Как мы в «Астрал-Софт» перешли на КЭДО

С 23 ноября 2021 года любой работодатель может перевести кадровое делопроизводство в электронный формат и внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО) в своей организации. Такая возможность появилась со вступлением в силу Федерального закона № 377-ФЗ. Однако с дистанционными сотрудниками кадровый документооборот в электронном виде работодателям разрешили вести еще с начала 2021 года (в соответствии с Федеральным законом № 407-ФЗ)

В штате «Астрал-Софт» числится более 800 сотрудников, 90% из которых устроены по договору о дистанционной работе (ст. 312.9 ТК РФ). В связи с этим возникла острая необходимость в организации кадрового ЭДО в компании.

Первый этап. Предварительный анализ

1. Изучение нормативной базы, требований и ограничений по КЭДО.

Для этих целей стоит выделить не менее одного месяца, чтобы в полной мере оценить требования законодательства и определить, потребуется ли вносить какие-то изменения в бизнес-процессы компании.

2. Определение целей перехода на КЭДО.

Важно поставить цель и KPI для перехода на КЭДО, чтобы максимально эффективно подойти к задаче и определить ожидаемые результаты.

3. Оценка текущих затрат на ведение бумажного кадрового документооборота.

Для согласования перехода на КЭДО с руководством потребуются расчёты текущих затрат на бумажный кадровый документооборот, в том числе с учётом рабочего времени специалистов. На этот этап мы потратили одну неделю.

Каждый год на одного сотрудника «Астрал-Софт» создаётся порядка 20 документов. При этом их наибольшая часть (80%) отправляется почтой и курьерами. Таким образом, ежегодная статья расходов на бумагу и печать составляет 450 тысяч рублей, на отправку документов — 813 тысяч рублей.

Кроме того, важную роль играет человеческий фактор, по причине которого кадровая служба может получать бумажные документы несвоевременно или не получать вовсе. Например, из-за потери документов при их передаче по почте или в связи необходимостью направлять документацию повторно из-за неправильного заполнения.

4. Изучения рынка сервисов КЭДО.

Основными критериями для выбора сервиса стали:

• возможность дистанционного выпуска УНЭП для сотрудников дистанционно;
• интеграция с 1С, чтобы кадровик мог работать из привычного ему интерфейса и не загружать ничего вручную в систему;
• поддержка любых типов документации и возможность самостоятельного заведения необходимых типов документов в систему КЭДО;
• возможность составления маршрутов согласования, чтобы выстраивать необходимые цепочки согласования с руководством;
• поддержка неограниченного количества согласующих;
• возможность массового подписания (ознакомления), чтобы штат сотрудников мог моментально ознакамливаться с изменениями в локально-нормативных актах организации;
• возможность для сотрудников отправлять документы в кадровую службу, чтобы персонал мог отправлять заявления на отпуск, авансовый отчёт и т.д.
• интеграция системы с Telegram, поскольку большинство наших сотрудников уже пользуются данным сервисом.

Исходя из данных проведённых исследований и анализа, было принято решение разработать собственную систему — Астрал iКЭДО.

Второй этап. Анализ и оптимизация бизнес-процессов для их дальнейшей автоматизации. Разработка технического задания и разработка плана внедрения КЭДО

Перед нами стояли следующие задачи:

1. Определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности организации по всем кадровым процедурам (срок — 2—3 недели).
2. Составить список всех оформляемых документов по каждому процессу/процедуре, а также определить обязательные и необязательные документы (срок — 2—3 недели).

В результате мы разработали перечень документов, в отношении которых установлен кадровый электронный документооборот:

• локальные нормативные акты (включая, но не ограничиваясь этим, правила внутреннего трудового распорядка, положения и т.п.);
• трудовой договор;
• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• акт приёма-передачи материальных ценностей работнику;
• документация по охране труда (только для дистанционных работников);
• заявления (о приёме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.);
• должностная инструкция;
• график сменности;
• график отпусков;
• табель учёта использования рабочего времени;
• служебные и докладные записки;
• Распоряжения и приказы:
• о приёме на работу;
• о переводе на другую работу;
• о предоставлении отпуска;
• о прекращении трудового договора;
• о направлении в командировку;
• о поощрении;
• о наложении дисциплинарного взыскания;
• об увольнении (только для дистанционных работников) и др.;
• согласие на обработку персональных данных;
• согласие на распространение персональных данных;
• уведомление о дате начала отпуска.

Третий этап. Согласование правового поля КЭДО. Сопровождение пользователей

Разработка локального нормативного акта.

Совместно с юридическим отделом мы разработали форму Положения о КЭДО и согласия на КЭДО. На это мы выделили один месяц.

Уведомление сотрудников, получение согласий на КЭДО.

В соответствии с Федеральным законом № 377-ФЗ от сотрудника должно быть получено письменное согласие на переход на КЭДО. Документ с согласием должен быть подписан сотрудником на бумаге собственноручно. Для дистанционных сотрудников действуют нормы Федерального закона № 407-ФЗ, согласно которым они могут обмениваться документами с работодателем посредством электронной почты, поэтому мы получали от сотрудников сканированные копии их заявлений.

Внутренний PR перехода на КЭДО.

На сбор согласий и PR-кампанию мы выделили один месяц. Это очень важный этап в переходе на КЭДО. В самом начале кампании мы провели совместный вебинар для всех сотрудников с разработчиками Астрал iКЭДО, на котором они рассказали о выпуске подписей, безопасности хранения данных и о преимуществах ведения кадрового документооборота в электронном виде. Кроме того, на вебинаре мы объявили розыгрыш флагманского смартфона и других призов среди подключившихся в этом месяце.

Также мы рассказывали о КЭДО в статьях на корпоративном портале и в соцсетях, добавляли в почтовых рассылках специальные баннеры в подписи, расклеивали мотивационные листовки в нашем офисе в Калуге.

Итоги

В результате за первый квартал внедрения КЭДО:

• 80% сотрудников перешли на КЭДО;
• продолжается работа с сотрудниками, которые отказались от КЭДО или ещё не дали на него своё согласие, поскольку они вправе отозвать свой отказ и перейти на КЭДО в любой момент;
• решена проблема с невозвратом документов об увольнении с дистанционными работниками — теперь приказы на увольнение подписываются в электронном виде.

В перспективе планируется плановое расширение функциональных возможностей сервиса Астрал iКЭДО:

• возможность подписывать документы в Telegram для сотрудников
• чат-бот в Telegram с техподдержкой Астрал iКЭДО;
• распознавание отсканированных документов и загрузка информации из них в базу 1С.

Как показывает практика, переход на кадровый электронный документооборот проходит гладко, если к нему тщательно подготовиться. Желаем всем лёгкого перехода на КЭДО!