Маршруты согласования в ЭДО

Так в системе электронного документооборота называется заранее определенная и формализованная последовательность действий, этапов и участников, которую должен пройти электронный документ или заявка для получения юридического или управленческого одобрения.

По сути, это цифровое воплощение внутреннего бизнес-процесса компании: кто, в каком порядке и в какие сроки должен утвердить, завизировать или отклонить счет, договор или приказ.

Главная цель — обеспечить прозрачность, контролируемость и скорость движения бумаг внутри организации, исключая потерю бумаг и задержки из-за человеческого фактора.

В зависимости от сложности и целей процесса, в ЭДО можно настроить несколько основных видов маршрутов.

Последовательный или цепочка

Самый простой и распространенный вид. Заявка передается от одного согласующего к другому строго по очереди. Следующий участник получает задачу только после того, как предыдущий завершил свою работу.

Пример. Заявка -> Менеджер -> Бухгалтер -> Директор.

Параллельный или одновременное согласование

Документ отправляется сразу нескольким участникам одновременно. Процесс считается завершенным, когда все участники выполнили свои задачи, одобрив или отклонив полученные бумаги.

Такой способ значительно сокращает общее время рассмотрения документа, идеален для случаев, когда мнение нескольких отделов, например, юридического и финансового, требуется одновременно.

Смешанный или комбинированный

Сочетает последовательные и параллельные этапы. Часто включает условное ветвление, при которой дальнейшее движение бумаг зависит от их содержания.

Пример. Если сумма счета больше 500 000 руб., требуется дополнительное согласование с финансовым директором (ветка А). Если сумма меньше — достаточно подписи главного бухгалтера (ветка Б).

Настройка в 1С на примере 1С-ЭДО

В продуктах на платформе 1С:Предприятие, например, в сервисе 1С:Документооборот или типовых конфигурациях с модулем ЭДО, последовательность действий настраивается через механизм специальных модулей.

• Определить последовательность этапов (шагов) согласования. Можно указать, в каком порядке документ будет поступать к согласующим сотрудникам для обработки информации — одновременно, по очереди или в смешанном порядке.
• Назначить ответственных лиц для каждого этапа.
• Установить сроки согласования. В шаблоне можно указать только относительные сроки — в днях, часах или даже минутах.
• Настроить условия перехода между этапами (например, положительное решение согласующего лица).

Настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на эту подсистему.

Настройка в веб-интерфейсе

Настраивать пути движения документов в веб-интерфейсе могут пользователи со статусом «Владелец» или «Администратор». Настройка осуществляется в разделе «Маршруты согласования» в «Профиле организации». Для этого нужно нажать кнопку «Добавить маршрут», затем назвать его и указать количество шагов. В каждый шаг вписывается исполнитель, а также действие. Затем созданный алгоритм со всеми шагами нужно сохранить. При необходимости в созданном пути можно редактировать шаги, связанные с подписанием, либо удалять их.