Организация удалённой работы бизнеса

В современном мире организация удалённой работы (УР) бизнеса становится всё более популярной и востребованной среди предпринимателей и больших компаний. С развитием технологий и доступом к интернету такой формат взаимодействия предоставляет уникальные возможности для предприятия без привязки к офису.

При этом важно понимать: чтобы работа целой компании не давала сбои, нужно подключить и наладить «удалёнку» между руководителями, бухгалтерией, юридическим отделом и остальными отделами. В данном тексте мы рассмотрим ключевые аспекты и преимущества организации УР бизнеса. А также поделимся советами по эффективной организации работы на расстоянии.

Удалённое заключение сделок

Очень часто может возникнуть ситуация, когда нужно подписать документ (и как можно быстрее). Что в таких случаях делать сотрудникам, если все работают на расстоянии? Единственный способ — подписать документ удалённо.

Можно выделить четыре способа, как это сделать – используя оригиналы, сканы, документы в формате PDF или электронно с помощью сервисов ЭДО. О каждом поговорим поподробнее.

Получение квалифицированной электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись – это цифровой вид подписи, который подтверждает личность автора и гарантирует неизменность информации после подписания. Равнозначна рукописной подписи и придаёт документам юридическую силу. КЭП является надёжным средством идентификации пользователя, так как формируется на основе криптографических преобразований.

Приобрести сертификат КЭП можно двумя способами:

• в аккредитованном удостоверяющем центре — сотрудники компаний получают сертификат КЭП физического лица;
• в ФНС или у доверенного лица УЦ Федеральной налоговой службы — сертификаты ЭЦП для ИП и руководителей организаций.

КЭП на сотрудника компании

Как мы уже говорили выше, сотрудник может получить сертификат квалифицированной электронной подписи физлица в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры.

Чтобы подписывать юридически значимые документы своей КЭП от имени компании, уполномоченному сотруднику организации (например, бухгалтеру) нужно использовать машиночитаемую доверенность.

КЭП для ИП и руководителя ЮЛ

При регистрации бизнеса возникает вопрос: «Как ИП и руководителю компании получить электронную подпись?». Для оформления сертификата КЭП, нужно обратиться в Федеральную налоговую службу. Перед этим необходимо сформировать заявление. Сделать такой документ можно лично в ФНС или удалённо через личный кабинет налоговой.

Давайте рассмотрим четыре основных шага формирования цифрового заявления в личном кабинете ФНС:

1. Зарегистрируйтесь в ФНС на официальном сайте.
2. Зайдите в личный кабинет и нажмите кнопку «Заявление на получение КЭП».
3. Пройдите проверку данных для выпускаемого сертификата. Затем нажмите «Далее».
4. После того как проверка будет осуществлена, вам придёт уведомление в Личный кабинет.

Готово! Ваше заявление сформировано.

Какие документы нужны для получения КЭП в ФНС

Помимо заявления на выдачу сертификата КЭП, руководителю компании и ИП нужно подготовить пакет документов:

• Личные документы: паспорт, номер ИНН и СНИЛС.
• Документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности. Это может быть протокол общего собрания об избрании определённого человека или приказ о его назначении.

Также потребуется носитель ключевой информации — токен. Устройство должно быть формата USB Тип-A и иметь сертификацию ФСБ или ФСТЭК России. Данное условие закреплено на законодательном уровне, в противном случае налоговая вам не выдаст сертификат КЭП.

Что нужно дополнительно для использования КЭП

Перед тем как работать с КЭП, необходимо подготовить технику, на которой он будет использоваться. Для этого нужно установить:

• Криптопровайдер — это программа, которая участвует в создании электронной подписи, а также шифрует передаваемые данные. Например, КриптоПро CSP.
• Плагин для браузера — обеспечивает функциональность КЭП на веб-страницах.
• Расширение установленного плагина для используемого браузера.
• Драйвер для конкретного токена — его можно загрузить на веб-сайте производителя устройств.
• Корневые и промежуточные сертификаты Федеральной налоговой службы — найти их можно на официальном сайте ФНС.

Организация ЭДО

Электронный документооборот – это система обмена документами в цифровом виде. В отличие от традиционного бумажного формата передачи данных ЭДО основан на обмене электронными версиями заполненных бланков. Они, в свою очередь, подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП) для обеспечения безопасности и подлинности.

