Правовая база кадрового электронного документооборота (КЭДО) складывается из нескольких нормативных документов. Ключевые положения включены в Трудовой кодекс, а технические и процедурные аспекты (цифровая подпись, хранение, работа с личными данными) прописаны в федеральных законах № 63-ФЗ, 125-ФЗ и 152-ФЗ. Эти нормативные акты определяют, как создавать, подписывать и хранить электронные документы в отделе кадров, а также определяют юридическую силу электронной подписи.

Что нужно знать про КЭДО:

1. Согласие сотрудника — обязательно. Перевести сотрудника на КЭДО можно только с его письменного согласия. У сотрудника должен быть выбор: вести кадровые документы на бумаге или в электронном виде.

2. Чтобы внедрить КЭДО на законных основаниях, работодатель должен утвердить нормативные акты, в которых подробно описан порядок работы с электронными документами.

3. Нужно обеспечить сотрудников техникой и научить ею пользоваться. Без этого полноценный переход на электронный документооборот невозможен.

4. Электронные кадровые документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, но только если они подписаны электронной подписью в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

5. Для компании обычно требуется усиленная квалифицированная подпись, а сотрудникам достаточно неквалифицированной (если они согласились на КЭДО). Это и безопасно, и удобно.

6. Компания обязана позаботиться о безопасности личных данных сотрудников: использовать шифрование, настроить доступ по ролям и соблюдать закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

7. Электронные документы хранятся столько же, сколько и бумажные — в сроки, установленные законом. При этом работодатель должен всегда иметь возможность их восстановить и предоставить по запросу госорганов или самого работника.

8. Если документы за компанию подписывает не директор, а другой сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность. Это требование закреплено в статье 185.1 Гражданского кодекса, чтобы у подписанта были официальные полномочия.

Законы, регламентирующие КЭДО

Законодатель регламентирует сферу КЭДО несколькими нормативно-правовыми актами: федеральными законами, статьями Трудового кодекса РФ и различными приказами. Каждый из этих документов отвечает за свою область регулирования.

Основные законы, касающиеся КЭДО

377-ФЗ, 407-ФЗ (поправки в ТК РФ)

Правила внедрения КЭДО, порядок взаимодействия работодателя и сотрудников, права и обязанности сторон.

С Федеральными законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ в Трудовой кодекс РФ добавлены статьи 22.1–22.3 ТК РФ, которые устанавливают порядок внедрения КЭДО, права и обязанности работодателя и работников, а также требования к защите данных.

Порядок введения КЭДО в организации по ТК РФ включает в себя следующее:

Организация должна утвердить локальный нормативный акт (например, Положение о КЭДО), определяющий перечень документов, форматы и порядок обмена.
Все сотрудники должны быть уведомлены о переходе на КЭДО.
Переход на КЭДО с сотрудником можно осуществить только при наличии письменного согласия. Исключение — сотрудники, впервые трудоустроенные после 31 декабря 2021 года, у которых отсутствует трудовой стаж.
Организация должна обеспечить защищенный доступ, идентификацию подписантов и хранение документов.
Электронные кадровые документы приравниваются к бумажным и имеют одинаковую юридическую силу.
Работодатель должен обеспечивать сохранность, целостность и доступность кадровой информации для всех участников.

Права и обязанности сторон при использовании КЭДО

Основные права и обязанности работодателя и работников при ведении КЭДО установлены федеральными законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ и приведены в таблице ниже.

Сторона	Права	Обязанность
Работодатель	Организовывать и вести КЭДО; Получать и хранить юридически значимые электронные документы; Определять порядок КЭДО в локальных актах; Использовать электронную подпись.	Обеспечивать защиту персональных данных; Гарантировать доступ сотрудников к их электронным документам; Уведомлять сотрудников о переходе на КЭДО, в том числе при трудоустройстве кандидатов; Получать согласие на переход к КЭДО; Хранить документы в соответствии с законодательством РФ; Предоставлять копии документов по запросу; Нести расходы по получению работником электронной подписи и ее использованию.
Сотрудник	Давать согласие или отказ на участие в КЭДО; Получать доступ к своим электронным кадровым документам; Подписывать документы электронной подписью; Использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП; Требовать бумажные копии при необходимости.	Использовать КЭДО в порядке, установленном работодателем; Хранить свои средства ЭП и не передавать их третьим лицам; Соблюдать правила внутреннего документооборота; Своевременно подписывать документы и подтверждать получение документов.

