Когда в организации много подразделений, у сотрудников одного подразделения может возникнуть необходимость передать документ в работу сотрудникам другого подразделения. В Доки это можно сделать как для одного документа, так и множества сразу.

Массовое перемещение документов

Перейдите в реестр Входящие, Отправленные или Черновики. Выделите необходимые документы, нажмите на них правой кнопкой мыши и выберите Сменить подразделение:

Для выделения нескольких документов зажмите клавишу CTRL и нажимайте на нужные документы левой кнопкой мыши. Снятие выделения с отдельного документа выполняется повторным кликом левой кнопкой мыши по документу с зажатой клавишей CTRL.

Для выделения нескольких последовательных документов можно использовать клавишу SHIFT. Нажмите левой кнопкой мыши на первый документ, предназначенный для выделения. Затем нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, нажмите левой кнопкой мыши на последнем документе, который хотите выделить.

В открывшемся окне выделите подразделение (1) и нажмите кнопку Выбрать (2):

Документы будут перемещены в выбранное подразделение.

Перемещение из формы просмотра электронного документа

Переместить документ в другое подразделение можно из формы просмотра электронного документа. В строке «Подразделение» нажмите кнопку с изображением трех точек (1). Выделите подразделение (2) и нажмите кнопку Выбрать (3):

Документы будут перемещены в выбранное подразделение.

Переместить в другое подразделение можно документы в реестре Входящие, Исходящие, Черновики.

Можно переместить единичный документ или документ, который находится в составе пакета.

Для перемещения документа откройте соответствующий реестр, нажмите кнопку с изображением трех точек и выберите Сменить подразделение:

Или откройте документ, нажмите кнопку с изображением трех точек и выберите Сменить подразделение:

У документа нельзя сменить подразделение, если он:

в реестре Черновики подписывается или был подписан, т.е. имеет статус:

"Документ подписывается";
"Ожидается отправка";
"Документ ожидает отправку";

в реестре Входящие или Исходящие имеет статус:

"Подтверждается получение" – подписывается извещение о получении;
"Отклоняется" – документ отклоняется;
"Подписывается" – подписывается ответный титул;
"Запрашивается аннулирование";
"Аннулируется" – подтверждается аннулирование;
"Аннулирование" – отклоняется.

В открывшемся окне нажмите на строку с подразделением и выберите нужное подразделение или начните вводить название нужного подразделения:

Нажмите кнопку Сменить:

Подразделение документа изменено на новое. Этот документ станет доступным для сотрудников назначенного подразделения.

Если у вас нет доступа к назначенному подразделению, документ пропадет из вашего реестра.

Если кто-то просматривал этот документ и у него нет доступа к назначенному подразделению, документ будет принудительно закрыт, откроется реестр, в котором находился документ.

Для добавления подразделений и распределения сотрудников по подразделениям воспользуйтесь статьей Подразделения организации.

Комментарии для сайта Cackle