Мифы и правда об электронном документообороте

Сегодня цифровизация затрагивает практически все сферы экономики и социальной жизни. Документооборот не стал исключением, поэтому работа с электронными документами, а также обмен ими, начали вытеснять привычный бумажный вариант. Особенно свою актуальность электронный документооборот продемонстрировал в период пандемии. Однако несмотря на многие очевидные преимущества перехода на ЭДО, немалый процент предприятий всё ещё продолжает работать с бумажными документами. Почему так?

Кардинальные перемены чаще всего вызывают у людей неприятие и обычно это сопровождается разного рода предубеждениями. В статье мы расскажем о наиболее распространённых мифах, связанных с ЭДО, а также о том, как обстоят дела на самом деле.

Бумажные документы надёжнее: подпись и печать на месте

Безусловно, работа с бумажными документами привычнее, однако необходимости их тщательной проверки никто не отменял. Чтобы исключить ошибки или даже подмену данных, приходится проверять всё вплоть до запятой.
А подпись с печатью и вовсе можно подделать.

С документами в электронном виде всё иначе. Квалифицированная электронная подпись, используемая при юридически значимом документообороте, гарантирует целостность и неизменность документа после его подписания. Если документ заверен такой электронной подписью, изменить его содержимое после подписания невозможно.

С цифровым архивом всё непонятно, а бумаги всегда под рукой

Даже если держать бумажные документы в строгом порядке, всё равно есть вероятность их утери. Ситуаций, в которых документ может потеряться, очень много, и почти все они связаны с человеческим фактором: ошиблись и положили папку не на ту полку, случайно оставили файл с бумагами в такси и тому подобное.

Даже в небольших организациях объёмы обрабатываемых документов таковы, что для их хранения нужно отдельное помещение под архив. Поэтому в случае форс-мажорных обстоятельств (например, пожара или затопления) множество документов будет просто уничтожено или испорчено.

При переходе на электронный документооборот утеря документов практически полностью исключена. Оператор ЭДО обеспечивает автоматическое сохранение копий входящих и исходящих на своих серверах. Цифровой архив можно организовать на сервере или в облаке. Поскольку данные в архиве чётко структурированы, поиск необходимых документов не представляет абсолютно никакой сложности.

Бумаги проще держать в сохранности, а электронные данные легко могут украсть злоумышленники

Сохранность всех бумажных документов, пожалуй, можно было бы гарантировать при условии их хранения в сейфе и выдаче исключительно под расписку. Однако такой практики (по крайней мере, повсеместно распространённой) в бизнесе не существует. Поэтому совершенно любой работник офиса может вынести документ, а при увольнении — даже похитить клиентскую базу для её продажи конкурентам.

В сфере ЭДО информационной безопасности уделяется наибольшее количество внимания: все операторы работают по защищённым протоколам, а учётные данные для авторизации в системе ЭДО размещаются в специальных хранилищах. Кроме того, в целях авторизации часто используются квалифицированные сертификаты электронной подписи, ключи от которых есть только у их владельцев. Всё это помогает надёжно защитить бизнес от кражи данных.

Переход на ЭДО — это слишком дорого

При бумажном документообороте компаниям приходится нести расходы на самые разные нужды, связанные с обменом документов: покупать бумагу и канцелярские принадлежности, тратиться на картриджи для принтеров, платить курьерам за доставку документов.

На оформление, подписание и передачу одного пакета бумажных документов компания вынуждена тратить в среднем 200-300 рублей. Если посчитать, сколько нужно будет потратить за год, то получится немалая сумма.

Переход на ЭДО позволит в значительной степени снизить расходы компании.

Наглядно убедиться в выгоде от перехода на ЭДО можно с помощью специального калькулятора, который посчитает стоимость бумажных документов, отправленных за месяц, и покажет, по какой цене это же количество можно отправлять через ЭДО.

С контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, не получится настроить ЭДО

При выборе оператора ЭДО одни организации исходят из того, сколько контрагентов подключены к тому или иному оператору, а другие опираются на собственные предпочтения и привлекательность условий. Значит ли это, что выбор более выгодных условий делает невозможным информационное взаимодействие в рамках ЭДО с теми партнёрами, которые подключены к другому оператору?

Вовсе нет. Многие операторы ЭДО взаимодействуют друг с другом благодаря технологии роуминга, что позволяет их пользователям организовать между собой документооборот.

Вывод

Правда об ЭДО получается не такой уж и суровой для того, чтобы отказываться от перехода на обмен документами в электронном виде. ЭДО позволяет быстро обмениваться документами, обеспечивает их сохранность и защиту доступа к данным. Кроме того, переход на электронный документооборот позволяет минимизировать расходы на канцелярские принадлежности, принтеры и услуги курьерской службы.

А в некоторых случаях обмен документами в электронном виде уже является необходимостью. Например, при определённых условиях некоторые формы отчётности принимаются контролирующими органами только в электронном формате. Так, если в компании работает не менее 10 человек, ФНС принимает только электронный вариант отчёта 6-НДФЛ. Кроме того, без ЭДО не получится участвовать в электронных торгах и заниматься реализацией товаров, подлежащих обязательной маркировке.