Доки: ДАЛИОН: Управление магазином

Доки: Интеграция Доки и ДАЛИОН Управление магазином

Программный продукт «ДАЛИОН: Управление магазином» разработан для автоматизации различных форматов продуктовой и непродуктовой розницы: небольших магазинов «у дома», супермаркетов, розничных торговых сетей. Интеграция с сервисом Доки позволяет просто и легко загружать электронные документы, без возможности подписи на стороне ДАЛИОН, для дальнейшего отражения товародвижения в оперативном учете магазина. Вся работа с подписанием остается на стороне веб-сервиса Доки. В ДАЛИОН же появляется возможность сверить марки, количество и цены в УПД, и в случае успешного контроля передать документ на подпись и сформировать приходную накладную.

Интеграция с «ДАЛИОН: Управление магазином» осуществляется через API и позволяет загружать электронные документы без сложных настроек и криптографии. 

Подключение сервиса Доки в ДАЛИОН

Этот функционал входит в модуль «Пакет сервисов». Для включения функционала перейдите в Настройки параметров учета → Доки (1) и проставьте отметку Использовать сервис Доки (2):

Для использования сервиса необходимо подключить профиль Доки. Настройки профиля находятся в меню Сервис → Обмен электронными документами → Профили Доки.

В самом сервисе Доки вам необходимо зарегистрироваться заранее, там же настроить электронную подпись и установить связь с контрагентами. На стороне ДАЛИОН происходит только загрузка документов для их дальнейшего отражения в учете.

При создании профиля подключения на стороне ДАЛИОН есть два способа авторизации: через электронную почту или по номеру телефона. В данном случае используется та же комбинация логин/пароль, что и в случае подключения к самому сервису Доки:

После настройки подключения к профилю Доки необходимо загрузить электронные документы в ДАЛИОН. Сделать это можно через меню Сервис → Обмен электронными документами → Документы ЭДО. На данный момент (начиная с релиза 3.0.11), реализована загрузка УПД, УКД и произвольных документов по нажатию на кнопку Выполнить обмен:

Если вы хотите, чтобы документы из сервиса Доки загружались автоматически, то вы можете активировать Автоматическое получение документов. Оно включается в профиле Доки на вкладке Дополнительно:

При этом само расписание автоматического получения документов устанавливается в Настройках параметров учета в разделе Доки:

Сопоставление номенклатуры и контрагентов в Доки

Поиск соответствий для Контрагента выполняется по ИНН и КПП (если есть):

• если соответствие найдено, то поле контрагент заполняется автоматически;
• если соответствие не найдено, то пользователю будут выведены информативные поля с основными данными контрагента: Наименование, ИНН, КПП. В информационной базе можно создать этого контрагента и нажать в документе кнопку Перезаполнить:

Поиск соответствий для поступившей номенклатуры производится в справочнике «Номенклатура поставщика» по наименованию, коду или артикулу:

• если автоматического сопоставления ни по одному из переданных полей не произошло, и номенклатура осталась незаполненной, то ее необходимо сопоставить вручную. Выполненное сопоставление будет сохранено в номенклатуре поставщика и в дальнейшем будет отрабатывать автоматически;
• если номенклатуры для сопоставления в информационной базе нет, то можно создать новую номенклатуру, нажав на кнопку Создать номенклатуру.

Пример работы на стороне ДАЛИОН с входящим УПД загруженным из сервиса Доки

У нового загруженного документа есть два реквизита:

• Статус приемки – отражает статус документа в вашем бизнес-процессе:
  • «Новый» – документ, не прошедший проверку;
  • «Приемка выполнена» – документ, уже отраженный в учете;
• Состояние обмена – отражает статус документа в сервисе Доки, например: «Требуется подписание», «Отклонен», «Закрыт с отклонением», «Требуется аннулирование, «Аннулирован».

