ЭДО с поставщиками

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена документами в цифровом виде между контрагентами с помощью интернет-сети, регулируется нормативно-правовыми документами и имеет юридическую силу.

ЭДО компаний с поставщиками расширяется. Минфин в своём приказе РФ от 05.02.2021 № 14н утвердил порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

В статье расскажем о взаимодействии компаний с поставщиками через ЭДО, о преимуществах такого обмена и о том, как перейти на электронный документооборот.

Преимущества обмена с поставщиками по ЭДО

Обмен документами является основополагающей частью работы заказчика и поставщика. Поставщик получает счета-оферты от электронных торговых площадок (ЭТП) и отправляет заказчику акты о приёмке товара.

Подготовка и оформление бумажной документации занимает достаточно времени и средств, так как для начала счёт или акт составляется вручную, распечатывается, потом подписывается должностными лицами, ставится печать. Затем документ нужно отправить курьером или почтой, а доставка может отнять не один день.

Обмен электронными документами в специальной системе решает сразу несколько задач:

• Скорость. Мгновенная отправка пакета документов оператором электронного документооборота (ЭДО). Документы не застрянут и не затеряются где-то в пути или среди бумаг на рабочем столе.
• Безопасность. Система гарантирует защиту файлов от перехвата, их невредимость при передаче.
• Сохранность данных. В документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) и переданный по телекоммуникационным каналам связи, нельзя добавить или исправить информацию (приписать цифры или удалить важный фрагмент).
• Юридическая значимость. Цифровые документы с КЭП в соответствии с п.1 ст. 6 закона 63-ФЗ имеют такую же юридическую силу, как и бумажные с собственноручной подписью и печатью.
• Удобное хранение и работа с архивом. Вся документация автоматически сохраняется на серверах оператора ЭДО, её не нужно дублировать в бумажном виде. Вся информация структурирована, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию.
• Экономия средств на печать и покупку бумаги, канцелярских принадлежностей.
• Неформализованный оборот. Документы, которые могут быть созданы и отправлены в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. (например, рисунки или чертежи).
• Передача данных в контролирующие органы. Все сведения о маркированном товаре в систему «Честный ЗНАК» передаются через оператора ЭДО (система сверяет коды, исключает расхождения и отправляет данные в систему мониторинга).

Что нужно для ЭДО с поставщиками

Система электронного документооборота позволяет быстро и безопасно обмениваться с поставщиками счетами-фактурами, актами, накладными, универсальными передаточными документами (УПД) и другими. Организовать цифровой оборот документации в сфере закупок – значит обеспечить гарантию исполнения контракта и достоверность предоставляемых данных.

Для подключения к ЭДО необходимо для начала выбрать оператора. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами. Для сотрудничества и дальнейшего подключения к системе оператора заключается договор.

Если ещё нет электронной подписи – нужно получить её в удостоверяющем центре. Именно УКЭП, согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», придаёт договорам, актам, соглашениям, отчётности и другим документам юридическую силу. В УЦ компании «Калуга-Астрал» подпись выдают за один рабочий день. Она обладает максимальной защитой и не требует заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

Затем необходимо обратиться к оператору для помощи с настройкой системы, обучением сотрудников и регистрацией пользователей.

Как проводить обмен, если у поставщиков нет ЭДО

Взаимодействие по электронным документам может происходить только в том случае, если обе стороны пользуются ЭДО. В случае если поставщик им не пользуется, то можно предложить ему перейти на цифровой документооборот, так как необходимые документы передаются только в электронном виде.

Поставщику необходимо подать заявку на подключение. Далее имеется возможность приглашения к электронному обмену через интерфейс сервисов. После принятия приглашения можно обмениваться цифровыми данными с компанией.

Как узнать, каким оператором ЭДО пользуется поставщик

Можно проверить, пользуется ли сервисом контрагент. Для этого в программе «Доки» необходимо перейти в раздел Контрагенты, нажать кнопку Добавить контрагента и ввести наименование компании или её ИНН.

Если у организации процесс документооборота переведён в электронный вид, то можно проверить идентификатор участника ЭДО. О том, как это сделать, читайте в нашей статье.

Идентификационный номер у всех разный и по нему можно определить оператора. Например, у пользователей «Калуга Астрал» он начинается с 2АЕ, у других — 2BM, 2АН и т. д.

Что делать, если у поставщика другой оператор ЭДО

Компании могут работать с разными операторами систем документооборота. Для бесперебойной поставки электронных документов нужно использовать роуминг. Он необходим для создания единой сети передачи документов между компаниями, которые подключены к другим операторам ЭДО.

Подробнее о роуминге можно узнать из статьи.

Пользователям системы «Калуга Астрал» доступен роуминг с большинством операторов. На сайте представлен список систем, с которыми настроен автоматический роуминг.