Какие документы нужно вести при работе с онлайн-кассой

Несмотря на то что современная контрольно-кассовая техника (ККТ) значительно упрощает работу продавца, её использование не освобождает кассира и бухгалтера от необходимости заполнять приходные и расходные ордера и другие бумаги. Разберёмся в том, какие документы пользователю онлайн-кассы нужно вести сегодня, а какие бумаги уже не потребуются.

Какие документы нужно заполнять при использовании кассы

Компаниям необходимо заполнять бумаги, которые перечислены в указании Банка России № 3210-У. К обязательным документам относятся:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1 или № 0310001 по ОКУД). Используется для учёта всех поступающих в кассу денежных средств: регистрировать нужно не только плату за товар, но и увеличение уставного капитала, а также деньги от спонсоров. Обычно заполняется при закрытии смены;
• расходный кассовый ордер (№ КО-2 или № 0310002). Применяется для учёта наличных, которые были выданы кассиром при разных обстоятельствах (передача зарплаты или матпомощи);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (№ КО-3 или № 0310003);
• кассовая книга (№ КО-4 или № 0310004) для фиксирования сведений обо всех кассовых операциях;
• книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (№ КО-5 или № 0310005).

Образцы перечисленных документов приведены в постановлении Госкомстата РФ № 88. Там же даны подробные инструкции по заполнению этих бумаг. Изменять формы, которые разработал Госкомстат, или использовать вместо них свои бланки запрещено.

Во время инвентаризации кассы сотрудникам магазина потребуется заполнить акт инвентаризации наличных денег (форма № ИНВ-15) и опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности (форма № ИНВ-16). Образцы этих документов и рекомендации по их подготовке также даны в постановлении Госкомстата № 88.

Какие документы необходимо формировать на онлайн-кассе

С помощью онлайн-касс предприниматели могут формировать фискальные документы и передавать их данные в ФНС в режиме онлайн. При получении платы за товар продавец обязан пробить кассовый чек. Компании, которые предоставляют своим клиентам услуги, вместо чека могут использовать бланки строгой отчётности (БСО). Набор реквизитов в чеке и БСО и внешний вид этих документов строго регламентированы. Чтобы уменьшить расход бумаги, чек можно сократить, убрав из него дополнительные реквизиты.

В начале рабочего дня кассиру требуется создать отчёт об открытии смены, а в конце — отчёт о закрытии смены. Эти документы формируют и печатают с помощью кассы, так же как и обычные чеки. В каждом из отчётов содержится номер смены, адрес расчётов, информация об организации и о кассире. Отчёт о закрытии смены сегодня используют вместо Z-отчёта, который оформляли пользователи касс старого типа. В отличие от Z-отчёта, в новой форме есть данные о количестве фискальных документов, которые не были переданы в ФНС.

При покупке новой онлайн-кассы, замене фискального накопителя и в ряде других ситуаций владельцу кассы необходимо сформировать на устройстве специальные документы: отчёт о регистрации, об изменении параметров регистрации, о закрытии фискального накопителя. Данные из этих отчётов потребуется внести в заявление о регистрации или перерегистрации кассы, которое заполняется на сайте налоговой.

Какие документы больше не требуются для работы с кассой

После того как правительство внесло правки в закон № 54-ФЗ, Минфин подготовил письмо № 03-01-15/54413 с разъяснениями, какие кассовые документы больше не нужно заполнять. Согласно этой бумаге, кассирам и бухгалтерам не обязательно составлять документы, которые перечислены в постановлении Госкомстата № 132. Таким образом, заполнять не требуется:

• акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1);
• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении её в организацию (КМ-2);
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
• журнал кассира-операциониста (КМ-4);
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счётчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
• справку-отчёт кассира-операциониста (КМ-6);
• сведения о показаниях счётчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (КМ-7);
• журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
• акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).

Вся информация, которую нужно вносить в эти бумаги, теперь поступает в ФНС автоматически, напрямую от онлайн-кассы. При желании компания может использовать указанные документы и далее: например, некоторые предприниматели ведут журнал кассира-операциониста, чтобы упростить внутренний учёт.