При получении нового документа следует сверить количество товаров по документу с фактически полученным товаром. Для фиксации расхождений по маркам и количеству предназначена колонка «Количество факт». Она может быть заполнена вручную (при работе с немаркированным товаром) или сканером, путем считывания кодов маркировки.

Если не выявлено никаких расхождений, то вводом на основании необходимо создать приходную накладную. При вводе приходной накладной на основании УПД:

• номер, дата входящего документа и склад (если у торгового объекта он единственный) проставляются автоматически;
• настройка учета НДС всегда берется из первичного документа, из контрагента берется только настройка флага «Цена включает НДС». Таким образом, пересчет сумм и цен выполняется только в случае, если в контрагенте указано, что сумма включает НДС.

Далее статус приемки документа следует сменить на «Приемка выполнена» и сообщить ответственному за подписание электронных документов в сервисе Доки сотруднику о том, что приемка выполнена и документ можно подписать.

Для этого в документе, загруженном из сервиса Доки, в меню Доки ЭДО есть соответствующие команды:

• если у вас есть доступ в личный кабинет профиля Доки и право подписи, нажмите кнопку Открыть в браузере. Документ откроется в браузере;
• если у вас нет доступа к сервису Доки, нажмите кнопку Подписать. Откроется ссылка на документ, которую можно скопировать и переслать сотруднику с правом подписи в сервисе Доки. Если у вас платформа 8.3.24 или выше, то ссылка автоматически скопируется в буфер обмена:

Чтобы получить информацию об актуальном статусе документа в сервисе Доки, нажмите кнопку Обновить статус. Загрузится актуальный на данный момент статус документа.

Если по электронному документу выявлены расхождения, то у вас есть два варианта решения:

1. Отклонить полученный документ.
2. Подписать документ, но сообщить о расхождениях и ожидать от поставщика УКД для отражения в учете.

Далее рассмотрим каждый из этих сценариев отдельно. 

Отклонение УПД

Если у вас есть доступ в личный кабинет профиля Доки и право подписи, нажмите кнопку Открыть в браузере. Там вы сможете отклонить полученный документ с указанием причины отклонения:

Если у вас нет доступа к сервису Доки, нажмите кнопку Отклонить. Откроется ссылка на документ, которую можно скопировать и переслать сотруднику с правом подписи в сервисе Доки. Если у вас платформа 8.3.24 или выше, то ссылка автоматически скопируется в буфер обмена. Также пользователю с правом подписи необходимо будет сообщить причину отклонения этого документа, чтобы она была отражена верно.

Подписание УПД с расхождениями

Если у вас есть доступ в личный кабинет профиля Доки и право подписи, нажмите кнопку Открыть в браузере. В браузере вы сможете отразить расхождения при подписании полученного документа:

Для формирования акта расхождений в ДАЛИОН есть соответствующая печатная форма «Акт расхождения после приемки», которую можно передать поставщику и указать этот документ как документ о расхождениях.

Если у вас объемно-сортовой учет маркированной (весовой) продукции, возможно расхождение как по весу, так и по количеству переданных марок, в этом случае в акте расхождений будут указаны оба параметра;  

• если у вас нет доступа к сервису Доки — сформируйте указанный выше акт расхождений. Воспользуйтесь командой Подписать. Откроется ссылка на документ, которую можно скопировать и переслать. Сообщите сотруднику с правом подписи в сервисе Доки о том, что при приемке были обнаружены расхождения, и вместе со ссылкой отправьте ответственному сотруднику Акт расхождений:

Использование разделов в сервисе Доки

Если в профиле Доки включить настройку Перемещать документы на подпись/отклонение в отдельные разделы, то в сервисе Доки будут созданы три подразделения:

Все новые документы будут попадать в подраздел Входящие. Документы, которые отправляются на подпись или отклонение из ДАЛИОН, будут перемещаться в подразделение Подписать/Отклонить:

В сервисе Доки по подразделению можно настроить соответствующий фильтр, чтобы пользователь, у которого есть право подписи, мог быстро отсортировать документы.