Машиночитаемая доверенность (МЧД) для бухгалтера

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который позволяет одному человеку действовать от имени другого. МЧД используются для электронного взаимодействия между организациями, физическими лицами и для обмена документами с государственными органами. МЧД для бухгалтера нужна для выполнения различных задач, связанных с работой в компании. Например, для подписания финансовых документов, отправки запросов в государственные органы и т.п.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Далее расскажем, для чего составляется машиночитаемая доверенность на бухгалтера и как с ней нужно работать.

Зачем бухгалтеру МЧД

Для начала рассмотрим, зачем нужна МЧД на бухгалтера. Дело в том, что возможность подписывать документы от имени ИП и юридического лица ограничена только индивидуальным предпринимателем и директором организации. Для этих целей им доверенность не требуется.

Однако, чтобы бухгалтер мог сдавать отчётность от имени ИП или юридического лица без их прямого участия, требуется наличие машиночитаемой доверенности. Этот документ подтверждает полномочия и право действовать от имени и в интересах доверителя.

Нужна ли МЧД главному бухгалтеру

Главный бухгалтер, как и любое доверенное лицо, обязан использовать машиночитаемую доверенность в своей работе. Если у него в подчинении есть сотрудники, то он может передоверить свои обязанности с помощью передоверия МЧД. Главное, чтобы в выданной изначальной доверенности на главбуха была указана возможность передоверия. Если её нет, то передоверить свои полномочия на другое лицо не получится.

Сколько МЧД нужно заводить на бухгалтера

Количество машиночитаемых доверенностей на бухгалтера зависит от его обязанностей и требований информационных систем (ИС), с которыми он работает. Это связано с тем, что Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ) используют различные форматы МЧД, несмотря на то, что единый формат электронной доверенности уже разработан.

Если бухгалтер сдаёт документы только в ФНС, то ему может потребоваться одна машиночитаемая доверенность формата 5.01. Согласно Приказу ФНС России от 30.04.2021 N ЕД-7-26/445@, для налоговой используется МЧД именно этого формата, который специализируется исключительно на обмене с информационной системой ведомства.

Однако если бухгалтер отвечает за подачу отчётов и документов в другие информационные системы, то потребуется сформировать ещё одну МЧД. Например, Социальный фонд России использует собственный уникальный формат МЧД, а универсальный формат 003 подойдёт для электронного документооборота с контрагентами.

Предприниматель или директор организации должен заверить МЧД личной квалифицированной электронной подписью. Получить её можно только в удостоверяющем центре ФНС или доверенных УЦ налоговой службы.

Для ускоренного выпуска рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица ФНС УЦ «Основание».

Как составить МЧД на бухгалтера сторонней организации

Если организация или ИП работает с бухгалтером сторонней организации, то МЧД оформляется сразу на него. В машиночитаемой доверенности указывают того исполнителя, который будет представлять интересы доверителя.

Например, бухгалтерскую отчётность индивидуального предпринимателя ведёт сотрудник сторонней организации. В этом случае, ИП не нужно оформлять МЧД с возможностью передоверия на директора юрлица, чтобы тот передал полномочия своему работнику. Электронная доверенность составляется сразу на уполномоченного бухгалтера.

Какую электронную подпись должен использовать бухгалтер

Для работы с машиночитаемой доверенностью бухгалтер использует квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица. Ей подписываются документы для электронного взаимодействия с государственными и коммерческими организациями, включая налоговую службу. КЭП физлица можно получить в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Министерства цифрового развития.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость.

В каких случаях МЧД бухгалтеру не требуется

Электронная доверенность на бухгалтера не требуется, если он не использует квалифицированную электронную подпись физического лица. Вместо неё он работает с КЭП сотрудника юридического лица, сертификат которой был выдан до 1 сентября 2023 года. Такое правило актуально до 1 сентября 2024 года. После этого всем бухгалтерам понадобится использовать в работе МЧД.