Благодаря законам 377-ФЗ и 407-ФЗ КЭДО был официально легализован и стал полноценной альтернативой традиционному бумажному документообороту. Эти поправки упрощают кадровые процессы, повышают прозрачность взаимодействия между работодателем и работником и способствуют цифровизации HR-процессов в организациях.

63-ФЗ «Об электронной подписи»

Виды электронной подписи, юридическая сила документов.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует порядок применения электронной подписи и устанавливает ее виды. Закон гарантирует защиту информации, подтверждение личности подписанта и неизменность содержания документа после подписания, что делает использование электронной подписи безопасным и законным инструментом для работодателей и сотрудников.

Вид электронной подписи	Правовое определение	Юридическая сила	Применение в КЭДО
Простая электронная подпись (ПЭП)	Подтверждает факт формирования ЭП с использованием логина, пароля, SMS-кода или иных средств идентификации. Не требует криптографических средств.	Обеспечивает подтверждение лица, но не гарантирует неизменность данных. Используется при взаимном согласии сторон.	Может применяться работником для ознакомления с локальными актами, уведомлениями и другими документами, не требующими усиленной подписи.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)	Создаётся с применением криптографических средств и позволяет определить лицо, подписавшее документ, и выявить факт внесения изменений после подписания. Сертификат может быть выдан любым удостоверяющим центром (не обязательно аккредитованным).	Имеет юридическую силу при наличии соглашения между сторонами об ее использовании.	Применяется для подписания кадровых документов со стороны сотрудника.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)	Создается с помощью сертифицированных средств и сопровождается сертификатом ключа проверки, выданным аккредитованным удостоверяющим центром.	Полная юридическая сила — приравнивается к собственноручной подписи.	Обязательно используется для подписания кадровых документов со стороны работодателя, а также может быть использована сотрудником.

402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Правила ведения первичных учетных документов в электронном формате.

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает единые требования к первичным учетным документам, включая кадровые документы, содержащие сведения, влияющие на бухгалтерский и налоговый учет организации.

К таким документам относятся:

приказы о приеме и увольнении сотрудников;
приказы о начислении заработной платы, премий, отпускных и иных выплат;
табели учета рабочего времени;
сведения о командировках и иных изменениях в оплате труда.

Закон 402-ФЗ является правовой основой, которая связывает кадровый и бухгалтерский электронный документооборот. Он гарантирует законность использования электронных приказов, расчетных ведомостей, табелей и отчетных форм, подтверждая их юридическую значимость в системе КЭДО.

Таким образом, применение 402-ФЗ в КЭДО обеспечивает единый стандарт хранения, подтверждения и учёта электронных кадровых документов, формируя надежную правовую базу для цифровизации кадровых процессов.

149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации.

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» задает правовые основы для обращения с электронными документами и определяет ключевые понятия, применимые к КЭДО.

В рамках закона определяются понятия:

информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

В контексте КЭДО закон 149-ФЗ регулирует:

порядок создания, хранения и передачи электронных кадровых документов;
использование информационных систем для обмена документами между работодателем и сотрудником;
ответственность оператора (работодателя или поставщика ИТ-системы) за защиту данных и соблюдение конфиденциальности.

Эти нормы обеспечивают законность функционирования кадровых систем, в которых ведутся электронные документы такие, как приказы, заявления, договоры и уведомления. Закон 149-ФЗ играет ключевую роль в обеспечении защиты персональных данных сотрудников, обрабатываемых в рамках КЭДО.

Приказы Минтруда, Минфина, ФНС

Форматы кадровых и бухгалтерских документов, требования к операторам ЭДО.

Эти ведомственные документы конкретизируют требования к форматам электронных кадровых и бухгалтерских документов, порядку их хранения, а также к операторам ЭДО.

