Электронная подпись для юридических лиц

ЭЦП для юридических лиц

Сегодня наиболее распространёнными организационно-правовыми формами юридических лиц являются ООО или АО. Руководители таких компаний не могут обойтись в своей работе без электронной подписи (ЭП или ЭЦП) юридического лица. Наличие ЭП обязательно для сдачи отчётности и удалённого взаимодействия с контрагентами.

В статье расскажем, где руководитель организации может сделать ЭЦП для юридического лица, какие документы понадобятся и какую подпись использовать сотрудникам компаний.

Где можно использовать ЭЦП юрлица

Электронная подпись для ООО, АО и ИП позволяет:

• участвовать в государственных и коммерческих закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
• работать на госпорталах и в информационных системах;
• электронно взаимодействовать с заказчиками партнёрами и клиентами;
• обеспечивать кадровый документооборот внутри компании;

С электронной подписью юрлица отправляют документы в суд любого города через систему «Мой арбитр», регистрируют ККТ в ФНС, подписывают внутренние приказы, кадровые документы и заключают сделки. Подписью юрлица заверяют отчётность для контролирующих органов. Также наличие электронной подписи юрлица обязательно при изготовлении и реализации алкогольных и маркированных товаров.

Кто может использовать электронную подпись юрлица

Электронную подпись юридического лица могут использовать лица, которые имеют соответствующие полномочия на совершение таких действий. Обычно это лица, которые внесены в ЕГРЮЛ как лица, уполномоченные действовать без доверенности от имени организации.

Руководитель юрлица может использовать электронную подпись без доверенности. Передавать ЭЦП юридического лица своим сотрудникам или другим гражданам запрещено, даже если составить на их имя доверенность на право пользования. Это можно делать только с так называемой «обезличенной» подписью юридического лица, предназначенной для применения в автоматизированной информационной системе организации, но об этом мы расскажем в другой статье.

Какая электронная подпись нужна руководителю организации

Директор организации может использовать в работе только усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) для юридических лиц. Рассмотрим подробнее, что она из себя представляет.

ЭЦП для юридических лиц состоит из ключа и сертификата. Ключ — это уникальная последовательность символов, созданная специальным криптографическим алгоритмом. Сертификат — это описание лица, которому принадлежит ключ. Ключ и сертификат хранятся на специальном ключевом носителе — токене. Формируется на электронном документе с помощью специальных программных или аппаратных средств. КЭП предназначена для идентификации пользователя, верификации в различных системах, подтверждения неизменности отправленной информации и защиты данных. Сертификат электронной подписи включает в себя информацию о владельце и организации, а также имеет срок действия.

КЭП первого лица организации равнозначна его рукописной подписи, имеет полную юридическую силу. Квалифицированную электронную подпись принимают на любой электронной площадке без заключения предварительных договоров и соглашений между контрагентами.

Можно ли использовать электронную подпись руководителя в личных целях

Использовать ЭЦП юрлица в личных целях нельзя. Такая подпись предназначена для совершения юридически значимых действий от имени юридического лица. Для выполнения юридически значимых действий от имени физического лица директор компании может обзавестись подписью физического лица.

Кроме того, использование электронной подписи организации в личных целях может повлечь за собой правовые последствия. Например, если будет использована для совершения противоправных действий, то юрлицо может быть привлечено к ответственности.

Электронная подпись юридического лица должна использоваться только для совершения юридических значимых действий от имени юридического лица.

Сколько стоит оформление подписи организации

Хорошая новость для тех, кто ищет, где купить ЭЦП для юридических лиц — с 2022 года она может быть оформлена бесплатно. Приём в отделении налоговой и запись ключей и сертификата электронной подписи на токен осуществляется на безвозмездной основе. Однако, в конечном счёте руководителю организации потребуется заплатить за носитель, лицензию на криптопровайдер и, возможно, сопутствующие услуги. Особенно это касается тех руководителей, кто получает электронную подпись впервые. Рассмотрим, из чего складываются эти затраты.

Токен для ЭЦП организации

В первую очередь на конечную цену влияет модель токена. В нём хранится закрытый ключ электронной подписи. USB-токен выглядит как флешка, но на самом деле является защищённым носителем электронной подписи. Цена такого носителя зависит от производителя и дополнительных параметров. Например, устройства для работы с ЕГАИС Росалкогольрегулирования стоят дороже. Это связано с тем, что ключевой носитель может работать без установки на компьютер программного криптопровайдера (СКЗИ)

СКЗИ для ЭЦП организации

СКЗИ — это программа или специальный аппаратный носитель, которые умеют формировать ключи ЭЦП, подписывать документы и устанавливать безопасный канал соединения. Если токен не является СКЗИ, то на компьютер, с которого пользователь планирует работать с электронной подписью, следует установить программный криптопровайдер. Если вы хотите подписывать документы с мобильного телефона, то в вашем случае криптопровайдер будет встроен непосредственно в мобильное приложение.

Одним из популярных средств криптографической защиты информации является линейка продуктов КриптоПро CSP от отечественной компании КриптоПро. Компания предоставляет дистрибутивы криптопровайдера для скачивания с демонстрационной лицензией сроком действия три месяца. Далее пользователю необходимо купить лицензию.

