Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО)

В конце ноября 2021 года вступили в силу статьи 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ , которые дали возможность организациям и ИП с работниками вести кадровый документооборот только в электронном виде, без бумажных распечаток.

Пока что внедрение электронного кадрового документооборота в организации — дело сугубо добровольное. Но это лишь вопрос времени. Есть все предпосылки, что в недалёкой перспективе кадровый ЭДО станет обязательным. Поэтому уже сейчас работодателям надо быть в курсе основных моментов по внедрению КЭДО.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде при внедрении КЭДО

При внедрении КЭДО почти всю кадровую документацию можно перевести в электронный вид: локальные нормативные акты, договоры (трудовой, коллективный, ученический, о полной материальной ответственности), приказы работодателя, различные заявления, уведомления, извещения и объяснения, график отпусков и так далее:

• трудовые книжки, если работник не перешёл на электронную книжку (напомним, что у тех, кто сейчас впервые устраивается на работу, трудовая книжка может быть только электронной);
• СТД-Р, если работник хочет получить бумажную форму;
• приказы об увольнении;
• журналы инструктажей по охране труда;
• акты о несчастных случаях на производстве по форме Н-1.

Электронные кадровые документы и работодатель и работник должны подписывать электронной подписью. Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о материальной ответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю понадобится квалифицированная подпись, работнику — неквалифицированная. Для остальных документов работодателю достаточно неквалифицированной подписи, а работнику — простой. При внедрении КЭДО, сотрудникам, у которых нет электронной подписи, её должен оформить работодатель за свой счёт.

Техническая сторона вопроса

В настоящее время КЭДО можно вести только с помощью вашей учётной программы, которая его поддерживает. Это может быть как софт, разработанный силами работодателя, так и программный сервис, приобретённый у стороннего разработчика.

Например, вы можете использовать облачный сервис кадрового делопроизводства iКЭДО, с помощью которого внедрите полный процесс электронного кадрового документооборота (КЭДО): от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.

Во втором квартале 2022 года открывается предзапись на внедрение продукта iКЭДО по минимальному тарифу.

Есть и альтернативный вариант — бесплатная система на портале «Работа в России» с авторизацией работодателя и работника через Госуслуги. Сервис работает с 1 сентября 2022 года.

Почему внедрение КЭДО актуально уже сейчас

Обязательное внедрение КЭДО ещё только в планах — правительство пока что не требует вести кадровую документацию в электронном виде. Перейти на кадровое делопроизводство в электронном виде можно и потом, но на самом деле лучше уже сейчас. И вот почему.

В первую очередь необходимо учесть все практические преимущества внедрения электронного документооборота:

1. Экономия времени.

Обмен электронными документами происходит практически моментально.

2. Минимизация ошибок в документах.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет избежать ошибок, поскольку во многих сервисах есть функция «умного редактора».

3. Контроль за процессом обмена документацией.

В любой момент можно узнать, в каком статусе находится документ: получен он или уже подписан.

4. Освобождение помещений, выделенных под архив.

Если организовать архив в электронном формате, это не только позволит освободить место в офисе, но и обеспечить сохранность документов, а также удобный доступ к ним.

Внедрение кадрового ЭДО позволяет сэкономить не только время, но и средства. Если наладить электронный документооборот в компании, это весомо сократит затраты на бумагу и копировальные расходники, а также на услуги курьерской службы.

Таким образом, за счёт внедрения КЭДО можно не только оптимизировать внутренний документооборот в компании, но и в значительной степени улучшить условия работы с документацией: сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать в один клик и отслеживать их статус.

Как работодателю перейти на КЭДО

Вот пошаговый алгоритм внедрения КЭДО в организации.

Шаг 1. Разработайте и примите локальный акт об электронном кадровом документообороте. Его можно оформить в виде положения или в виде приказа. В ЛНА обязательно нужно прописать вот что:

• какая информационная система будет использоваться для электронного документооборота;
• перечень электронных документов и категории работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот. Кстати, работодатель вправе перевести на КЭДО не всю компанию, а лишь какие-то отделы или, например, только дистанционных сотрудников;
• с какой даты вводится КЭДО и в какой срок работники должны быть уведомлены о переходе на электронный документооборот. Тут всё полностью на усмотрение работодателя, закон не устанавливает никаких дат или периодов для таких действий.

В Положении о КЭДО можно также закрепить условия, описывающие порядок доступа работодателя к информационной системе, но это по желанию.

Скачать образец приказа о КЭДО

Шаг 2. Составьте и утвердите порядок ведения КЭДО. В Трудовом кодексе говорится, что это должен быть отдельный документ. Дублировать в нём положения из ЛНА ни к чему, а вот эти три момента урегулировать надо:

• в какие сроки работники должны подписывать документы или расписываться в их ознакомлении. В ТК РФ никаких ориентиров нет, поэтому работодатель вправе установить сроки, что называется, «под себя»;
• кто из персонала и как инструктирует работников по взаимодействию с работодателем в рамках КЭДО. Как правило, ответственным за инструктаж назначают руководителя отдела кадров;
• в каких исключительных случаях документы, в отношении которых ведётся КЭДО, могут быть оформлены на бумаге. Пример такого случая — сбой в работе информационной системы, которая используется для КЭДО.

Скачать образец Порядка ведения КЭДО

Шаг 3. Направьте всем сотрудникам уведомление о внедрении КЭДО и получите их письменное согласие. С теми работниками, которые не дали согласие, продолжайте вести бумажный документооборот. У работников, которые в 2022 году впервые официально устраиваются на работу, не надо получать согласие. С ними можно сразу вести КЭДО.

Скачать образец уведомления о переходе на КЭДО

В заключение напомним: сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как и у бумажных. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении должны храниться 50 лет, а приказы о замечаниях и выговорах — три года.