Как заполнить ЕФС-1 при увольнении работника в 2023 году

С 2023 года работодателям не придётся сдавать отчёты в ПФР и ФСС. Теперь вместо этих ведомств в стране действует объединённый Социальный фонд России (СФР). Порядок сдачи отчётности и состав документов также изменились: вместо ряда бланков, которые бухгалтеры заполняли ранее, теперь используют форму ЕФС-1. Разберёмся в том, как предприниматели должны отчитываться в СФР об увольнении сотрудников по новым правилам.

Что входит в форму ЕФС-1

Вместо бланков СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС компании и ИП теперь заполняют Единую форму сведений (ЕФС-1). В ЕФС-1 необходимо вносить данные о приёме и увольнении сотрудников, о заключении и расторжении договоров ГПХ, о прохождении работниками медицинских осмотров и прочие сведения о трудовом процессе.

Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов и подразделов. Заполнять и сдавать эти части нужно по отдельности, в зависимости от того, какие именно данные работодатель должен отправить в СФР.

ЕФС-1 при увольнении: образец заполнения

После увольнения сотрудника компания или ИП обязаны отчитаться о произошедшем в СФР. В этом случае бухгалтеру потребуется заполнить три части ЕФС-1: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 в разделе 1. Сдавать остальные разделы документа не нужно.

Титульный лист в ЕФС-1 при увольнении: сведения о работодателе

На титульном листе ЕФС-1 необходимо указать данные организации или ИП, от лица которых бухгалтер сдаёт документ:

• регистрационный номер, который присваивает СФР. Если Социальный фонд ещё не назвал номер компании, используйте тот регистрационный номер, который ранее выдали в ПФР;
• полное название организации или ф. и. о. ИП без сокращений;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН компании вписывайте с начала строки, в последних двух клетках поставьте прочерки;
• код причины постановки на учёт (КПП). ИП не нужно заполнять эту графу;
• коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3. Коды можно узнать на сайте регионального отделения Росстата;
• код деятельности организации или ИП по ОКВЭД;
• регистрационный номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН в первые две клетки поля впишите «0»;
• номер телефона без пробелов и дополнительных символов. Все виды телефонных номеров нужно указывать полностью, включая код города;
• адрес электронной почты компании или ИП.

Подраздел 1 в ЕФС при увольнении: данные сотрудника

В подраздел 1 раздела 1 бухгалтер вносит личные данные уволенного работника:

• СНИЛС;
• ИНН сотрудника;
• фамилию, имя и отчество;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица (работника) на момент сдачи отчёта: есть ли у сотрудника гражданство РФ или другой страны;
• код страны, гражданином которой признан работник. Например, для граждан России это «643».

Статус уволенного сотрудника нужно указать в виде кода:

Подраздел 1.1 в ЕФС при увольнении: кадровое мероприятие

В подразделе 1.1 раздела 1 требуется привести информацию об увольнении сотрудника. Для этого заполните таблицу о кадровом событии:

1. Порядковый номер мероприятия.
2. Дата увольнения сотрудника.
3. Сведения о кадровых изменениях. Заглавными буквами впишите слово «УВОЛЬНЕНИЕ».
4. Сведения о работе в условиях Крайнего Севера. Если ваш сотрудник работал в районах Крайнего Севера, впишите код «РКС». Если сотрудник работал в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера — «МКС». В других случаях не заполняйте это поле.
5. Бывшая должность сотрудника и структурное подразделение, в котором он работал. Указывайте структурное подразделение, только если оно было упомянуто в трудовом договоре.
6. Код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Укажите код в формате «ХХХХ.Х»: до точки поставьте код профессии из классификатора, после — контрольное число (номер раздела, к которому относится выбранная профессия).
7. Причины увольнения. В этом поле потребуется указать код причины увольнения из справочника.
8. Наименование документа, на основании которого сотрудник был уволен. Как правило, это приказ.
9. Дата приказа в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
10. Номер приказа без знака «№».
11. Признак отмены записи. Оставьте это поле пустым.

Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении:

Код причины увольнения в ЕФС-1

Внимательнее рассмотрим, как заполнить графу 7 в подразделе 1.1, то есть как вписать причину увольнения сотрудника в ЕФС-1. В этом поле нужно указать:

• код причины увольнения. Это указание на статью Трудового кодекса или закон, в соответствии с которым уволен сотрудник. Коды причин увольнения перечислены в приложении № 8 к постановлению № 246п;
• причину, по которой расторгнут договор. Нужно использовать ту же формулировку, которая приведена в ТК РФ или в нужном федеральном законе.

Приведём несколько примеров:

Если в таблице из приложения № 8 нет нужной вам причины, впишите в графу 7 код «иное» и приведите полные реквизиты закона и статьи, в соответствии с которой был уволен работник.

Когда нужно сдать ЕФС-1 при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника сдать ЕФС-1 нужно не позднее следующего рабочего дня. Это значит, что если работника уволили 18 мая 2023 года, отправить документ необходимо 18 или 19 мая. Если же сотрудника уволили накануне выходных, срок сдачи ЕФС-1 сдвигается. Например, если увольнение произошло 5 мая 2023 года, то отправить форму нужно 5 или 10 мая, потому что с 6 по 9 мая были выходные.

Как сдать ЕФС-1 при увольнении в 2023 году

СФР принимает от работодателей ЕФС-1 на бумаге и в электронной форме. Однако отправлять бумажный отчёт имеют право только те компании и ИП, которые работают не более чем с 10 сотрудниками. При заполнении бумажной ЕФС-1 нужно использовать синие, фиолетовые или чёрные чернила. Зачёркивать внесённые данные или исправлять их с помощью «штрихов» и «замазок» запрещено.

Организациям и ИП, которые наняли и застраховали больше 10 работников, необходимо отправлять ЕФС-1 в электронном виде. Если документы в СФР подаёт руководитель компании, ему нужно выпустить на своё имя усиленную квалифицированную электронную подпись. Если отчёты сдаёт бухгалтер или другой сотрудник предприятия, с 1 сентября 2023 года ему потребуется использовать для этого личную квалифицированную электронную подпись и машиночитаемую доверенность от руководителя.