Как подать отменяющий отчёт ЕФС-1

С 2023 года все работодатели должны отправлять информацию о своих сотрудниках в Социальный фонд России. Для сдачи данных о трудоустройстве, увольнении, специальной оценке условий труда и взносах на травматизм используют новый отчёт ЕФС-1. Если бухгалтер ошибся при заполнении отчёта, в СФР нужно отправить корректирующую или отменяющую ЕФС-1. Рассмотрим, как отменить ЕФС-1.

Какие сведения в ЕФС-1 можно исправить

Форма ЕФС-1 заменила несколько отчётов, которые ранее работодатели отправляли в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС. В этот документ вносят сведения о приёме на работу, переводе и увольнении сотрудников, заключении и расторжении договора ГПХ с подрядчиками, о прохождении работниками обязательного медосмотра и о других мероприятиях.

Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов. Заполнять эти части и отправлять их в СФР нужно по отдельности, в зависимости от того, какие данные компания должна передать в Фонд.

Как заполнить отменяющую ЕФС-1

Если предприниматель отправил ЕФС-1 с данными работника, а после обнаружил, что часть сведений нужно исправить, он должен подать в СФР корректировку. Если же сданную ЕФС-1 нужно не исправить, а отменить, бухгалтеру требуется заполнить отменяющую форму. Например, если вы по ошибке отправили в СФР отчёт об увольнении сотрудника, который продолжает работать в компании, подайте отменяющую запись ЕФС-1.

В отменяющий отчёт ЕФС-1 не нужно включать все разделы формы. Бухгалтеру потребуется заполнить титульный лист и подраздел, сведения из которого требуется отменить. Если вы исправляете данные в разделе 1, также необходимо заполнить подраздел 1 раздела 1 (данные сотрудника).

Как заполнить титульный лист для отмены ЕФС-1

Титульный лист ЕФС-1 всегда заполняют одинаково. На этой странице приводят основную информацию о компании или ИП:

• регистрационный номер компании или предпринимателя, который присваивают в СФР. Если СФР ещё не сообщил компании регистрационный номер, укажите тот номер, который ранее присвоили организации в ПФР;
• полное название организации или ф. и. о. предпринимателя без сокращений;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН компании нужно вписывать с начала строки, в последних двух клетках поставить прочерки;
• код причины постановки на учёт (КПП). ИП не заполняют эту графу;
• коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3. Коды можно узнать на сайте регионального отделения Росстата;
• код деятельности организации или ИП по ОКВЭД;
• регистрационный номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН в первые две клетки поля впишите «0»;
• номер телефона без пробелов и дополнительных символов. Все виды телефонных номеров нужно указывать полностью, включая код города;
• адрес электронной почты.

Как внести данные о сотруднике при отмене ЕФС-1

Информацию о работнике нужно указать в подразделе 1 раздела 1. Этот блок необходимо заполнять, только если бухгалтер допустил ошибку в любом подразделе раздела 1. Потребуются следующие данные:

• СНИЛС;
• ИНН;
• фамилия, имя и отчество работника;
• дата рождения;
• статус застрахованного лица (сотрудника) на момент сдачи отчёта: есть ли у работника гражданство РФ или другой страны;
• код страны, гражданином которой признан сотрудник. Например, для граждан России впишите «643».

Статус застрахованного лица нужно указать в виде кода:

Отменяющая ЕФС-1: образцы заполнения

Разберёмся в том, как заполнять отменяющую форму ЕФС-1 в разных ситуациях.

Как отменить сведения о трудовой деятельности в ЕФС-1

Сведения о трудовой деятельности указываются в подразделе 1.1 раздела 1, который заменил форму СЗВ-ТД. Бухгалтер может отменить запись о приёме, переводе, увольнении основного сотрудника или совместителя, а также информацию о заключении и расторжении договора ГПХ.

Чтобы отменить запись о кадровом событии в ЕФС-1, заполните таблицу так же, как в изначальном, неправильном отчёте. После поставьте «Х» в столбце «Признак отмены записи».

Как отменить сведения о подаче заявления в ЕФС-1

В подразделе 1.1 раздела 1 содержится информация о том, что сотрудник подавал заявления о продолжении ведения трудовой книжки и о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Чтобы отменить эти данные и сообщить, что работник не подавал такие заявления, впишите в нужную строку дату, которую вы указывали ранее, в предыдущем документе. В поле «Признак отмены» поставьте знак «Х».

Например, так выглядит отмена записи о том, что работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки:

Как отменить сведения о стаже в ЕФС-1

Информацию о страховом стаже вносят в подраздел 1.2 раздела 1. В некоторых случаях бухгалтеру также требуется заполнить подраздел 2 в том же разделе.

Чтобы отменить запись о страховом стаже в подразделе 1.2, выберите отменяющую форму: поставьте «Х» в графе «Тип сведений» напротив слова «Отменяющая». Затем укажите в строке «Корректируемый (отменяемый) период» год, за который была подана неправильная информация.

Если вам требуется отменить сведения из подраздела 2, заполните эти же поля и в нём.

Как отменить сведения о взносах на травматизм в ЕФС-1

Сведения о взносах на травматизм в разделе 2 нельзя отменить. Эти данные можно только скорректировать. Для этого заполните графу «Номер корректировки»: впишите порядковый номер отчёта ЕФС-1 с исправленными сведениями. Например, если это первая корректировка, поставьте «001». После внесите в таблицу верные данные о взносах.

Как отправить отменяющую запись ЕФС-1 в СФР

Предприниматель может подать отменяющую ЕФС-1 на бумаге или в электронном виде. Отправлять бумажные документы разрешено только тем компаниям и ИП, которые зарегистрировали не более 10 работников, включая совместителей и подрядчиков на ГПХ. Сдать бумажный отчёт можно лично, придя в отделение СФР. Кроме того, ЕФС-1 на бумаге можно отправить почтой или передать в Социальный фонд через уполномоченного представителя.

Для того чтобы подать в СФР электронную отчётность, компании потребуется специальная программа для отправки документов по защищённым каналам связи. Такие сервисы разрабатывают крупнейшие операторы электронного документооборота, например, компания «Калуга Астрал».

Перед отправкой ЕФС-1 потребуется заверить с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). УКЭП должна быть выпущена на имя руководителя компании или ИП. Однако с 1 сентября 2023 года бухгалтерам нужно подписывать отчётность своей личной электронной подписью. Сотрудникам, которые подают отчёты в СФР, потребуется выпустить квалифицированную электронную подпись и получить от руководителя организации машиночитаемую доверенность (МЧД) на предоставление документов.

Штраф за ошибки в ЕФС-1

Размер штрафа за ошибки в отчёте ЕФС-1 зависит от того, в каком именно разделе формы были указаны неверные сведения:

• за ошибки в подразделе 1.1 раздела 1 штраф заплатит должностное лицо. Размер штрафа — от 300 до 500 рублей;
• за ошибки в подразделах 1.2 и 1.3 раздела 1 штраф платит компания. За каждого сотрудника, данные которого указали неправильно, придётся отдать 500 рублей. Должностное лицо также оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей;
• если бухгалтер допустил ошибки в разделе 2, и эти неточности привели к уменьшению суммы взносов на травматизм, компании придётся заплатить 20–40% от нужной суммы взносов. Должностное лицо оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей.

Штраф грозит и в том случае, если организация или ИП отправит в СФР отчёт в неправильной форме. Если компания, в которой работает больше 10 сотрудников, подаст бумажную ЕФС-1 вместо электронной, предприятию придётся заплатить 1 тысячу рублей.