Как подключить ЭДО в организации

1. Получить сертификат КЭП.
2. Выбрать оператора электронного документооборота – юридическое лицо, которое осуществляет организацию и обеспечение функционирования ЭДО между различными участниками. С полным списком всех таких компаний вы можете здесь.
3. Заключить с ним договор.
4. Проверить состояние корпоративной техники и установить недостающие элементы. Например, приобрести новый ПК.
5. Зарегистрироваться в едином Личном кабинете оператора электронного документооборота. Например, можно зарегистрироваться в нашей системе Доки. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Доки реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.

Как быть с бухгалтерией при организации удалённого бизнеса

Если ваш формат работы организации подразумевает удалённое взаимодействие, ведение бухгалтерии можно организовать четырьмя способами.

Приём и перевод сотрудников на удалённый режим работы

Для успешного приёма и перевода сотрудников на УР необходимо разработать чёткие правила и процедуры, обеспечить сотрудников необходимым оборудованием и ПО и провести обучение. О том, как принять новых работников или перевести уже имеющихся на удалёнку, поговорим ниже.

Приём новых сотрудников на удалёнку

Если вы собираетесь нанять работника, который проживает в России, необходимо сделать ровно те же шаги, что вы делаете при приёме сотрудника в офис. Для этого нужно:

1. Получить от человека личные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом об образовании и т.д.).
2. Предоставить будущему сотруднику акты компании (Правила трудового распорядка, Положение о премировании и т.д.).
3. Сформировать трудовой договор.
4. Подписать два экземпляра (один остаётся в бухгалтерии, второй – отдаётся).
5. Сформировать Приказ о приёме на работу и Положение о дистанционной работе.
6. Создать личную карточку сотрудника (бухгалтерии).
7. Выпустить работнику электронную подпись.

Если вы хотите сотрудничать с людьми, проживающими за границей, Минтруд рекомендует заключать с ними гражданско-правовые договоры (письмо Минтруда России от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245). Также можно отметить, что представители Роструда в ответах на портале Онлайнинспекция.рф отмечают – ТК РФ не предусматривает возможности заключения трудового договора об удалёнке с иностранным гражданином, проживающим и осуществляющим свою деятельность за пределами территории Российской Федерации (Вопрос № 185509 от 22.08.2023).

Скачать образец трудового договора

Скачать образец Положения о дистанционной работе

Перевод действующих сотрудников

Чтобы оформить уже работающих сотрудников, необходимо сформировать два документа – дополнительное соглашение (ДС) к трудовому договору и Приказ о переводе. В каждом ДС должна указываться следующая информация – характер труда (на дистанции), причина и срок перевода работника на удалёнку, рабочие часы и правила распорядка трудового дня, способ взаимодействия между сотрудниками (например, ЭДО).

Скачать образец Дополнительного соглашения к трудовому договору

Скачать образец Приказа о переводе сотрудника на удалённый формат работы

Дистанционная сдача отчётности в ФНС и фонды

После получения электронной подписи вы можете отправлять отчёты в разные ведомства – ФНС, Росстат, СФР и т.д., – несколькими способами:

• Через официальные сайты ведомств (Федеральной налоговой службы или Росстата).
• С помощью ЭДО.
• Воспользоваться аутсорсинговыми услугами (такие организации берут ответственность за сдачу отчётов и отправляют всё сами).

Согласно статье 31 НК РФ, иногда нужно присутствие руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Например, во время налоговой проверки ФНС имеет право по письменному уведомлению вызвать учредителя или ИП для дачи некоторых пояснений.

Подведём итог

Всё больше компаний в наше время сталкиваются с необходимостью открыть бизнес удалённо. Это требует внимательного подхода и хорошо продуманных шагов. Успешный переход на удалённый формат может принести компании множество преимуществ:

• Повышение гибкости в работе (сотрудники с лёгкостью могут работать из дома без потери эффективности).
• Снижение затрат на внутренние и внешние потребности (не нужно тратить деньги на аренду помещения, покупку бумаги, ПК и специального оборудования).
• Доступ к более широкому кадровому резерву.

Однако необходимо помнить о вызовах, которые могут начаться. Это может быть снижение коммуникации, меньший уровень контроля над рабочим процессом, необходимость установить каждому сотруднику ПО для работы (например, подключить ЭДО) и т.д.

Для успешной организации УР важно учитывать потребности и особенности каждой компании, обеспечивать сотрудников необходимыми ресурсами и поддержкой, стимулировать коммуникацию и сотрудничество, а также строить прозрачные системы оценки результативности.

Правильная организация удалённой работы может стать ключом к повышению эффективности бизнеса, улучшению условий труда для сотрудников и привлечению талантливых специалистов. Важно не только адаптироваться к новым реалиям, но и создавать комфортные условия для продуктивной работы в любой среде.