В подразделе Список планирований сотрудники, кадровики и руководители видят список планирований, в которых участвовали/участвуют. Также кадровик может создать в данном разделе новое планирование.

Создание планирования кадровым специалистом

Для запуска планирования отпусков кадровому специалисту необходимо нажать кнопку Новое планирование:

На первом шаге Основные настройки можно создать несколько списков для планирования отпусков в зависимости от бизнес-процессов компании:

В данном разделе необходимо указать:

наименование планирования;
адресат заявлений на перенос отпуска;
максимальную и минимальную длительность периода отпуска;
крайнюю дату заполнения.

При необходимости можно оставить комментарий, который будет отображаться для всех сотрудников в правилах заполнения отпуска.

Также можно настроить для сотрудников:

возможность просматривать отпуска коллег из своего подразделения;
возможность оставлять комментарии при планировании отпуска;
запрет отпуска только в выходные и праздничные дни.

Планирование отпусков происходит только в рамках следующего календарного года. Продолжительность одной из частей отпуска должна быть не менее 14 дней подряд. Условия для другой части отпуска задаются на этапе настройки планирования отпусков.

На втором шаге необходимо указать участников планирования:

При добавлении участников в планирование возможно выбрать сразу всех сотрудников компании, проставив отметку Выбрать всех сотрудников:

Если необходимо задать планирование не для всех сотрудников, можно добавить отдельные подразделения или сотрудников:

Для добавления подразделений нажмите на выпадающий список в разделе Подразделение:

Выберите одно или несколько подразделений (1) и нажмите Выбрать (2):

Список сотрудников из выбранных подразделений появится ниже.

Для добавления сотрудников нажмите на выпадающий список в разделе Сотрудники:

Отметьте сотрудников, которых хотите добавить к участию в планировании:

Отмеченные сотрудники появятся ниже.

При необходимости можно исключить подразделения/сотрудников, участвующих в планировании, выбрав подразделения/сотрудников в блоке Исключить (1). Также исключить сотрудников можно в списке ниже, нажав напротив лишнего сотрудника кнопку Исключить (2) или кнопку с изображением корзины (3):

На третьем шаге можно задать настройки согласования. Если необходимо, чтобы отпуска согласовывали руководители подразделений, активируйте переключатель Согласование с руководителями подразделений:

Удостоверьтесь, что у подразделений заданы руководители, иначе отпуск согласовывать будет не с кем.

При настройке планирования на любом из этапов есть возможность вернуться к ранее заданным настройкам. При нажатии на кнопку Начать планирование, у участников планирования в разделе Отпуска добавится подраздел Текущее планирование.

Все планирования отображаются в разделе Список планирования и могут иметь следующие статусы:

Черновик - устанавливается при настройке планирования;
В процессе планирования - устанавливается после создания планирования и до момента утверждения/отмены планирования кадровиком;
Заполнено - устанавливается в том случае, когда все сотрудники заполнили график отпусков;
Отменено - устанавливается при отмене кадровиком планирования;
Завершено - устанавливается при утверждении и завершении планирования кадровиком;
Утверждено - устанавливается при утверждении планирования ген. директором.

Затем система отправит уведомление о начале планирования всем сотрудникам, участвующим в планировании. Уведомления поступят на электронную почту или в Telegram, в зависимости от настроек сотрудника.

Заполнение планирования

Подраздел «Текущее планирование»

В подразделе Текущее планирование отображаются отпуска участников. Просмотр графика доступен в формате представления «Месяц» и «Год».

Для сотрудников с ролью «Кадровик» и для согласующих система дополнительно показывает количество отпусков со статусами: «Согласовано», «На согласовании» и «Нет плана» в разрезе подразделений:

Для сотрудников в карточке отпуска есть возможность выбрать вариант для планирования График и Календарь:

При использовании варианта График сотрудник может сразу увидеть графики отпусков других сотрудников из своего подразделения во избежание пересечений, если такие настройки были разрешены специалистом с ролью «Кадровик» при настройке текущего списка планирования:

После добавления отпуска сотрудником система отправит его на согласование руководителю.

Заполнение отпуска сотрудником

Когда пользователь с ролью «Кадровик» запустит процесс планирования отпуска, у участников планирования появится подраздел Текущее планирование. Данный подраздел перестанет отображаться после утверждения планирования кадровым специалистом и наступлением года планирования.

Для планирования отпуска пользователю с ролью «Сотрудник» необходимо перейти в подраздел Текущее планирование и нажать кнопку Спланировать свой отпуск:

Укажите даты начала и окончания отпуска, согласно указанным правилам заполнения. Для выбора дат вы можете воспользоваться любым удобным способом: линейным графиком по месяцам, линейным графиком по году, общим календарем. Когда все будет готово, нажмите кнопку Отправить на согласование:

Если при создании планирования отпуска кадровиком была включена настройка «Возможность оставлять комментарии при планировании отпуска», после нажатия кнопки Отправить на согласование откроется окно для комментария. Необходимо указать комментарий к своему отпуску и нажать кнопку Отправить:

Комментарий отобразится в карточке отпуска. Для просмотра необходимо нажать кнопку Посмотреть комментарии:

На каждом этапе отпуск имеет свой статус. Каждый сотрудник видит статус при просмотре своего отпуска. Статус может иметь следующие значения:

Требуется заполнение - статус, который видит сотрудник при первом посещении страницы своего отпуска;
Ожидается согласование - статус, который устанавливается после отправки сотрудником личного отпуска на согласование;
Отклонено, требуется заполнение - статус, который устанавливается при отклонении согласующим отпуска;
Согласовано - статус, который устанавливается при завершении личного планирования отпуска сотрудника. Устанавливается в двух случаях:
- Если для сотрудника не установлен этап согласования - устанавливается после завершения заполнения отпуска сотрудником;
- Если для сотрудника установлен этапа согласования - устанавливается после одобрения отпуска согласующим.
Не заполнено - статус, который устанавливается для всех отпусков участников планирования, у которых на момент завершения планирования кадровиком не были согласованы отпуска.

