Переход на МЧД в 2024 году

Переход на работу с машиночитаемой доверенностью имеет множество преимуществ для бизнеса. Ускоряется процесс взаимодействия между контрагентами и госорганами. Уменьшаются затраты на печать и доставку бумажных документов. Переход на МЧД может быть сложным процессом, если не знать порядок работы и вовремя не обучить сотрудников. Перейти на МЧД нужно всем руководителям юрлиц и индивидуальным предпринимателям, от имени которых сотрудники подписывают электронные документы.

Расскажем подробно, как перейти на МЧД в 2024 году.

Нужно ли переходить на МЧД в 2024 году

Сразу ответим на вопрос: нужно ли исполнять данное требование? Да. Машиночитаемая доверенность, переход на которую откладывался, обязательна к использованию в 2024 году. Более того, с сентября она станет обязательной для всех без исключений в рамках её применения. Поясним подробнее.

Обязательный переход на МЧД в России откладывался несколько раз. Однако из-за ряда факторов, включая неготовность многих организаций к переходу, срок переносили или делали исключения в определённых случаях. Порядок был следующий:

1. Изначально переход на МЧД продлили в конце декабря 2022 года. Был принят Федеральный закон № 536-ФЗ. Документ внёс изменения в отдельные законодательные акты РФ. В том числе закон перенёс срок обязательного использования машиночитаемых доверенностей. Тем самым был продлён переходный период, а переход на МЧД отложен. Представителям бизнеса предоставили отсрочку, и возможность перейти на новый формат работы отложили.
2. В июле 2023 года в третьем чтении был одобрен законопроект № 216859-8, который разрешил не переходить на использование машиночитаемого документа некоторым категориям лиц. Согласно закону, квалифицированные электронные подписи (КЭП) работников организации разрешили использовать до 31 августа 2024 года, включительно. При условии, что сертификат КЭП оформлен до 1 сентября 2023 года. Сотрудникам юрлица достаточно было оформить новые сертификаты подписи до указанного срока и продолжать работать без машиночитаемого документа. По окончании срока нужно будет перейти на работу по новым правилам.
3. Те, кто не оформил сертификат КЭП работника организации до 31 августа 2023 года, могут представлять интересы компании только с КЭП физлица, поэтому им нужно было перейти на использование МЧД.

Перенос сроков в Российском законодательстве больше не планируется. С 1 сентября 2024 года использовать МЧД обязаны все сотрудники и другие доверенные лица организаций и ИП, совместно с КЭП физического лица.

Как работать сотрудникам с электронной подписью при переходе на МЧД

Если перейти на новый формат работы, произойдут следующие ключевые изменения:

• работать от имени юрлица или ИП можно только с КЭП физлица и МЧД;
• сотрудники получают сертификат квалифицированной электронной подписи физлица только в аккредитованном удостоверяющем центре;
• сертификаты КЭП сотрудника старого образца содержащие ИНН организации перестанут действовать 1 сентября 2024 года;
• нельзя выпускать КЭП на юридическое лицо ни на кого, кроме директора.

На имя сотрудника выпускают МЧД, которая подтверждает его полномочия. Только таким образом, он сможет действовать от имени организации. Возможность сдавать отчётность по бумажной доверенности сохраняется до 1 сентября 2024 года.

Для подписи документов от имени руководителя представители организаций используют квалифицированную электронную подпись (ЭП) работника юрлица до 31 августа 2024 года включительно. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна. Переход на МЧД необходимо осуществить с 1 сентября 2024 года и использовать её вместе с квалифицированной ЭП физлица. Чтобы сдавать отчётность и подписывать электронные документы от имени индивидуального предпринимателя, представителям ИП тоже нужно перейти на работу по новым правилам.

Электронные подписи юрлиц, предпринимателей и их представителей, выпущенные в коммерческих удостоверяющих центрах будут действительны до конца срока их действия, но не позднее 31 августа 2024 года.

