Электронная подпись для ИП

Особенности электронной подписи для ИП

Для ведения своей деятельности индивидуальный предприниматель использует электронную подпись ИП. В частности, без неё не обойтись при работе с некоторыми видами отчётности, которую ФНС или другие ведомства принимают только в электронном виде.

Разберёмся в особенностях электронной подписи предпринимателя и расскажем, как сделать ЭЦП ИП.

В чём отличие подписи для ИП от ЭП юридического или физического лица

Электронная подпись выпускается для определённого физического или юридического лица и подтверждает действия, совершаемые от его имени.

Сертификат ЭП ИП, в отличие от сертификатов физлиц, включает основные регистрационные данные предпринимателя, в том числе ОГРНИП. Если у ИП есть сотрудники, то для них, при необходимости, выпускаются электронные подписи физлиц. Чтобы сотрудники могли подписывать документы от лица ИП, на них оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД).

В зависимости от статуса владельца, ЭП имеет свои особенности.

Электронная подпись юрлица

Сертификат подписи для руководителя компании содержит общие сведения и данные юрлица. Такую КЭП используют для подписания документов от имени организации и для документооборота с контрагентами.

Электронная подпись физлица

Сертификат подписи физлица содержит только данные о человеке без какой-либо информации о компании. С ЭП физлица можно подписывать документы на госпорталах и кадровые документы в компании, подавать заявления в учебные заведения и различные госструктуры. Например, с помощью ЭП физлица гражданин может подать в ФНС заявление на открытие юрлица или ИП. Однако после регистрации бизнеса руководителю нужно будет получить подпись юрлица (или ИП).

Машиночитаемая доверенность и ЭЦП ИП

Чтобы директору не пришлось лично подписывать все электронные документы юрлица, он может делегировать часть своих полномочий сотрудникам. Для этого сотрудники должны использовать подписи физлиц совместно с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

ЭП индивидуального предпринимателя

В ЭП для ИП содержатся данные об основном регистрационном номере индивидуального предпринимателя. Она полностью равнозначна рукописной подписи. С её помощью можно подписывать любые файлы и документы, а также использовать юридически значимый документооборот с контрагентами и госорганами.

Какой тип ЭЦП для ИП требуется

Существует три вида подписи:

• Простая ЭП;
• Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП);
• Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП или КЭП).

Для общения с государственными органами в юридически значимом документообороте ИП используют квалифицированную электронную подпись — УКЭП ИП. УНЭП не подходит для сдачи отчётности в государственные органы. Её можно использовать только для внутреннего и кадрового ЭДО. Использовать такую подпись для взаимодействия с контрагентами в некоторых случаях можно, но стороны должны заключить для этого специальное соглашение.

Зачем нужна ЭЦП для ИП

Сертификат электронной подписи индивидуального предпринимателя оформляется в любом случае, вне зависимости от выбранной формы налогообложения. Только при её наличии ИП сможет:

сдавать отчётность;

подписывать документы в системах электронного документооборота (ЭДО);

пользоваться услугами различных государственных инфосистем;

принимать участие в электронных торгах на различных интернет-площадках;

взаимодействовать с ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и другими сервисами.

Далее рассмотрим подробно каждый из перечисленных вариантов применения ЭП для ИП.

ЭЦП для отчётности ИП

С помощью УКЭП можно сдавать бухгалтерскую или налоговую отчётность в электронном формате. Такое применение гарантирует:

• конфиденциальность переписки;
• корректную идентификацию налогоплательщика, подающего отчётную документацию;
• защиту отчётности от внесения исправлений со стороны налогоплательщика или третьих лиц.

Ключи для доступа к зашифрованным документам есть только у ФНС, поэтому получить доступ к отчётным данным может только налоговый орган.

Использование ЭЦП ИП для ЭДО

В системе внешнего ЭДО квалифицированная подпись для ИП применяется, чтобы взаимодействовать с контролирующими органами, размещать информацию на госпорталах и участвовать в электронных торгах. Это обусловлено тем, что:

• электронный документ, подписанный ЭП, считается юридически значимым;
• КЭП ИП можно использовать для ЭДО.