Заполнение отпуска за сотрудника

Пользователь с ролью «Кадровик» или руководитель подразделения имеет возможность заполнить отпуск за сотрудника.

Пользователь с ролью «Кадровик» может заполнить отпуска по всем сотрудникам, участвующим в планировании.

Руководитель может заполнить отпуска только по сотрудникам, которые участвуют в планировании и находятся в подчиненном подразделении руководителя.

Для заполнения отпуска за сотрудника перейдите в карточку планирования отпуска сотрудника и нажмите кнопку Спланировать отпуск за сотрудника:

Кнопка Спланировать отпуск за сотрудника доступна с момента создания планирования и отображается только для следующих статусов отпусков:

Не начат;
Ожидается заполнение;
Отклонено, ожидается заполнение.

Выберите период отпуска для сотрудника и нажмите кнопку Сохранить:

Можно установить только один период отпуска, который включает в себя все доступные для распределения дни.

На каждом этапе отпуск имеет свой статус. Данные статусы отпусков отображаются для всех сотрудников, кроме тех, кому принадлежит отпуск. Статус может иметь следующие значения:

Не начат - статус, который устанавливается после создания отпуска по организации, но еще не просмотрен сотрудником;
Ожидается заполнение - статус, который устанавливается при первом переходе сотрудника на страницу личного отпуска;
Требуется согласование - статус, который устанавливается после отправки сотрудником отпуска на согласование;
Отклонено, ожидается заполнение - статус, который устанавливается при отклонении согласующим отпуска;
Согласовано - статус, который устанавливается при завершении личного планирования отпуска сотрудника. Устанавливается в двух случаях:
- В случае, если для сотрудника не установлен этап согласования - устанавливается после завершения заполнения отпуска сотрудником;
- В случае, если для сотрудника установлен этапа согласования - устанавливается после одобрения отпуска согласующим.
Не заполнено - статус, который устанавливается для всех отпусков участников планирования, у которых на момент завершения планирования кадровиком не были согласованы отпуска.

Согласование отпуска руководителем

Согласование отпуска руководителем подразделения осуществляется в том случае, если при настройке планирования пользователь с ролью «Кадровик» активировал переключатель Согласование с руководителями подразделений.

Когда отпуска всех сотрудников будут отправлены на согласование, руководителю подразделения придет уведомление о том, что необходимо согласовать отпуска сотрудников подчиненного подразделения. Уведомление поступит на электронную почту или в Telegram, в зависимости от настроек.

Для просмотра отпусков, которые необходимо согласовать, руководителю подразделения необходимо перейти в подраздел Текущее планирование и нажать кнопку Мои согласования:

Руководитель может участвовать как согласующий во множестве планированиях. Такие планирования отображаются в подразделе «Список планирований».

Чтобы согласовать отпуска, необходимо отметить их (1) и нажать кнопку Согласовать отпуск сотрудника (2):

Также согласовать отпуск можно в карточке сотрудника, нажав на соответствующую строчку в списке, и нажать кнопку Согласовать или Отклонить.

При отклонении необходимо указать комментарий с причиной отклонения.

Завершение планирования кадровым специалистом

С помощью кнопки Спланировать свой отпуск с ролью «Кадровик» может установить собственный отпуск. Процесс аналогичен заполнению отпуска сотрудником:

Когда отпуска всех сотрудников будут согласованы, пользователю с ролью «Кадровик» придет уведомление о том, что все сотрудники в этом планировании заполнили свои отпуска. Уведомление поступит на электронную почту или в Telegram, в зависимости от настроек. В подразделе Текущее планирование пользователю с ролью «Кадровик» доступен просмотр графика планирования по всем участникам процесса с их периодами отпусков.

Для завершения планирования необходимо нажать кнопку Завершить планирование:

Кадровик может завершить процесс планирования в любой момент, даже если не все сотрудники завершили планирование.

После нажатия кнопки Завершить планирование откроется окно, в котором необходимо подтвердить завершение. Текстовая информация в окне может различаться в зависимости от статуса графиков сотрудников:

Завершенное планирование отображается в списке подраздела Список планирований со статусом «Завершено».

При нажатии кнопки Отменить планирование кадровик отменяет планирование, указывая причину отмены:

Отмененное планирование отображается в списке подраздела Список планирований со статусом «Отменено». Сотрудники, которые участвовали в отмененном планировании, могут участвовать в новом планировании. Указанная кадровиком причина отклонения отображается на странице планирования.

Итоговый файл создается при завершении кадровиком процесса планирования с помощью кнопки Завершить планирование. Файл доступен для скачивания по кнопке Скачать план в карточке планирования и в подразделе «Список планирований». Файл имеет формат CSV. Для конвертации в формат XLSX необходимо открыть скачанный CSV файл в программе Microsoft Office Exel, нажать Сохранить как… и выбрать формат XLSX.

Утверждение графика кадровым специалистом

После завершения планирования у пользователя с ролью «Кадровик» появится кнопка Утвердить планирование:

При нажатии на кнопку Утвердить планирование статус текущего планирования примет значение «Утверждено».

После утверждения планирования его нельзя будет отменить.

Комментарии для сайта Cackle