Какой бухгалтер может сдавать отчётность в налоговую

Организация или индивидуальный предприниматель выбирают оптимальную форму найма бухгалтера в зависимости от своих потребностей и особенностей деятельности.

Бухгалтер работает на постоянной или временной основе. Постоянный бухгалтер может являться штатным работником, быть сотрудником сторонней организации, ИП или частным лицом, которое оказывает данные услуги. Он имеет трудовой или гражданско-правовой договор с работодателем, ведёт бухгалтерский и налоговый учёт, составляет отчётность и выполняет другие задачи, связанные с финансово-экономической деятельностью предприятия.

Временного бухгалтера, как правило, нанимают на краткосрочный период, задание или контрактную работу. Такая форма найма используется при выполнении специализированных задач. Например, при ревизии финансовой и налоговой документации, подготовке и аудите фин отчётов или выполнении других временных задач, связанных с бухгалтерией и налогообложением.

Можно ли сдавать бухгалтерскую отчётность на бумаге в 2023 году

Большая часть бухгалтерской отчётности с 2023 года принимается в электронном виде. Однако есть некоторые исключения, когда документы могут быть представлены на бумажном носителе.

Отчётность, которую бухгалтер может сдать на бумаге:

Зарплатная: малые предприятия и индивидуальные предприниматели с численностью персонала до 10 человек могут сдавать зарплатную отчётность на бумажном носителе. Это касается ЕФС-1 и расчётов по страховым взносам (РСВ). При наличии 11 и более работников отчётность должна быть представлена в электронном виде.
Налоговая: отчётность по налогам с полученных доходов и налогу на прибыль может быть сдана на бумаге, если среднесписочная численность работников предприятия не превышает 100 человек. Остальные налогоплательщики должны сдавать налоговую отчётность только в электронном виде.
Декларация по Упрощённой системе налогообложения (УСН): если среднесписочная численность работников предприятия, применяющего УСН, не превышает 100 человек, то декларацию по УСН можно сдать в бумажном виде. В остальных случаях отчётность должна быть представлена электронно.

Отчётность, которую бухгалтер сдаёт только в электронном виде:

Бухгалтерская: Федеральная налоговая служба принимает всю бухгалтерскую отчётность только в электронном виде. Среди документов — бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах (прибылях и убытках), отчёт о движении денежных средств и прочая отчётность, установленная законодательством.
Аудиторская: если предприятие обязано проводить аудит и делать аудиторское заключение, то предоставить его можно только в электронном виде.

Как оформить МЧД на бухгалтера

Для оформления машиночитаемой доверенности нужно:

Выпустить квалифицированную электронную подпись на руководителя и уполномоченного.
Выбрать специализированный сервис для создания машиночитаемой доверенности. Например, сайт ФНС, сервис Астрал Доверенность или 1С-Отчетность.
Выбрать формат и заполнить форму. Полномочия указываются из специального справочника Минцифры.
Указать срок действия.
Подписать готовую машиночитаемую доверенность электронной подписью директора или ИП формата XMLDSIG.
Отправить готовую МЧД в ФНС.

Что нужно знать бухгалтеру о МЧД в 2023 году

МЧД необходима для подписания документов, если со стороны работодателя документы подписывает его представитель.
Руководитель подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью от Удостоверяющего центра ФНС.
Сотрудник или бухгалтер должен получить МЧД от руководителя.
Для работы с МЧД бухгалтеру нужна квалифицированная электронная подпись физического лица.
Квалифицированную электронную подпись сотрудника юридического лица можно использовать до 1 сентября 2024 года, если её сертификат был выпущен до 1 сентября 2023 года. МЧД при этом не нужна.
Количество МЧД на бухгалтера зависит от его обязанностей. В зависимости от ФОИВ используются различные форматы:

5.01 — для предоставления налоговой отчётности.
базовый 002, универсальный 003 или иной — для другой отчётности или ЭДО с контрагентами. Формат МЧД необходимо уточнять у соответствующих органов. Например, у СФР предусмотрен свой уникальный формат машиночитаемой доверенности.