Техподдержка:
Отдел продаж:
E-mail:
Отдел продаж:
Лайфхак

Чем заменить «первичку»

Чем заменить «первичку»

Чтобы учесть расходы и уменьшить налоговую базу, нужны первичные документы. Но чем подтвердить расходы, если первичку потеряли?



Для учета расходов необходимо подтвердить их первичными документами. Но что делать, если первичка потерялась? Правильно, заменить ее!

Товарная накладная



Зачем нужна: чтобы учесть выручку, покупное имущество и списать расходы.

Можно ли заменить: да.

Вместо товарной накладной расходы подтвердит:

  • кассовый чек, полученный при оплате наличными, картой или электронными средствами. В нем должны быть все обязательные для первички реквизиты: название и дата документа, название компании, факт хозяйственной жизни, цена, должности лиц, которые совершили операцию и ответственны за ее оформление;
  • товарно-транспортная накладная, если в учетной политике эта форма утверждена как первичка;
  • универсальный передаточный документ (УПД);
  • бухгалтерская справка, если расходы нужно учесть в бухучете. Для налогового учета такой документ не подходит.
Проводка:

ДЕБЕТ 08 (10, 11, 41) КРЕДИТ 60 (76)
– учтены затраты на имущество.


Акт



Зачем нужен: чтобы учесть в расходах стоимость услуг или работ.

Можно ли заменить: да.

При отсутствии акта об оказании услуг расходы подтвердит

  • договор, если в нем указана фиксированная стоимость регулярной услуги. В этом случае можно обойтись без акта вообще;
  • товарная накладная, если услуги сопутствующие. Если в накладной на отгрузку указать услуги доставки или погрузки-разгрузки, то составлять акт необязательно;
  • кассовый чек, полученный при оплате наличными, картой или электронными средствами;
  • счет гостиницы на БСО;
  • бухгалтерская справка для бухучета;
  • счет на оплату — годится также только для бухучета.
Проводка:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 60 (76)
– списана в расходы стоимость услуг или работ.


Счет-фактура



Зачем нужен: для вычетов НДС.

Можно ли заменить: в бухучете – нет, в налоговом учете – да, если речь идет о командировках.

При отсутствии счета-фактуры НДС можно учесть в составе:

  • стоимости покупки;
  • расходов на услуги или работы.
Чтобы получить вычет по НДС, вместо счета-фактуры подойдет:

  • УПД, если речь идет о вычетах НДС с реализации;
  • ж/д или авиабилет. Сами перевозки не облагаются НДС, а стоимость постельных принадлежностей — да. Поэтому его можно заявить к вычету без счета-фактуры. Главное, чтобы НДС был выделен отдельной строкой;
  • счет гостиницы на БСО;
  • таможенная декларация при ввозе товаров в РФ.
Проводки:

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 (76)
– выделен НДС в стоимости покупки;
Дебет 08 (10, 11, 20, 23, 25, 26, 41, 91) Кредит 19
– включен НДС в стоимость имущества или в расходы, если контрагент выполнил работы, оказал услуги.


Транспортная накладная



Зачем нужна: чтобы подтвердить расходы на доставку.

Можно ли заменить: в бухгалтерском учете – да, в налоговом – нет.

В бухучете можно отразить затраты на доставку с помощью бухгалтерской справки. В налоговом учете так сделать не получится: товарно-транспортную накладную использовать нельзя.

Расходы на доставку можно подтвердить, если предусмотрен самовывоз со склада или заключен договор с экспедитором. В первом случае рейсы можно регистрировать в журнале поездок. Во втором будет достаточно экспедиторской расписки, акта или отчета экспедитора.

Проводки:

ДЕБЕТ 44 (91) КРЕДИТ 60 (76)
– стоимость доставки включена в расходы продавца;
ДЕБЕТ 08 (10, 11, 41) КРЕДИТ 60 (76)
– расходы покупателя на доставку включены в стоимость основных средств, молодняка животных, сырья, материалов, товаров.


Кассовый чек



Зачем нужен: для учета расходов при закупках через подотчетников.

Можно ли заменить: в бухучете – да, в налоговом учете – да, но только при командировках и оплате картой.

Если потерялся кассовый чек, расходы подтвердят:

  • бухгалтерская справка;
  • на закупку — слип, квитанция электронного терминала при оплате картой;
  • на проезд — маршрут/квитанция электронного билета, посадочный талон со штампом досмотра;
  • на проживание — БСО, например, счет гостиницы.
Проводки:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 71
– учтены расходы на покупку основных средств;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– учтены расходы на приобретение материалов;
ДЕБЕТ 11 КРЕДИТ 71
– учтены расходы на покупку молодняка животных;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
– учтены расходы на покупку товаров;
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 71
– признаны расходы на проезд, проживание, суточные, а также на оплату услуг контрагентов.


Как получать первичку в срок



  • Установите график документооборота с реальными сроками передачи первички в бухгалтерию. Утвердите изменения приказом и ознакомьте с ним работников под подпись.
  • Пропишите в должностных инструкциях сотрудников обязанность сдавать первичку в бухгалтерию по графику.
  • Добавьте в положение о премировании дополнительное условие – соблюдение сроков передачи документов в бухгалтерию.
  • В договорах с контрагентами указывайте сроки передачи документов и штрафы за опоздание.

Комментарии для сайта Cackle

Другие направления:

Нужна ли организации печать?

5 сентября 2019


Вычет НДС на авиабилеты в 2019 году

5 сентября 2019