организации юридически значимого электронного документооборота с контрагентами. «1С-ЭДО» — сервис, который обеспечит возможность обмениваться электронными документами прямо из системы 1С. Пользуйтесь всеми возможностями ЭДО в привычном интерфейсе.
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger