Электронный вариант согласования документов

Обычно документ перед подписанием согласуют внутри одного или нескольких отделов. При переходе на ЭДО процесс согласования становится быстрее и проще. Расскажем, как согласовывать электронные документы.

Как согласовывать документы в ЭДО

В системе ЭДО можно оставлять поправки к документу, прикреплять файлы и согласовывать документы. При этом хронология изменений сохраняется — так можно отследить, как редактировался документ.

Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. Система ЭДО автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.

Схема согласования электронного документа зависит от вида документооборота. Он может быть внутренним и внешним.

При внутреннем ЭДО:

• документы находятся в папке «Входящие»;
• входящую запись открывают и вносят правки;
• после устанавливают новый статус: согласовать, отправить на доработку, отказать;
• затем документ подписывают электронной подписью (ЭП).

Новый статус документа видят все участники системы.

Во внешнем документообороте схема работы такая же, как и во внутреннем, за исключением последнего пункта.

После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». Сервис ЭДО автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если есть ошибки, пользователь получит уведомление. Документ не отправится контрагенту, пока ошибку не исправят.

После подписания документа обеими сторонами данные фиксируются — внести изменения больше не получится. Если документ подписывает только одна сторона — как в случае со счётом-фактурой — запись закрывается, когда её подтвердит получатель.

Отличие электронного от бумажного согласования

При электронном документообороте процесс согласования документа отличается от того же процесса на бумаге.

При согласовании документов вручную процедура включает в себя следующие шаги:

• юрист направляет проект ответственным сотрудникам;
• каждый из них вносит в документ свои правки;
• несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
• новая редакция повторно направляется на согласование;
• процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко бывают потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.

В электронном документообороте всё происходит гораздо быстрее. Ответственный сотрудник, прикрепив к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту. Каждому из участников цепочки согласования можно установить срок подписания документа. В сервисе можно отследить статус документа.

Таким образом, избавление компании от бумажной рутины экономит время и увеличивает продуктивность работы, делает процесс согласования удобным и прозрачным для всех участников.

Преимущества электронного согласования

• Совместная работа над документом. Просматривать и редактировать документ могут несколько сотрудников одновременно, без пересылки по электронной почте или передачи из рук в руки бумажных носителей.
• Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей. Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать документ перед подписанием.
• Процесс прозрачен, все этапы работы с документом фиксируются. Сохраняется факт работы сотрудника над документом и все внесённые изменения.
• Участники согласования получают уведомления об изменениях.
• Маршрут движения документов гибкий. Может быть как типовым, так и настраиваться под конкретные бизнес-процессы и документы. Например, сотрудник может попросить обсуждение документа, чтобы удостовериться в правильности выполняемой задачи.
• Работать над документом можно удалённо.