ФСБУ 27/2021: новые правила работы с документами

До 2021 года в России не было специального нормативного акта, регулирующего работу с бухгалтерскими документами и порядок их движения. Но основа любого бухучёта — это упорядоченная и систематизированная отчётность. Поэтому Приказом от 16.04.2021 № 62н (в ред. от 23.12.2021) Минфин России утвердил новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». В статье рассмотрим основные правила, установленные этим документом.

Кто должен применять ФСБУ 27/2021

В 2021 году ФСБУ 27/2021 можно было применять по желанию, но с 1 января 2022 года он вошёл в ряды нормативных актов, обязательных к применению. Теперь к нему должны обращаться все экономические субъекты РФ, обязанные вести бухучёт.

Отказаться от ФСБУ 27/2021 могут:

• индивидуальные предприниматели;
• специалисты частной практики (например, нотариусы и юристы);
• структурные подразделения зарубежных компаний, действующие на территории РФ;
• бюджетные учреждения.

Кроме того, финансовые учреждения могут отказаться от некоторых положений ФСБУ 27/2021, если инструкции Центрального банка по бухгалтерской документации содержат положения, отличающиеся от нового стандарта.

Что признаётся документом бухгалтерского учёта

В ФСБУ 27/2021 под «документом» подразумевается не только первичная документация, но и бухгалтерские регистры. Именно эти две категории относятся к документам бухгалтерского учёта и о них идёт речь в новом стандарте.

«Первичкой» считаются все учётные документы, в которых отражаются факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые сделки, операции или события, приводящие к изменению финансового положения компании (продажа товаров, начисление зарплаты, закупка материалов и прочее). К регистрам бухучёта относятся документы, предназначенные для накопления и систематизации данных о ФХЖ, содержащихся в первичных документах.

Как оформлять документы бухучёта по ФСБУ 27/2021

ФСБУ 27/2021 установил ряд требований по оформлению:

• Бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке или прилагать к ним построчный перевод.
• Все денежные величины нужно указывать в рублях. Если же операция отражается в валюте, то необходимо прописать обе суммы: и в валюте, и в рублях. Валюта конвертируется в соответствии с официальным курсом ЦБ РФ, который действует в момент проведения операции.
• Дата документа должна совпадать с датой его подписания. Если документ оформляется не в момент совершения ФХЖ, нужно указать как дату составления документа, так и дату самого ФХЖ.
• Документ, составленный не по ФХЖ, а на основании другого (оправдательного) документа, должен обладать информацией, позволяющей его идентифицировать. Обычно это наименование, дата и номер.
• В определённых случаях можно оформить один документ на несколько ФХЖ, если они связаны между собой. Это возможно, например, при оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов, или при оформлении отчёта по командировочным расходам работника, в котором сразу отражаются расходы на проезд, проживание, суточные и прочее.
• ФХЖ, которые имеют определённую продолжительность или периодичность, также могут быть оформлены обобщённым первичным документом. Например, периодические работы по одному договору или начисление амортизации. Организация сама решает, как часто составлять такие документы. Это может быть квартал, месяц, неделя или сутки. Если в месяц проходят 2–3 однотипные операции, то достаточно одного итогового документа за этот период. Если количество таких операций уже 20–30 в месяц, то практичнее перейти на еженедельное оформление. Во избежание «незакрытых» ФХЖ важно составлять обобщённые документы на отчётную дату, установленную требованием закона или регламентом предприятия.

Требования к регистрам бухучёта

Важно организовать систему учётных регистров таким образом, чтобы основные принципы бухучёта были соблюдены:

• Полнота. Все заинтересованные пользователи должны иметь возможность получить необходимую информацию из данных бухучёта. Не только владельцы и руководители компании, но также инвесторы, контрагенты, банки и государственные органы.
• Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта должны отражаться в хронологическом порядке, а соответствующая информация должна систематически накапливаться на бухгалтерских счетах.
• Аналитический и синтетический учёт. Все учётные данные должны отражаться как по отдельным объектам для большей детализации и аналитической оценки хозяйственно-экономического состояния, так и в обобщённом виде исходя из экономической значимости операций.
• Системность. Все данные бухучёта должны быть взаимосвязаны.
• Обоснованность. Данные регистров бухучёта должны соответствовать информации из первичной документации.
• Достоверность. Объекты бухгалтерского учёта должны быть представлены во всей полноте и точности.
• Своевременность. Все данные должны отражаться в бухучёте своевременно, в тот период, когда они необходимы пользователям.
• Юридическая значимость. Учётные записи должны выступать в качестве подтверждения фактов хозяйственной жизни. Для этого им необходимы все реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ.

Как оформлять и подписывать бухгалтерские документы согласно ФСБУ 27/2021

При оформлении бумажных документов следует учитывать необходимость их дальнейшего хранения. В среднем это 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но для некоторой документации период хранения может быть намного больше, вплоть до 50 лет. Поэтому важно обеспечить хорошую читаемость, чтобы через длительное время записи были хорошо видны. Обычно для этого используют чернила, краску или шариковую ручку. Заполнять бухгалтерские документы простым карандашом нельзя.

Ставить подпись может либо руководитель компании, либо уполномоченные сотрудники, например, заместитель руководителя или главный бухгалтер.

Если организация использует систему электронного документооборота (ЭДО), то при оформлении учётных документов она должна использовать электронную подпись. Она может быть простая, усиленная квалифицированная (УКЭП) и усиленная неквалифицированная (УНЭП). На практике простая электронная подпись применяется редко, поскольку не гарантирует защиту от фальсификации. Использование УКЭП и УНЭП зависит от требований законодательства, внутренних регламентов компании и соглашений с сотрудниками и контрагентами. Например, работодатели обязаны использовать УКЭП при заключении, изменении или расторжении трудового договора. Другие элементы кадрового ЭДО (приказы, распоряжения и т.п.) могут быть заверены подписью более низкого уровня защиты по согласованию с работником.

Как исправлять документы в соответствии с ФСБУ 27/2021

При исправлении бумажного документа важно следить за тем, чтобы неверные данные были видны так же хорошо, как исправленные. Недопустимо использовать подчистки, замазки и прочие способы, скрывающие исходный текст. Ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и сверху написать правильные данные. Рядом обязательно сделать пометку «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных лиц с указанием их ФИО и должностей.

Исправления в электронный документ можно внести только, если заменить его на новый, составленный без ошибок. В новом документе должна быть указана дата внесения исправлений и пометка о том, что он был составлен для замены ошибочного. Исправленный документ должен быть подписать электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписывали исходный. Также важно настроить программное обеспечение так, чтобы исходный и исправленный документы использовались совместно.

Как хранить документы по ФСБУ 27/2021

Стандарт утвердил следующие правила хранения бухгалтерских документов:

• Бумажные документы должны храниться в подлинном виде, а электронные — в базе данных.
• Документы должны храниться в том же формате, в котором были созданы.
• Хранилище бумажных документов, как и электронные базы данных, должны размещаться на территории РФ.
• Порядок доступа для всех пользователей определяется руководителем организации.
• Каждый раз, когда кто-либо получает доступ к бухгалтерской информации, лицо, ответственное за ведение учёта, должно быть проинформировано об этом.

Как организовать документооборот по ФСБУ 27/2021

Документооборот в бухучёте важно организовать так, чтобы:

• первичные документы поступали в бухгалтерию вовремя;
• финансово-хозяйственная деятельность отражалась достоверно и своевременно;
• бухгалтерская отчётность оформлялась на основе корректно составленных учётных регистров;
• вся информация была хорошо защищена от несанкционированного доступа.