Электронная подпись для юридических лиц

Сегодня наиболее распространёнными организационно-правовыми формами юридических лиц являются ООО или АО. Руководители таких компаний не могут обойтись в своей работе без электронной подписи (ЭП или ЭЦП) юридического лица. Наличие ЭП обязательно для сдачи отчётности и удалённого взаимодействия с контрагентами.

Электронную подпись юридического лица могут использовать лица, которые имеют соответствующие полномочия на совершение таких действий. Обычно это лица, которые внесены в ЕГРЮЛ как лица, уполномоченные действовать без доверенности от имени организации.

Руководитель юрлица может использовать электронную подпись без доверенности. Передавать ЭЦП юридического лица своим сотрудникам или другим гражданам запрещено, даже если составить на их имя доверенность на право пользования. Это можно делать только с так называемой «обезличенной» подписью юридического лица, предназначенной для применения в автоматизированной информационной системе организации.

Использовать ЭЦП юрлица в личных целях нельзя. Такая подпись предназначена для совершения юридически значимых действий от имени юридического лица. Для выполнения юридически значимых действий от имени физического лица директор компании может обзавестись подписью физического лица.

Кроме того, использование электронной подписи организации в личных целях может повлечь за собой правовые последствия. Например, если будет использована для совершения противоправных действий, то юрлицо может быть привлечено к ответственности.

Электронная подпись юридического лица должна использоваться только для совершения юридических значимых действий от имени юридического лица.

Хорошая новость для тех, кто ищет, где купить ЭЦП для юридических лиц — с 2022 года она может быть оформлена бесплатно. Приём в отделении налоговой и запись ключей и сертификата электронной подписи на токен осуществляется на безвозмездной основе. Однако, в конечном счёте руководителю организации потребуется заплатить за носитель, лицензию на криптопровайдер и, возможно, сопутствующие услуги. Особенно это касается тех руководителей, кто получает электронную подпись впервые. Рассмотрим, из чего складываются эти затраты.

Для получения сертификата ЭЦП для юридических лиц, заявитель обязан иметь при себе:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• ключевой носитель с сертификатом от ФСБ или ФСТЭК России.

Где можно получить ЭЦП

Квалифицированную электронную подпись (ЭЦП) для юридического лица может получить руководитель организации. Электронную подпись можно оформить в удостоверяющем центре налоговой службы (УЦ ФНС) или у доверенных лиц УЦ ФНС.

Необходимые действия для получения ЭЦП

• Получение ЭЦП требует личного визита в отделение УЦ, без привязки к адресу юридического лица.
• Записываться заранее не нужно. Обслуживание осуществляется в порядке живой очереди.
• Желательно заранее спланировать визит, чтобы избежать долгих ожиданий.

Услуги для ускорения процесса

Существуют сервисы, которые позволяют быстрее получить ЭЦП для организации.

Рекомендация для ускоренного получения ЭЦП

Для ускоренного оформления электронной подписи юридического лица рекомендуется воспользоваться услугой "Получение ЭЦП в ФНС под ключ".

КЭП для сотрудников и доверенных лиц

Для сотрудников компаний и доверенных лиц оформляют квалифицированную электронную подпись физического лица.

• Сдавать отчётность и представлять организацию без доверенности может только директор.
• Для представителя юридического лица выпускают машиночитаемую доверенность (МЧД) — цифровой документ, который содержит информацию о полномочиях сотрудника и сроке их действия.

Где оформить КЭП для сотрудника

Оформить КЭП на сотрудника можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития.

• Перечень таких УЦ размещён на сайте ведомства.

Как выбрать подходящий УЦ

Для выбора или проверки подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

• Также список удостоверяющих центров можно скачать одним файлом.

Интеграция с информационной системой компании

Для удобной работы существуют специальные сервисы, которые интегрируются в информационную систему компании, облегчая взаимодействие между работниками, контрагентами и клиентами.

Использование ЭЦП в рамках компании

Не обязательно выпускать квалифицированные электронные подписи на всех сотрудников. Можно воспользоваться решением, которое позволяет использовать ЭЦП только в рамках компании.

• Достаточно оформить услугу по массовому выпуску усиленных неквалифицированных электронных подписей для своих работников — API УНЭП.
• В этом случае не требуется покупать ключевой носитель или криптопровайдер для каждого рабочего места. Все ЭЦП могут храниться в облаке, а подписания осуществляться в удобном мобильном приложении.
• С помощью УНЭП сотрудники могут подписывать внутреннюю отчётность, кадровые документы, отпуска, приказы, заявления и другие документы.

Сервис для отправки отчётности — API Отчётность

Также существует сервис по отправке отчётности в контролирующие органы — API Отчётность.

• Функциональность решения позволяет отправлять документы в государственные ведомства, подавать декларации, обрабатывать больничные, запрашивать выписки и справки.

Подключение услуг

Вышеописанные услуги можно подключить как по отдельности, так и вместе, создавая для сотрудников и клиентов полноценную рабочую экосистему.