В подразделе Список планирований сотрудники, кадровики и руководители видят список планирований, в которых участвовали/участвуют. Также кадровик может создать в данном разделе новое планирование.

Создание планирования кадровым специалистом

Для запуска планирования отпусков кадровому специалисту необходимо нажать кнопку Новое планирование:

На первом шаге Основные настройки можно создать несколько списков для планирования отпусков в зависимости от бизнес-процессов компании:

В данном разделе необходимо указать:

наименование планирования;
адресат заявлений на перенос отпуска;
количество дней основного отпуска;
дату окончания планирования (по истечению срока планирование будет считаться просроченным, но возможность заполнения отпусков сохраняется);
минимальную и максимальную длительность периода отпуска.

При необходимости можно оставить комментарий, который будет отображаться для всех сотрудников в правилах заполнения отпуска.

Также можно настроить для сотрудников:

возможность просматривать отпуска коллег из своего подразделения;
возможность оставлять комментарии при планировании отпуска;
запрет отпуска только в выходные и праздничные дни;
неделимый период отпуска, длительностью не менее 14 дней.

Планирование отпусков происходит только в рамках следующего календарного года.

На втором шаге необходимо указать участников планирования:

При добавлении участников в планирование возможно выбрать сразу всех сотрудников компании, проставив отметку Выбрать всех сотрудников:

Если необходимо задать планирование не для всех сотрудников, можно добавить отдельные подразделения или сотрудников:

Для добавления подразделений нажмите на выпадающий список в разделе Подразделение:

Выберите одно или несколько подразделений (1) и нажмите Выбрать (2):

Список сотрудников из выбранных подразделений появится ниже.

Для добавления сотрудников нажмите на выпадающий список в разделе Сотрудники:

Отметьте сотрудников, которых хотите добавить к участию в планировании:

Отмеченные сотрудники появятся ниже.

При необходимости можно исключить подразделения/сотрудников, участвующих в планировании, выбрав подразделения/сотрудников в блоке Исключить (1). Также исключить сотрудников можно в списке ниже, нажав напротив лишнего сотрудника кнопку Исключить (2) или кнопку с изображением корзины (3):

На третьем шаге можно задать настройки согласования:

если необходимо, чтобы отпуска согласовывали руководители подразделений, активируйте настройку Согласование с руководителями подразделений (1);

Удостоверьтесь, что у подразделений заданы руководители, иначе отпуск согласовывать будет не с кем.

если необходимо, чтобы отпуска согласовывали не руководители подразделений, а другой сотрудник, выберите его из списка ниже (2);
если нет необходимости в дополнительном согласовании отпусков, пропустите этот шаг и начните планирование, нажав кнопку Далее:

При настройке планирования на любом из этапов есть возможность вернуться к ранее заданным настройкам. При нажатии на кнопку Начать планирование, у участников планирования в разделе Отпуска добавится подраздел Текущее планирование.

Все планирования отображаются в разделе Список планирования и могут иметь следующие статусы:

Черновик - устанавливается при настройке планирования;
В процессе планирования - устанавливается после создания планирования и до момента утверждения/отмены планирования кадровиком;
Заполнено - устанавливается в том случае, когда все сотрудники заполнили график отпусков;
Отменено - устанавливается при отмене кадровиком планирования;
Завершено - устанавливается при утверждении и завершении планирования кадровиком;
Утверждено - устанавливается при утверждении планирования ген. директором.

Затем система отправит уведомление о начале планирования всем сотрудникам, участвующим в планировании. Уведомления поступят на электронную почту или в Telegram, в зависимости от настроек сотрудника.

Заполнение планирования

Подраздел «Текущее планирование»

В подразделе Текущее планирование отображаются отпуска участников. Просмотр графика доступен в формате представления «Месяц» и «Год».

Для сотрудников с ролью «Кадровик» и для согласующих система дополнительно показывает количество отпусков со статусами: «Согласовано», «На согласовании» и «Нет плана» в разрезе подразделений:

Для сотрудников в карточке отпуска есть возможность выбрать вариант для планирования График и Календарь:

При использовании варианта График сотрудник может сразу увидеть графики отпусков других сотрудников из своего подразделения во избежание пересечений, если такие настройки были разрешены специалистом с ролью «Кадровик» при настройке текущего списка планирования:

После добавления отпуска сотрудником система отправит его на согласование руководителю.

Заполнение отпуска сотрудником

Когда пользователь с ролью «Кадровик» запустит процесс планирования отпуска, у участников планирования появится подраздел Текущее планирование. Данный подраздел перестанет отображаться после утверждения планирования кадровым специалистом и наступлением года планирования.

Для планирования отпуска пользователю с ролью «Сотрудник» необходимо перейти в подраздел Текущее планирование и нажать кнопку Спланировать свой отпуск:

Укажите даты начала и окончания отпуска, согласно указанным правилам заполнения. Для выбора дат вы можете воспользоваться любым удобным способом: линейным графиком по месяцам, линейным графиком по году, общим календарем. Когда все будет готово, нажмите кнопку Отправить на согласование:

Если при создании планирования отпуска кадровиком была включена настройка «Возможность оставлять комментарии при планировании отпуска», после нажатия кнопки Отправить на согласование откроется окно для комментария. Необходимо указать комментарий к своему отпуску и нажать кнопку Отправить:

Комментарий отобразится в карточке отпуска. Для просмотра необходимо нажать кнопку Посмотреть комментарии:

На каждом этапе отпуск имеет свой статус. Каждый сотрудник видит статус при просмотре своего отпуска. Статус может иметь следующие значения:

Требуется заполнение - статус, который видит сотрудник при первом посещении страницы своего отпуска;
Ожидается согласование - статус, который устанавливается после отправки сотрудником личного отпуска на согласование;
Отклонено, требуется заполнение - статус, который устанавливается при отклонении согласующим отпуска;
Согласовано - статус, который устанавливается при завершении личного планирования отпуска сотрудника. Устанавливается в двух случаях:
- Если для сотрудника не установлен этап согласования - устанавливается после завершения заполнения отпуска сотрудником;
- Если для сотрудника установлен этап согласования - устанавливается после одобрения отпуска согласующим.
Не заполнено - статус, который устанавливается для всех отпусков участников планирования, у которых на момент завершения планирования кадровиком не были согласованы отпуска.

