Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
+7 (495) 118-20-68
E-mail:
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
+7 (495) 118-20-68
moscow@astral.ru
Документооборот

Современные СЭД

Современные СЭД

Системы электронного документооборота быстро развиваются: документы отправляются быстрее, интерфейс становится понятнее, а цены систем — доступнее. В СЭД появляются новые функции, увеличивается список операторов, между которыми возможен роуминг.

Государственные инициативы по разработке систем ЭДО


В России реализация глобальных инициатив по разработке СЭД началась в 2009–2010 годах. Они были направлены на создание взаимодействия между государством, населением и бизнесом. В задачи также входило повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни.


17 декабря 2009 года вышло Распоряжение Правительства РФ №1993-р. Его целью было утвердить перечень первоочерёдных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде. Перечень и сроки внедрения были изложены в приложениях N 1 и 1.1.


Параллельно развитию электронных услуг, развивался электронный документооборот. 22 сентября 2009 года вышло Постановление Правительства РФ №754, которое вводило новую форму взаимодействия между государственными органами — «межведомственный электронный документооборот». Список взаимодействий, которые он включал, были изложены в п. 4.


Развитие электронных услуг и введение межведомственного электронного документооборота были первыми шагами в сторону развития СЭД. Сейчас сфера электронного документооборота регулируется НК РФ, Приказом Минфина России №174H и Федеральным законом №63-ФЗ.


Стандарты современных СЭД


Деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется, однако они создают те или иные системы, опираясь на следующие документы:



Российские и западные разработчики отличаются тем, что первые предлагают готовые решения, а вторые выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.


Между разными операторами электронного документооборота должен настраивается роуминг. Одноимённый сервис позволяет отслеживать состояние роуминга между АО «Калуга Астрал» и другими известными операторами электронного документооборота. Статус «Промышленная эксплуатация» означает, что роуминг с данным оператором настроен и работает в нормальном режиме.


Возможности современных систем ЭДО


Во всех современных системах есть ряд общих функций, присущих «коробочным», индивидуальным и комбинированным системам:


  • создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов;

  • использование электронной подписи для придания юридической значимости электронным документам;

  • возможность классификации и группировки документов;

  • возможность получить доступ к истории файлов.


Однако ИП и организации переходят на электронный документооборот из-за другиих плюсов систем ЭДО:


  1. Сокращение расходов. В электронном документообороте все документы представлены в виде файлов. Их создание, получение, отправление, изменение и архивирование производится в программе, за исключением отсканированных документов.

  2. Это позволяет сэкономить на офисных затратах: формировании бумажных документов, их отправку почтой или курьером, аренду помещения под архив, закупку офисных принадлежностей.


  3. Экономия времени. Сэкономить время позволяет скорость работы СЭД. Отправить и получить файлы можно по интернету, поэтому занимает не более 5-ти минут в зависимости от системы и скорости подключения. Подписывают документы в той же системе при помощи электронной подписи.

  4. Системы электронного документооборота позволяют экономить время, которое обычно уходить на печать, подписывание и штампование документов.


  5. Уменьшение рисков. Файлы, которые хранятся в системе защищены от потери и порчи. В отличие от бумажного, электронный документ не может намокнуть, порваться или потеряться. У всех файлов есть резервные копии, что позволяет сократить риск их потери даже при проблемах на сервере.


Типы систем ЭДО


Разработчики выпускают СЭД в трёх больших группах:.


  1. «Коробочные» СЭД. Это наиболее распространённым вариантом, который предлагают разработчики. Он обладает стандартным набором функций. Такие системы не требуют много времени на приобретение и установку и у них низкая стоимость, относительно других вариантов. Для «коробочной» системы необходимо приобретать лицензию на каждое внедряемое рабочее место.

  2. Индивидуально разрабатываемые СЭД. Из-за того, что такие системы максимально персонифицированы, на их разработку уходят большие временные и денежные затраты. Цена такой системы, соответственно, выше «коробочной», не считая дополнительных затрат на обучение сотрудников и покупку нового оборудования.

  3. Комбинированные СЭД. Представляют собой базовую платформу, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули, основываясь на нуждах пользователя. Такие системы внедряют быстрее, чем индивидуальные, а их стоимость зависит от цены базовой платформы и индивидуальной доработки. Комбинированные СЭД просты в освоении и использовании и могут взаимодействовать с существующими офисными приложениями.


СЭД также можно разделить на локальные, которые устанавливаются на устройствах пользователей, и облачные, представленные в виде интернет-сервиса.


Обзор СЭД


АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Астрал Онлайн». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.


«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». Подключение к системе бесплатное, так же «1С-ЭДО» предлагает воспользоваться бесплатным пробным периодом в три месяца.


В системе можно легко подключить роуминг с другими популярными операторами и проводить все необходимые действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать.


Для удобства, модуль «1С-ЭДО» встроен в типовые решения «1С:Предприятие 8». При этом сервис автоматически заполняет журналы и реестры входящих и исходящих электронных документов, а также номенклатуры продавца и покупателя.


«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.


Все документы хранятся на сервере оператора, поэтому защищены от потери и порчи. Доступ к файлам предоставляется через веб-интерфейс.


В «Астрал Онлайн» можно работать как с формализованными документами, так и с документами в произвольной форме. Сервис поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью.


Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год. Также предусмотрен пробный бесплатный режим, ограничение в котором стоит на отправку файлов.


Перспективы развития


Так, как рынок СЭД стремительно растёт, у пользователей появляются новые потребности, а производители предлагают продукты, которые включают в себя всё больше возможностей.


В системах электронного документооборота будут развиваться такие элементы, как:


  • защита;

  • функциональность;

  • масштабируемость.


В ближайшем будущем повысится спрос на продукты, способные хранить и анализировать разнообразную информацию, собранную за весь период деятельности организации.


Облачные СЭД постепенно будут замещать локальные так же, как электронный документооборот постепенно замещает бумажный.


В России электронный документооборот будет реализован для разных групп работников. Так, например, сейчас проводят эксперимент по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.


На сегодняшний день АО «Астрал» занимается разработкой нового продукта для ведения электронного документооборота. Он будет включать в себя лучшие стороны «1С-ЭДО» и «Астрал Онлайн» и других популярных СЭД.



Сергей Сакун
Сергей Сакун

писатель

14 октября 2020
83
Комментарии для сайта Cackle

Продукты по направлению:

Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Другие направления:

Как москвичам сдать отчёт о сотрудниках на удалёнке

14 октября 2020


Онлайн-кассы: наименование товара в чеке

14 октября 2020