Дополнительные услуги при получении ЭЦП ЮЛ

Обычно ЭЦП трудно применить сразу после получения. Сначала пользователю нужно настроить рабочее место. Для этого на компьютер необходимо установить электронную подпись, драйверы токена и СКЗИ. Чтобы криптопровайдер заработал в браузере, необходимо установить в нём соответствующий плагин. Также потребуется привязать КЭП к рабочим порталам, государственным сервисам и проверить её работоспособность. Для всего этого нужно время и навыки.

Руководитель организации может воспользоваться услугами сторонних компаний, которые предлагают частичное или комплексное обслуживание:

• установку/переустановку СКЗИ, драйверов и иного ПО;
• настройку электронной подписи в ЕГАИС, ФГИС, на торговых площадках и т.п.;
• полное обслуживание рабочего места для старта работы с электронной подписью.

Сколько стоит продлить ЭЦП организации

После того как у сертификата электронной подписи закончится срок действия, его нужно перевыпустить. В этом случае директор организации сэкономит. Новый сертификат и ключи электронной подписи запишут на уже имеющийся токен, а лицензию СКЗИ нужно всего лишь продлить, ведь рабочее место уже настроено. Если у пользователя куплена бессрочная лицензия на использование криптопровайдера, затраты будут нулевые.

Какие документы нужны для получения сертификата ключа проверки ЭЦП юрлица

Для получения сертификата ЭЦП для юридических лиц, заявитель обязан иметь при себе:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• ключевой носитель с сертификатом от ФСБ или ФСТЭК России.

Как оформить электронную подпись юридическому лицу

Рассмотрим, как получить квалифицированный сертификат проверки ключа электронной подписи (ЭЦП) юридическому лицу. Руководитель организации может получить электронную подпись только в удостоверяющем центре налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС. Необходимо лично посетить отделение ведомства, без привязки к адресу юридического лица.

Записываться предварительно не нужно. Обслуживание клиентов ведётся в порядке живой очереди по графику выбранного филиала. Поэтому лучше запланировать визит заранее. Существуют сервисы, которые помогут получить электронную подпись для организации быстрее.

Какая электронная подпись нужна для сотрудников компании

Для сотрудников компаний и доверенных лиц оформляют квалифицированную электронную подпись физического лица. Сдавать отчётность и представлять организацию без доверенности может только директор. Поэтому на представителя юрлица выпускают машиночитаемую доверенность (МЧД). Это цифровой документ, в котором содержится информация о полномочиях сотрудника и сроке их действия.

Сделать КЭП на сотрудника можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте ведомства. Для выбора или проверки подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации. Также список удостоверяющих центров можно скачать одним файлом.

Интеграционные решения для вашего бизнеса

Для удобной работы существуют специальные сервисы, которые интегрируются в информационную систему компании. Они облегчают взаимодействие между работниками, контрагентами и клиентами.

Например, не обязательно выпускать квалифицированные электронные подписи на всех сотрудников. Можно воспользоваться решением, которое позволяет использовать ЭЦП только в рамках компании. Достаточно оформить услугу по массовому выпуску усиленных неквалифицированных электронных подписей для своих работников — API УНЭП. В этом случае не требуется покупать ключевой носитель или криптопровайдер для каждого рабочего места. Все ЭЦП могут храниться в облаке, а подписания осуществляться в удобном мобильном приложении. С УНЭП сотрудникам можно подписывать внутреннюю отчётность, кадровые документы, отпуска, приказы, заявления и т. п.

Также облегчить работу может сервис по отправке отчётности в контролирующие органы — API Отчётность. Функциональность решения позволяет отправлять документы в государственные ведомства, подавать декларации, обрабатывать больничные, запрашивать выписки и справки.

Вышеописанные услуги можно подключить как по отдельности, так и вместе, создавая для сотрудников и клиентов полноценную рабочую экосистему.

Популярные вопросы об ЭЦП ЮЛ

Можно ли выпустить КЭП, если я нахожусь не в России?
В настоящее время за границей можно получить неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись физического лица. Если у вас есть заграничный паспорт нового образца, содержащий биометрическую информацию, можно воспользоваться приложением «Госключ».

Подписью от Госключа можно воспользоваться лишь в некоторых сценариях, связанных с государством. Однако, если вы получили КЭП физического лица от Госключа, то с помощью него вы можете получить универсальную КЭП.

Квалифицированный сертификат проверки ключа ЭЦП для юридических лиц можно получить только в России. Однако, на сегодняшний день разработан проект, который предполагает запись сертификатов КЭП за границей в странах ЕАЭС. Первая страна, где можно будет воспользоваться услугой — Белоруссия. Подробнее об этом мы писали в нашей статье.

Сколько действует электронная подпись для юридических лиц и ИП?
Согласно своего регламента, удостоверяющий центр налоговой службы выпускает сертификаты КЭП юридического лица с сроком действия 15 месяцев с дня выдачи. Далее подписью будет невозможно воспользоваться. Сертификат электронной подписи, выданный в ФНС ранее, можно перевыпустить удалённо через ЛК налогоплательщика или с помощью специалистов Удостоверяющего центра «Калуга Астрал».

Что делать, если потерял токен с ключами КЭП?
Если утерян токен с ЭЦП для налоговой, необходимо срочно обратиться в УЦ, отозвать старый сертификат и заказать новый. Соответствующие заявления подаются в отделении удостоверяющего центра налоговой или через ЛК налогоплательщика.