Уведомление по НДФЛ

С 2023 года компании и ИП, которые работают на территории России, обязаны платить налоги и страховые взносы по новым правилам. Теперь ФНС сама списывает все средства с Единого налогового счёта (ЕНС). Чтобы чиновники знали, какую сумму нужно снять с ЕНС, предприниматели должны заранее отправить им специальное уведомление по каждому налогу. Разберёмся в том, как заполнить и подать уведомление об исчисленном НДФЛ.

Зачем нужно уведомление по НДФЛ

Начиная с 2023 года ФНС будет сама снимать сумму для уплаты налога на доходы физических лиц и других налогов с Единого налогового счёта компании. Предпринимателю не нужно самому заводить счёт: для каждого налогоплательщика ЕНС уже открыли автоматически. Проверить свой ЕНС можно через Личный кабинет ИП или юрлица на сайте налоговой.

По новым правилам ФНС списывает налоги и взносы с ЕНС в один день — 28-го числа каждого месяца. Соответственно, до 28-го числа компания должна пополнить свой ЕНС, то есть совершить Единый налоговый платёж (ЕНП).

Чтобы налоговая знала, какую сумму нужно списать с ЕНС, предпринимателю нужно подать в ФНС отчётность — уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов и страховых взносов (КНД 1110355). В этом документе компания указывает размер НДФЛ и других налогов и сборов, которые она должна заплатить за месяц. Отправлять уведомление в ФНС нужно заранее: до 25-го числа каждого месяца.

Схема уплаты НДФЛ теперь выглядит так:

Компания платит зарплату сотрудникам так же, как и раньше.
С каждой выплаты предприниматель удерживает НДФЛ. Все налоговые вычеты сохранились, их по-прежнему можно оформить.
До 25-го числа бухгалтер отправляет в налоговую уведомление об исчисленных суммах.
До 28-го числа компания переводит на ЕНС средства для уплаты НДФЛ и других налогов.
28-го числа ФНС снимает средства со счёта компании.

В течение 2023 года предприниматели ещё могут заплатить НДФЛ по старой схеме: заполнить платёжное поручение с КБК. В поле 101 нужно выбрать статус 02, в поле 107 указать налоговый период, поля 106, 108 и 109 оставить пустыми. С 2024 года использовать платёжные поручения будет запрещено.

Как рассчитать НДФЛ в 2023 году

Создание ЕНС — это не единственное новшество, связанное с уплатой налогов. С 2023 года порядок уплаты НДФЛ сильно изменится.

Новая дата получения дохода. Теперь датой получения дохода считают не последнее число месяца, а непосредственно тот день, когда компания переводит сотруднику зарплату. Поэтому НДФЛ нужно удерживать с каждой выплаты: и с заработной платы, и с аванса.

Новый расчётный период. При подаче уведомления по НДФЛ учитывается налог, который был удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Например, в уведомлении, которое бухгалтер отправляет в августе, нужно указать сумму налога, который был удержан с 23 июля по 22 августа. При этом для двух месяцев установлены особые расчётные периоды:

январь: с 1-го по 22-е число;
декабрь: с 23-го по 31-е число. НДФЛ за этот период спишут в последний рабочий день года.

В каждом уведомлении необходимо написать сумму налога за конкретный период. Не нужно считать НДФЛ нарастающим итогом.

С 1 октября 2023 года до конца 2023 года предприниматели могут подавать два уведомления по НДФЛ в месяц. До 12-го числа можно отправить необязательное промежуточное уведомление: в нём нужно указать сумму налога с 23-го числа предыдущего месяца по 9-е число текущего месяца. До 25-го числа необходимо подать основное уведомление: в нём нужно отразить сумму налога с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.

Как заполнить уведомление по НДФЛ: образец

Бланк уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов приведён в приказе ФНС № ЕД-7-8/1047@. Вы можете скачать форму уведомления на нашем сайте.

Уведомление состоит из титульного листа и раздела «Данные». На титульном листе нужно указать следующие сведения:

ИНН компании или индивидуального предпринимателя;
КПП компании;
код налогового органа, в который будет подано уведомление;
количество страниц в уведомлении;
ф. и. о. директора компании или ИП. Если уведомление подаёт представитель налогоплательщика, нужно указать его ф. и. о. и реквизиты документа, который подтверждает его полномочия.

В разделе «Данные» можно указать сведения о нескольких налогах и взносах. Например, в уведомление по НДФЛ можно внести данные по НДС и страховым платежам. На каждом листе есть четыре одинаковых блока для этих сведений. При необходимости предприниматель может распечатать дополнительные страницы. Главное — не забыть пронумеровать их и указать общее количество страниц на титульном листе.

При заполнении уведомления по НДФЛ в разделе «Данные» нужно указать:

КПП из декларации 6-НДФЛ. Это поле заполняют только юрлица, ИП ставят здесь прочерки.
Код местности, на территории которой работает компания или ИП, по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО).
Код бюджетной классификации (КБК). Для НДФЛ это код 182 1 01 02010 01 1000 110.
Сумма исчисленного НДФЛ.
Налоговый период и номер месяца, за который компания уплачивает налог. Период в уведомлении по НДФЛ указывают с помощью специального кода: «21» — это первый квартал, «31» — полугодие, «33» — девять месяцев, «34» — год. Через дробь впишите порядковый номер месяца в квартале. Например, если вы платите НДФЛ за апрель, нужно указать период и месяц так: 31/01.
Отчётный год, за который платят налог.