Заполнение отпуска за сотрудника

Пользователь с ролью «Кадровик» или руководитель подразделения имеет возможность заполнить отпуск за сотрудника.

Пользователь с ролью «Кадровик» может заполнить отпуска по всем сотрудникам, участвующим в планировании.

Руководитель может заполнить отпуска только по сотрудникам, которые участвуют в планировании и находятся в подчиненном подразделении руководителя.

Для заполнения отпуска за сотрудника перейдите в карточку планирования отпуска сотрудника и нажмите кнопку Спланировать отпуск за сотрудника:

Кнопка Спланировать отпуск за сотрудника доступна с момента создания планирования и отображается только для следующих статусов отпусков:

Не начат;
Ожидается заполнение;
Отклонено, ожидается заполнение.

Выберите один или несколько периодов отпуска для сотрудника и нажмите кнопку Сохранить:

На каждом этапе отпуск имеет свой статус. Данные статусы отпусков отображаются для всех сотрудников, кроме тех, кому принадлежит отпуск. Статус может иметь следующие значения:

Не начат - статус, который устанавливается после создания отпуска по организации, но еще не просмотрен сотрудником;
Ожидается заполнение - статус, который устанавливается при первом переходе сотрудника на страницу личного отпуска;
Требуется согласование - статус, который устанавливается после отправки сотрудником отпуска на согласование;
Отклонено, ожидается заполнение - статус, который устанавливается при отклонении согласующим отпуска;
Согласовано - статус, который устанавливается при завершении личного планирования отпуска сотрудника. Устанавливается в двух случаях:
- В случае, если для сотрудника не установлен этап согласования - устанавливается после завершения заполнения отпуска сотрудником;
- В случае, если для сотрудника установлен этапа согласования - устанавливается после одобрения отпуска согласующим.
Не заполнено - статус, который устанавливается для всех отпусков участников планирования, у которых на момент завершения планирования кадровиком не были согласованы отпуска.

Согласование отпуска руководителем

Согласование отпуска руководителем подразделения осуществляется в том случае, если при настройке планирования пользователь с ролью «Кадровик» активировал настройку Согласование с руководителями подразделений.

Когда отпуска всех сотрудников будут отправлены на согласование, руководителю подразделения придет уведомление о том, что необходимо согласовать отпуска сотрудников подчиненного подразделения. Уведомление поступит на электронную почту или в Telegram, в зависимости от настроек.

Для просмотра отпусков, которые необходимо согласовать, руководителю подразделения необходимо перейти в подраздел Текущее планирование и нажать кнопку Мои согласования:

Руководитель может участвовать как согласующий во множестве планированиях. Такие планирования отображаются в подразделе «Список планирований».

Чтобы согласовать отпуска, необходимо отметить их (1) и нажать кнопку Согласовать отпуск сотрудника (2):

Также согласовать отпуск можно в карточке сотрудника, нажав на соответствующую строчку в списке, и нажать кнопку Согласовать или Отклонить.

При отклонении необходимо указать комментарий с причиной отклонения.

Завершение планирования кадровым специалистом

С помощью кнопки Спланировать свой отпуск с ролью «Кадровик» может установить собственный отпуск. Процесс аналогичен заполнению отпуска сотрудником:

Когда отпуска всех сотрудников будут согласованы, пользователю с ролью «Кадровик» придет уведомление о том, что все сотрудники в этом планировании заполнили свои отпуска. Уведомление поступит на электронную почту или в Telegram, в зависимости от настроек. В подразделе Текущее планирование пользователю с ролью «Кадровик» доступен просмотр графика планирования по всем участникам процесса с их периодами отпусков.

Для завершения планирования необходимо нажать кнопку Завершить планирование:

Кадровик может завершить процесс планирования в любой момент, даже если не все сотрудники завершили планирование.

После нажатия кнопки Завершить планирование откроется окно, в котором необходимо подтвердить завершение. Текстовая информация в окне может различаться в зависимости от статуса графиков сотрудников:

Завершенное планирование отображается в списке подраздела Список планирований со статусом «Завершено».

При нажатии кнопки Отменить планирование кадровик отменяет планирование, указывая причину отмены:

Отмененное планирование отображается в списке подраздела Список планирований со статусом «Отменено». Сотрудники, которые участвовали в отмененном планировании, могут участвовать в новом планировании. Указанная кадровиком причина отклонения отображается на странице планирования.

Итоговый файл создается при завершении кадровиком процесса планирования с помощью кнопки Завершить планирование. Файл доступен для скачивания по кнопке Скачать план в карточке планирования и в подразделе «Список планирований». Файл имеет формат CSV. Для конвертации в формат XLSX необходимо открыть скачанный CSV файл в программе Microsoft Office Exel, нажать Сохранить как… и выбрать формат XLSX.

Утверждение графика кадровым специалистом

После завершения планирования у пользователя с ролью «Кадровик» появится кнопка Утвердить планирование:

При нажатии на кнопку Утвердить планирование статус текущего планирования примет значение «Утверждено».

После утверждения планирования его нельзя будет отменить.

Комментарии для сайта Cackle

Астрал iКЭДО: Планирование отпусков

Создание планирования

Подраздел «Список планирований»