В развитие положений федеральных законов (63-ФЗ, 377-ФЗ, 402-ФЗ) были приняты ведомственные приказы Минтруда, Минфина и ФНС, устанавливающие форматы и правила обмена электронными кадровыми документами.

Данные акты регулируют:

технические форматы электронных кадровых документов (XML, PDF/A и др.);
порядок подписания документов электронной подписью;
требования к операторам электронного документооборота;
условия хранения и архивации электронных документов.

Таким образом, приказы Минтруда, Минфина и ФНС формируют технический и организационный фундамент для практической реализации КЭДО, обеспечивая единые стандарты для работодателей, работников и операторов ЭДО.

Что нужно учесть при внедрении КЭДО

Переход на КЭДО носит добровольный характер. Решение о внедрении цифрового формата либо сохранении бумажного документооборота принимается работодателем самостоятельно.

Порядок взаимодействия с работниками при переходе на КЭДО

При принятии решения о внедрении КЭДО работодатель обязан проинформировать об этом всех сотрудников. Работникам предоставляется право выбора: дать согласие на ведение документов в электронном виде либо отказаться от перехода. Данное положение закреплено в частях 4 и 6 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ.

В отношении сотрудников, отказавшихся от участия в КЭДО, сохраняется бумажный документооборот. Работники, изъявившие согласие, переводятся на электронный формат. При этом законодательство предусматривает возможность последующего изменения решения: отказавшиеся сотрудники вправе в дальнейшем присоединиться к системе.

Исключение составляют работники, трудоустроенные после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа. Получение их согласия на участие в КЭДО не требуется.

Шаг 1. Подготовьте локальный нормативно-правовой акт (ЛНА)

Если компания решила внедрять КЭДО, первым делом нужно разработать локальный нормативный акт — внутренний документ, который будет регулировать электронный документооборот. В документе должно быть установлено:

система, которая будет использоваться для работы с КЭДО;
порядок получения сотрудниками доступа к выбранной системе;
перечень документов, которые планируется создавать и передавать в цифровом формате;
срок уведомления работников о переходе на КЭДО

Шаг 2. Определитесь с электронными подписями (ЭП)

Электронная подпись - цифровой аналог собственноручной подписи, представляющий собой зашифрованные криптографические данные, присоединенные к электронному документу.

Законодательством предусмотрены следующие виды электронных подписей:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Имеет наиболее высокий уровнем защиты. Применяется для подписания всех категорий документов, включая трудовые договоры. Выпускается аккредитованными удостоверяющими центрами на токен-носителях либо в облачном формате.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Имеет достаточный уровень защиты, создается с применением криптографических средств. Может выдаваться сотрудникам через внутреннюю систему работодателя.
Простая электронная подпись (ПЭП). Имеет наименьший уровень защиты. Представляет собой комбинацию логина и пароля, не предполагает использования криптографии. Допустимость применения ПЭП должна быть закреплена в локальном акте с установлением требований к защите ключевой информации. Если работодатель планирует использовать ПЭП, в ЛНА нужно прописать правила защиты ключа.

Для работодателя использование ПЭП не допускается. Подписание трудовых договоров и документов, имеющих юридическое значение, осуществляется с применением УКЭП. В иных случаях допускается использование УКЭП либо УНЭП.

Работники вправе использовать УКЭП либо УНЭП для всех категорий документов. Использование ПЭП допускается в ограниченных случаях (например, ознакомление с документами).

Шаг 3. Организуйте правильное хранение электронных кадровых документов

Ответственность за сохранность кадровых документов лежит на работодателе.

Сроки хранения (аналогичны бумажным):

Приказ о дисциплинарном взыскании — не менее 3 лет;
Реестры доходов — до 75 лет;
Документы ликвидируемой организации — передаются в государственный архив.

Требования к хранению:

Обязательно наличие копий на двух внешних носителях;
каждые 5 лет нужно проверять целостность файлов и при необходимости перезаписывать их;
Возможность преобразования формата документов при необходимости.

Если сотруднику потребуется копия документа, ему необходимо подать заявление. Работодатель в течение трех рабочих дней должен предоставить документ в бумажном или электронном виде с подписью и печатью.

Комментарии для сайта Cackle