Обратите внимание на общие правила заполнения этого документа. Страницы нужно нумеровать в формате «001», «002», «003». Если вы заполняете уведомление от руки, пишите заглавными печатными буквами, используйте синие, чёрные или фиолетовые чернила и не исправляйте ошибки «замазкой». Не скрепляйте страницы между собой и не применяйте двустороннюю печать. В пустых полях формы поставьте прочерки.

Сроки сдачи уведомления по НДФЛ в 2023 году

Отправлять уведомление об исчисленном НДФЛ нужно каждый месяц до 25-го числа. Если крайний срок выпадает на выходной, то сдать уведомление можно до следующего рабочего дня. В 2023 году сроки будут такими:

Расчётный период	Крайний срок подачи	Как указать период в строке 5 раздела «Данные»
С 1 по 22 января	25 января	21/01
С 23 января по 22 февраля	27 февраля	21/02
С 23 февраля по 22 марта	27 марта	21/03
С 23 марта по 22 апреля	25 апреля	31/01
С 23 апреля по 22 мая	25 мая	31/02
С 23 мая по 22 июня	26 июня	31/03
С 23 июня по 22 июля	25 июля	33/01
С 23 июля по 22 августа	25 августа	33/02
С 23 августа по 22 сентября	25 сентября	33/03
С 23 сентября по 22 октября	25 октября	34/01
С 23 октября по 22 ноября	27 ноября	34/02
С 23 ноября по 22 декабря	25 декабря	34/03
С 23 по 31 декабря	29 декабря	34/04

Как подать уведомление по НДФЛ в налоговую

Уведомление об исчисленных суммах налогов можно заполнить и сдать как на бумаге, так и в электронном виде. Компании и ИП имеют право подать бумажное уведомление в том случае, если среднесписочная численность их сотрудников за прошлый год не превысила 100 человек.

Бумажное уведомление можно принести в отделение ФНС лично, передать через своего представителя или отправить почтой. Электронный документ можно подать через Личный кабинет налогоплательщика или с помощью специальной программы для сдачи отчётности.

Заполнить и отправить уведомление об исчисленных суммах НДФЛ и других налогов помогут сервисы для сдачи отчётности от «Калуга Астрал». Пользователи «1С» могут активировать модуль 1С-Отчётность и подавать документы напрямую из привычной им программы. Для тех, кто не работает в «1С», наши специалисты разработали программу Астрал Отчёт 4.5 и онлайн-сервис Астрал Отчёт 5.0.

Как сдать уведомление по НДФЛ от обособленного подразделения

В одном уведомлении по НДФЛ можно указать данные о суммах, которые удержали все подразделения компании. Для этого на титульном листе документа и в шапке раздела «Данные» нужно указать КПП головной организации, а в самом блоке с данными о налоге — КПП подразделения.

Почему ФНС не приняла уведомление об исчисленных налогах

В 2023 году ФНС внесёт ещё одно изменение в порядок подачи документов. Если уведомление заполнено некорректно, налоговая признает его не представленным полностью или частично.

Уведомление не представлено частично: в документе указаны сведения о нескольких налогах и сборах, в некоторых записях есть ошибки.
Уведомление не представлено полностью: во всех записях о налогах и сборах есть ошибки.

Данные из документа будут сравнивать с контрольными соотношениями. Их перечень пока находится в разработке.

После проверки ФНС отправит предпринимателю сообщение, в котором будет указан статус документа. Если компания отправляла в налоговую электронное уведомление, оповещение придёт на следующий рабочий день после его подачи. Если уведомление было сдано на бумаге и у налогоплательщика нет Личного кабинета на сайте ФНС, инспекция пришлёт заказное письмо в течение десяти дней.

Как исправить ошибку в уведомлении по НДФЛ

Если компания сдала в ФНС уведомление с ошибкой, ей нужно заполнить и отправить новый документ. Порядок исправления ошибки зависит от того, какие именно данные указаны неверно.

Ошибка в сумме налога

Впишите те же реквизиты (КПП, код по ОКТМО, КБК), что и в старом уведомлении. Укажите новую, правильную сумму налога. После подачи документа ФНС проведёт корректировку

Ошибка в других данных

Потребуется заполнить два блока с данными. В первом впишите те же реквизиты, что и в старом уведомлении, а в поле «Сумма» поставьте 0. Во втором укажите верные данные. ФНС проведёт корректировку после получения документа

Штраф за несдачу уведомления по НДФЛ

Если компания или ИП не отправит уведомление об исчисленных налогах в установленный срок, ФНС накажет нарушителя по статье 126 Налогового кодекса РФ и потребует заплатить штраф в размере 200 рублей. Основной ущерб компания понесёт не из-за штрафа, а из-за того, что после несдачи одного уведомления её ждёт путаница с платежами.