Использование ЭЦП ИП для торгов

Наличие ЭЦП для участия в электронных торгах является обязательным. Без неё ИП не сможет подать заявку на аккредитацию и участие в процедурах, а также сделать ценовые предложения на аукционе или редукционе.

Применение ЭЦП ИП для Госуслуг и портала налоговой

С квалифицированной электронной подписью ИП может открыть личный кабинет на государственном портале и получать различные госуслуги. Также можно создать ЛК на сайте налоговой, чтобы отслеживать состояние своего ЕНС и получать некоторые справки и выписки.

Использование ЭЦП ИП для ЕГАИС

Квалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые необходимо отправить в ЕГАИС, однако для данной информационной системы требуется токен с встроенной криптографией, например, JaCarta-2SE или Рутокен ЭЦП 3.0. Подпись для ЕГАИС подходит и для других действий, в частности, для работы на портале ФНС.

ЭП необходима на каждом этапе: от производства товара до его продажи. К примеру, при формировании накладной поставщик отправляет её цифровую копию, подтверждённую электронной подписью, в ЕГАИС. Торговец розничными товарами проверяет соответствие данных ЕГАИС с фактической поставкой. Если обнаружатся расхождения, он может сделать соответствующий акт, который также нужно заверить с помощью ЭП.

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись ИП

Подпись для ИП можно получить, обратившись в удостоверяющий центр (УЦ) ФНС в отделении налоговой или к доверенному лицу ведомства. Перечень подходящих отделений представлен на сайте ведомства в разделе «Порядок получения электронной подписи». Обращаться заранее для записи на приём не нужно. Клиенты ФНС обслуживаются в порядке очереди по графику филиала.

Для обслуживания в УЦ ФНС нужен сертифицированный защищённый носитель — USB-токен. Устройство должно иметь сертификацию от ФСТЭК или ФСБ России. Это обязательное требование. Без такого токена в услуге откажут. Также для дальнейшей работы с КЭП ФНС предпринимателю потребуется приобрести лицензию на специальную программу «КриптоПро CSP».

Также заявку на получение сертификата можно подать онлайн в личном кабинете на сайте налоговой.

Что нужно для получения ЭЦП для ИП при личном посещении налоговой:

• паспорт;
• страховое свидетельство (СНИЛС);
• ИНН;
• сертифицированный токен.

Получить сертификат электронной подписи можно и удалённо. Но для этого необходима учётная запись Госуслуг, регистрация в Единой биометрической системе и компьютер с микрофоном и камерой.

Особенности оформления ЭП для сотрудников ИП

Сотрудники и доверенные лица ИП должны получить КЭП физического лица. Такие подписи налоговая не выдаёт. Для этого нужно обращение в коммерческий удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию от Министерства цифрового развития. Актуальный перечень таких организаций представлен на сайте ведомства.

Зачем покупать токен и устанавливать КриптоПро CSP

Закрытый ключ квалифицированной электронной подписи индивидуального предпринимателя хранится только у владельца. ФНС требует, чтобы ключ хранился только на защищённом носителе (USB-токене) в неизвлекаемом виде. Чтобы начать с ним работать, USB-токен вставляется в компьютер. Удалённо использовать ЭП нельзя. Сделано это для того, чтобы злоумышленники не смогли ею воспользоваться и что-нибудь подписать вместо владельца.

В большинстве случаев для работы с подписью нужна специальная программа-криптопровайдер, например, КриптоПро CSP 5.0. Она представляет собой средство криптографической защиты информации, без которого электронная подпись на стандартном некриптографическом носителе работать не будет. На сайте производителя можно скачать пробную версию программы. Но по истечении трёх месяцев пользователю нужно купить лицензию.

Как пользоваться электронной подписью для ИП

Чтобы подписать документ, пользователю необходимо:

Вставить токен в USB-разъём компьютера.

Запустить рабочую программу или открыть в браузере нужный веб-сайт.

Выбрать нужное действие или документ и нажать кнопку «Подписать».

Выбрать актуальный сертификат для ИП.

Сохранить файл в системе электронного документооборота, в компьютере или на стороннем носителе.

Популярные вопросы

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог