Современные СЭД

Государственные инициативы по разработке систем ЭДО

В России реализация глобальных инициатив по разработке СЭД началась в 2009–2010 годах. Они были направлены на создание взаимодействия между государством, населением и бизнесом. В задачи также входило повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни.

17 декабря 2009 года вышло Распоряжение Правительства РФ №1993-р. Его целью было утвердить перечень первоочерёдных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде. Перечень и сроки внедрения были изложены в приложениях N 1 и 1.1.

Параллельно развитию электронных услуг, развивался электронный документооборот. 22 сентября 2009 года вышло Постановление Правительства РФ №754, которое вводило новую форму взаимодействия между государственными органами —«межведомственный электронный документооборот» . Список взаимодействий, которые он включал, были изложены в п. 4.

Развитие электронных услуг и введение межведомственного электронного документооборота были первыми шагами в сторону развития СЭД. Сейчас сфера электронного документооборота регулируется НК РФ, Приказом Минфина России №174H и Федеральным законом №63-ФЗ.

Стандарты современных СЭД

Деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется, однако они создают те или иные системы, опираясь на следующие документы:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011;

• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

• Приказ Минфина России от 10 ноября 2015 г. №174н;

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Российские и западные разработчики отличаются тем, что первые предлагают готовые решения, а вторые выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

Между разными операторами электронного документооборота должен настраивается роуминг. Одноимённый сервис позволяет отслеживать состояние роуминга между АО «Калуга Астрал» и другими известными операторами электронного документооборота. Статус «Промышленная эксплуатация» означает, что роуминг с данным оператором настроен и работает в нормальном режиме.

Возможности современных систем ЭДО

Во всех современных системах есть ряд общих функций, присущих «коробочным», индивидуальным и комбинированным системам:

• создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов;

• использование электронной подписи для придания юридической значимости электронным документам;

• возможность классификации и группировки документов;

• возможность получить доступ к истории файлов.

Однако ИП и организации переходят на электронный документооборот из-за другиих плюсов систем ЭДО:

1. Сокращение расходов. В электронном документообороте все документы представлены в виде файлов. Их создание, получение, отправление, изменение и архивирование производится в программе, за исключением отсканированных документов.

Это позволяет сэкономить на офисных затратах: формировании бумажных документов, их отправку почтой или курьером, аренду помещения под архив, закупку офисных принадлежностей.




2. Экономия времени. Сэкономить время позволяет скорость работы СЭД. Отправить и получить файлы можно по интернету, поэтому занимает не более 5-ти минут в зависимости от системы и скорости подключения. Подписывают документы в той же системе при помощи электронной подписи.

Системы электронного документооборота позволяют экономить время, которое обычно уходить на печать, подписывание и штампование документов.




3. Уменьшение рисков. Файлы, которые хранятся в системе защищены от потери и порчи. В отличие от бумажного, электронный документ не может намокнуть, порваться или потеряться. У всех файлов есть резервные копии, что позволяет сократить риск их потери даже при проблемах на сервере.

Типы систем ЭДО

Разработчики выпускают СЭД в трёх больших группах:.

1. «Коробочные» СЭД. Это наиболее распространённым вариантом, который предлагают разработчики. Он обладает стандартным набором функций. Такие системы не требуют много времени на приобретение и установку и у них низкая стоимость, относительно других вариантов. Для «коробочной» системы необходимо приобретать лицензию на каждое внедряемое рабочее место.

2. Индивидуально разрабатываемые СЭД. Из-за того, что такие системы максимально персонифицированы, на их разработку уходят большие временные и денежные затраты. Цена такой системы, соответственно, выше «коробочной», не считая дополнительных затрат на обучение сотрудников и покупку нового оборудования.

3. Комбинированные СЭД. Представляют собой базовую платформу, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули, основываясь на нуждах пользователя. Такие системы внедряют быстрее, чем индивидуальные, а их стоимость зависит от цены базовой платформы и индивидуальной доработки. Комбинированные СЭД просты в освоении и использовании и могут взаимодействовать с существующими офисными приложениями.

СЭД также можно разделить на локальные, которые устанавливаются на устройствах пользователей, и облачные, представленные в виде интернет-сервиса.

Обзор СЭД

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и интернет-сервис «Доки». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». Подключение к системе бесплатное, так же «1С-ЭДО» предлагает воспользоваться бесплатным пробным периодом в три месяца.

В системе можно легко подключить роуминг с другими популярными операторами и проводить все необходимые действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать.

Для удобства, модуль «1С-ЭДО» встроен в типовые решения «1С:Предприятие 8». При этом сервис автоматически заполняет журналы и реестры входящих и исходящих электронных документов, а также номенклатуры продавца и покупателя.

«Доки» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.

Все документы хранятся на сервере оператора, поэтому защищены от потери и порчи. Доступ к файлам предоставляется через веб-интерфейс.

В «Астрал Онлайн» можно работать как с формализованными документами, так и с документами в произвольной форме. Сервис поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью.

Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год. Также предусмотрен пробный бесплатный режим, ограничение в котором стоит на отправку файлов.

Перспективы развития

Так, как рынок СЭД стремительно растёт, у пользователей появляются новые потребности, а производители предлагают продукты, которые включают в себя всё больше возможностей.

В системах электронного документооборота будут развиваться такие элементы, как:

• защита;

• функциональность;

• масштабируемость.

В ближайшем будущем повысится спрос на продукты, способные хранить и анализировать разнообразную информацию, собранную за весь период деятельности организации.

Облачные СЭД постепенно будут замещать локальные так же, как электронный документооборот постепенно замещает бумажный.

В России электронный документооборот будет реализован для разных групп работников. Так, например, сейчас проводят эксперимент по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.

На сегодняшний день АО «Астрал» занимается разработкой нового продукта для ведения электронного документооборота. Он будет включать в себя лучшие стороны «1С-ЭДО» и «Астрал Онлайн» и других популярных СЭД.