Блог компании «Калуга Астрал» - только самое интересное
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Кадровый ЭДО: как внедрить и применять
Бухгалтерия и кадры

Кадровый ЭДО: как внедрить и применять

В конце ноября 2021 года вступили в силу статьи 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ, которые дали возможность организациям и ИП с работниками вести кадровый документооборот только в электронном виде, без бумажных распечаток.

Пока что внедрение электронного кадрового документооборота в организации — дело сугубо добровольное. Но это лишь вопрос времени. Есть все предпосылки, что в недалёкой перспективе кадровый ЭДО станет обязательным. Поэтому уже сейчас работодателям надо быть в курсе основных моментов.

Какие кадровые документы могут быть электронными

Да практически все: локальные нормативные акты, договоры (трудовой, коллективный, ученический, о полной материальной ответственности), приказы работодателя, различные заявления, уведомления, извещения и объяснения, график отпусков и так далее. Проще сказать, что должно остаться на бумаге:

  • трудовые книжки, если работник не перешёл на электронную книжку (напомним, что у тех, кто сейчас впервые устраивается на работу, трудовая книжка может быть только электронной);
  • СТД-Р, если работник хочет получить бумажную форму;
  • приказы об увольнении;
  • журналы инструктажей по охране труда;
  • акты о несчастных случаях на производстве по форме Н-1.

Электронные кадровые документы и работодатель и работник должны подписывать электронной подписью. Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о материальной ответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю понадобится квалифицированная подпись, работнику — неквалифицированная. Для остальных документов работодателю достаточно неквалифицированной подписи, а работнику — простой. Сотрудникам, у которых нет электронной подписи, её должен оформить работодатель за свой счёт.

Техническая сторона вопроса

В настоящее время КЭДО можно вести только с помощью вашей учётной программы, которая его поддерживает. Это может быть как софт, разработанный силами работодателя, так и программный сервис, приобретённый у стороннего разработчика. Например, вы можете использовать облачный сервис кадрового делопроизводства iКЭДО, с помощью которого внедрите полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.

Демонстрация системы КЭДО

Астрал iКЭДО приглашает вас на индивидуальную демонстрацию системы кадрового ЭДО. На примере вашей компании покажем, как оптимально внедрить кадровый ЭДО, а также расскажем про законодательные требования к КЭДО, преимущества ведения и нюансы перехода

Есть и альтернативный вариант — бесплатная система на портале «Работа в России» с авторизацией работодателя и работника через Госуслуги, но пока что сервис практически недоступен.

Почему внедрение кадрового электронного документооборота актуально уже сейчас

Сейчас власти не требуют в обязательном порядке переходить на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Внедрить систему электронного документооборота в кадровое делопроизводство можно потом, но на самом деле лучше уже сейчас. И вот почему.

В первую очередь необходимо учесть все практические преимущества внедрения электронного документооборота:

  1. Экономия времени.
  2. Обмен электронными документами происходит практически моментально.

  3. Минимизация ошибок в документах.
  4. Внедрение системы электронного документооборота позволяет избежать ошибок, поскольку во многих сервисах есть функция «умного редактора».

  5. Контроль за процессом обмена документацией.
  6. В любой момент можно узнать, в каком статусе находится документ: получен он или уже подписан.

  7. Освобождение помещений, выделенных под архив.
  8. Если организовать архив в электронном формате, это не только позволит освободить место в офисе, но и обеспечить сохранность документов, а также удобный доступ к ним.

Внедрение ЭДО позволяет сэкономить не только время, но и средства. Если наладить электронный документооборот в компании, это весомо сократит затраты на бумагу и копировальные расходники, а также на услуги курьерской службы.

Таким образом, за счёт внедрения КЭДО можно не только оптимизировать внутренний документооборот в компании, но и в значительной степени улучшить условия работы с документацией: сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать в один клик и отслеживать их статус.

Как работодателю перейти на КЭДО

Вот пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Разработайте и примите локальный акт об электронном кадровом документообороте. Его можно оформить в виде положения или в виде приказа. В ЛНА обязательно нужно прописать вот что:

  • какая информационная система будет использоваться для электронного документооборота;
  • перечень электронных документов и категории работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот. Кстати, работодатель вправе перевести на КЭДО не всю компанию, а лишь какие-то отделы или, например, только дистанционных сотрудников;
  • с какой даты вводится КЭДО и в какой срок работники должны быть уведомлены о переходе на электронный документооборот. Тут всё полностью на усмотрение работодателя, закон не устанавливает никаких дат или периодов для таких действий.

В Положении о КЭДО можно также закрепить условия, описывающие порядок доступа работодателя к информационной системе, но это по желанию.

Скачать образец приказа о КЭДО

Шаг 2. Составьте и утвердите порядок ведения КЭДО. В Трудовом кодексе говорится, что это должен быть отдельный документ. Дублировать в нём положения из ЛНА ни к чему, а вот эти три момента урегулировать надо:

  • в какие сроки работники должны подписывать документы или расписываться в их ознакомлении. В ТК РФ никаких ориентиров нет, поэтому работодатель вправе установить сроки, что называется, «под себя»;
  • кто из персонала и как инструктирует работников по взаимодействию с работодателем в рамках КЭДО. Как правило, ответственным за инструктаж назначают руководителя отдела кадров;
  • в каких исключительных случаях документы, в отношении которых ведётся КЭДО, могут быть оформлены на бумаге. Пример такого случая — сбой в работе информационной системы, которая используется для КЭДО.

Скачать образец Порядка ведения КЭДО

Шаг 3. Направьте всем сотрудникам уведомление о внедрении КЭДО и получите их письменное согласие. С теми работниками, которые не дали согласие, продолжайте вести бумажный документооборот. У работников, которые в 2022 году впервые официально устраиваются на работу, не надо получать согласие. С ними можно сразу вести КЭДО.

Скачать образец уведомления о переходе на КЭДО

В заключение напомним: сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как и у бумажных. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении должны храниться 50 лет, а приказы о замечаниях и выговорах — три года.

Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger