Онлайн-касса для турагентства: какую ККТ выбрать
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
Автор Яна Иванова

Яна Иванова

20 сентября 2024
4110
Как выбрать онлайн-кассу для турагентства
ОФД

Как выбрать онлайн-кассу для турагентства

В современном мире цифровых технологий для бизнеса становится всё более актуальным вопрос автоматизации и упрощения процессов. Это касается и бизнеса в сфере путешествий. Одним из ключевых инструментов является онлайн-касса для турагентства, которая обеспечивает автоматизацию расчётов, улучшает клиентский сервис и позволяет организовать работу с учётом законодательных требований. Но как сделать правильный выбор среди широкого спектра предложений на рынке?

В этом материале мы рассмотрим ключевые аспекты, которые помогут турагентствам определить, какая онлайн-касса станет оптимальным решением, учитывая их требования и пожелания.

Нужна ли онлайн-касса для турагентства

Согласно № 54-ФЗ, бизнесы, которые оказывают услуги, обязаны использовать кассы, формировать на них чеки и отправлять все данные в ФНС. Данное правило распространяется и на туристические агентства.

Однако есть нюанс. Не использовать онлайн-ККТ турагентство на законных основаниях может только в двух случаях. Первый – если услуги оказываются только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. При этом клиенты должны переводить деньги онлайн только на расчётный счёт.

Второй случай – бизнес находится в труднодоступном месте с плохим интернетом (однако всё равно нужно иметь хотя бы офлайн-кассу).

В каких случаях можно не пользоваться онлайн-кассой

Несмотря на строгие правила, законодательство выделило несколько типов бизнесов, которые могут не использовать ККТ в работе. К ним относятся:

  • продажа газет и журналов на бумажных носителях;
  • торговля на рынках и ярмарках;
  • изготовление металлических изделий;
  • сельскохозяйственные работы (например, вспашка огорода);
  • некоторые ИП, которые работают на патентной системе налогообложения;
  • аптеки в фельдшерских пунктах.

С полным списком организаций, которые могут работать без кассового аппарата, вы можете ознакомиться в ст. 2 Федерального закона № 54.

Несмотря на то что некоторые бизнесы на ПСН имеют право не использовать ККТ, ИП, у которых есть своё турагентство, это запрещено. Они также обязаны использовать кассу при продаже туров клиентам.

Особенности использования ККТ турагентствами

Использование контрольно-кассовой техники турагентствами имеет ряд особенностей, которые обусловлены характером их деятельности и требованиями законодательства. Вот несколько ключевых моментов.

Интеграция с CRM и другими системами
Турагентства часто используют системы управления клиентами и бронирования. Современные ККТ должны легко интегрироваться с ними, чтобы автоматизировать процесс формирования чеков и учёта продаж.
Онлайн-формат и мобильность
Многие турагентства работают не только в офисе, но и на различных мероприятиях, выставках и презентациях. Поэтому возможность использования мобильных касс или онлайн-касс, которые функционируют через интернет, является важным фактором.
Отчётность и аналитика
ККТ должна формировать различные отчёты для анализа продаж, начисления налогов и контроля за финансовыми потоками. Это важно как для внутреннего учёта, так и для сдачи отчётности о проданных турах в налоговые органы.
Внутренние технические возможности самой ККТ
Важно, чтобы касса могла формировать чеки с определёнными реквизитами (ИНН поставщика, признак агента и т.д.), так как предоставляет агентские услуги. Также ККТ должна уметь печатать несколько чеков по причине продажи туров по предоплате.

Как проводить бронирование тура через ККТ

Как мы упоминали выше, часто в турагентствах туры оформляются по предоплате. Именно поэтому на кассе нужно распечатывать два чека – электронный и физический. Это могут быть документы по частичной предоплате или авансу и полной предоплате.

Предоплата – это форма оплаты, при которой денежные средства вносятся до получения товара или услуги. При этом клиент уже определился с тем, что он хотел бы приобрести.

Аванс – это форма оплаты, которая также вносится до получения товара или услуги, но клиент не знает название и объём купленного. Обычно он вносится, чтобы подтвердить намерение что-то точно приобрести и взять обязательство по оплате.

В печатном варианте чека необходимо также указать, что клиент полностью оплатил тур (сумма + аванс/предоплата).

Как проводить возврат денежных средств клиенту

Нередко бывают случаи, когда клиенты внесли предоплату за тур, но потом решили отказаться от него.

В таком случае необходимо оформить возврат денежных средств. Сделать это можно через ККТ, сформировав чек со специальными тегами – признак способа расчёта – полная предоплата или аванс; и признак расчёта – возврат прихода (тег 1054).

Требования к чекам

Чек на продажу тура должен иметь определённые реквизиты.

  • Название (например, «Экскурсия по ночному Санкт-Петербургу» или «Оплата по договору № …»).
  • Количество предоставленных услуг.
  • Цена оплаченного тура, экскурсии и т.д.
  • ИНН туроператора.
  • Признак агента (так как туристическое агентство выступает как посредник между клиентом и услугой).
  • Признак агента по предмету расчёта.
Пример чека

Что такое БСО и как он заменяет онлайн-кассы в туризме

Бланк строгой отчётности – это документ, который используется для учёта и оформления продажи товаров или услуг. Обычно в него включена следующая информация – номер БСО, наименование компании, имя и должность человека, кто оказал услугу; название услуги, дата и время сделки и т.д.

На 2024 года турагентства могут использовать бланк строгой отчётности только в том случае, если он печатается на специальном устройстве с фискальным накопителем. Обычно это может выглядеть как бумажная путёвка со всей информацией, квитанция об оплате экскурсии и т.д.

Какую онлайн-кассу выбрать для турагентства в 2024 году

При выборе онлайн-кассы для туристического агентства следует учитывать основное правило – ККТ должна полностью соответствовать № 54-ФЗ. Также для простоты работы и повышения эффективности бизнеса техника может обладать и другими полезными характеристиками.

Функциональность
Убедитесь, что касса поддерживает функции, необходимые для вашего бизнеса (например, возможность работать с разными валютами, CRM-система, ПО для бронирования и т.д.).
Поддержка различных способов оплаты
Хорошо, если касса поддерживает как наличные, так и безналичные (картами, мобильными платежами) расчёты.
Удобство использования
Интерфейс должен быть интуитивно понятным. Это поможет сократить время на обучение сотрудников.
Техническая поддержка
Обратите внимание на доступность и качество технической поддержки. Быстрая помощь в случае возникновения проблем может сэкономить вам много времени и ресурсов.
Стоимость
Сравните цены на услуги. Учтите не только первоначальные затраты, но и возможные скрытые расходы (абонентская плата, комиссии и т.д.).

Если говорить о типах ККТ, турагентствам удобнее всего использовать три варианта.

Вид ККТ Преимущества Недостатки Как выглядит
Смарт-касса
  • Возможность совмещения функции как ПК, так и кассы.
  • Отличный вариант онлайн-кассы в турагентство для ИП.
  • Самый дорогой вариант ККТ.
  • Необходимо небольшое обучение сотрудников.
Смарт-касса
Автономная ККТ
  • Быстрый расчёт клиентов.
  • Экономия ресурсов за счёт печати маленького чека.
  • Ограниченный функционал (по сравнению с другими видами).
Автономная ККТ
Фискальный регистратор
  • Небольшая площадь техники (можно поставить куда угодно).
  • Возможность проверки состояния в любой момент.
  • Требование обязательного подключения к ПК.
  • Относительно высокая цена (может не подойти для маленького бизнеса).
Фискальный регистратор
Выбрать онлайн-кассу для своей торговой точки можно в интернет-магазине «Астрал ККТ». У нас вы найдёте популярные модели смарт-терминалов и фискальных регистраторов, а также сканеры штрихкодов, принтеры для этикеток и расходные материалы.

Требования № 54-ФЗ к онлайн-кассе

Федеральный закон № 54-ФЗ регулирует использование онлайн-касс в России. Вот основные требования, связанные с ККТ по нему.

  1. ККТ должна использоваться всеми индивидуальными предпринимателями и организациями, которые оказывают услуги.
  2. Все кассы перед вводом в эксплуатацию необходимо зарегистрировать в налоговой.
  3. Также ККТ должна передавать фискальные данные в ФНС через ОФД. Для этого ИП и юрлицам нужно заключить договор с оператором фискальных данных.
  4. На каждую финансовую операцию кассе необходимо формировать чек. Сам чековый документ должен содержать в себе обязательные реквизиты. Более подробно об этом вы можете почитать в нашем материале.
  5. Онлайн-касса должна поддерживать формат фискальных данных 1.05, 1.1 или 1.2 (для работы с маркируемыми товарами).

Чтобы все фискальные данные были переданы в ФНС, пользователи ККТ могут купить тариф онлайн-сервиса Астрал.ОФД. Помимо основной функции, сервис обладает такими возможностями, как отслеживание заполняемости фискального накопителя, отправка чеков покупателям по SMS и email, мониторинг работы торговых точек. Также в Личном кабинете сервиса вы сможете проводить аналитику и составлять разного рода отчёты (например, анализ прибыльности торговых точек, сравнение объёмов продаж). А ролевая модель поможет сотрудникам управлять учётными записями и иметь доступ к разным функциям.

Пользователи могут приобрести разные тарифы, исходя из потребностей бизнеса:

  • «ОФД на год» – стандартный формат работы с оператором фискальных данных. Особенно подойдёт тем, кто работает с ОФД впервые.
  • «ОФД на 15 месяцев» – отличный вариант, для кого годовая подписка может быть маленькой (например, сфера услуг);
  • «ОФД на 36 месяцев» – долгосрочный тариф для крупного бизнеса в разных сферах, в том числе и турагентства.

Штрафы за отсутствие онлайн-кассы в турагентстве

Если туристическое агентство нарушит правила работы с ККТ, ему будет начислен штраф в виде денежной суммы (ст. 14.5 КоАП РФ).

Правонарушение Размер штрафа
Компания не применяет кассу
  • для должностных лиц – от 25% до 50% от одного расчёта (при этом сумма должна быть более 10 000 рублей);
  • для организаций – от 75% до 100% от одного расчёта (при этом сумма должна быть более 30 000 рублей).
Чек сформирован неправильно (отсутствует название услуги)
  • для должностных лиц – 3 000 рублей;
  • для организаций – 10 000 рублей.
Фискальные данные не были переданы в налоговую
  • для должностных лиц – 3 000 рублей;
  • для организаций – 10 000 рублей.
Клиент не получил чек об оплате
  • для должностных лиц – 2 000 рублей;
  • для организаций – 10 000 рублей.

Частые вопросы

Фискальный накопитель – это устройство, предназначенное для сохранения данных о финансовых операциях в цифровом формате. Оно выполняет ряд ключевых функций:

  • записывает информацию обо всех операциях, осуществлённых на ККТ;
  • хранит эти данные и обеспечивает их защиту от взлома и утечки.

В таком случае вы нарушите закон и будете привлечены к административной ответственности. Должностному лицу выпишут штраф в размере от 1 500 до 3 000 рублей, для юрлица – от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Нет, данную информацию можно вообще не указывать в чеке.

Автор Яна Иванова

Яна Иванова

20 сентября 2024
4110
Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
autohello-finger