Несмотря на это, переход на машиночитаемые доверенности можно осуществить уже сегодня. Возможность работы с документом реализована во всех государственных органах. При взаимодействии с контрагентами МЧД имеет юридическую силу.

Что такое машиночитаемая доверенность и кому она нужна

Машиночитаемая доверенность — это документ на передачу полномочий, созданный в электронном машиночитаемом виде. Имеет формат XML. Информационная система, в которой она используется, распознаёт содержащиеся в ней данные автоматически. Файл содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице с перечнем полномочий из специального справочника.

Что меняется при переходе на работу с этим документом? При использовании МЧД руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель назначает доверенное лицо (сотрудника), которое действует от имени организации или ИП. Им может быть бухгалтер, ответственный сотрудник или работник сторонней компании, которая предоставляет такие услуги. С помощью машиночитаемого документа этому лицу передаются определённые полномочия. С ней можно сдавать отчётность и подписывать любые электронные документы от имени ИП и юрлица.

Какие законы регулируют переход на МЧД

Переход на МЧД регулируют Приказы Минцифры РФ:

• № 858 от 18.08.2021 — определяет требования к машиночитаемым формам;
• № 857 от 18.08.2021 — устанавливает требования к содержанию;
• №856 от 18.08.2021 — приводит классификатор полномочий.

Обязанность подписания этого документа квалифицированной электронной подписью юрлица или ИП закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Эти же статьи закона регулируют возможность передоверия МЧД.

Как перейти на работу с МЧД

Переход на работу с машиночитаемыми доверенностями состоит из двух шагов. Для этого достаточно знать, где получить сертификат КЭП и как создать МЧД на доверенное лицо. Ниже рассмотрим, как это сделать.

Переход на обязательное применение МЧД, практические рекомендации:

1. Выпустите сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) физлица на доверенное лицо. Сделать это можно только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Министерства цифрового развития. Список удостоверяющих центров ограничен. Перечень действующих аккредитованных УЦ можно посмотреть на сайте ведомства. Сертификат с ключами записывается на специальный ключевой носитель — USB-токен. Пользоваться им вправе только владелец подписи, чьи данные указаны в сертификате.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов КЭП физлица — Астрал Подпись и 1С-ЭТП. Также можно воспользоваться интеграционным решением от Астрал.Платформа. Сервис помогает организовать электронный документооборот с контрагентами и контролирующими органами.
2. Создайте для доверенного лица МЧД. Цифровой документ создаётся согласно утверждённому формату. В нём указывают полномочия, которыми наделяют доверенное лицо. Он заверяется электронной подписью руководителя организации, индивидуальным предпринимателем или нотариусом. Далее документ сохраняют в информационной системе. Ей может быть аккредитованный УЦ, оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС, собственная или государственная ИС. После этого данные о доверенности появляются в Едином блокчейн-хранилище. Проверить её можно в Распределённом реестре ФНС России.

Переход на машиночитаемые доверенности позволяет сотруднику заверять электронные документы с помощью КЭП физлица.

Единый формат МЧД

В настоящее время существует несколько видов МЧД. Их разрабатывали Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ). Основные виды МЧД:

• ФНС.
  B2B — для взаимодействия с контрагентами, в том числе для работы с электронными передаточными документами. И B2G — для сдачи налоговой отчётности. Электронная подпись отсоединённая.
• ФСС.
  Применяется в системе электронного документооборота и в будущем, на портале Социального фонда России. Электронная подпись присоединённая — XML-формат.
• Прочие — МЧД, разработанные для различных специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 №858.

Не все госпорталы поддерживают определённые виды машиночитаемой доверенности. Например, B2G делалась ФНС, и другие ведомства с ней работать не могут.

В марте 2023 года на портале Госуслуг появился единый формат МЧД версии 003, который разработал Минцифры. Этот тип машиночитаемой доверенности позволяет вести взаимодействие с контрагентами и почти со всеми госорганами, используя один документ, вместо двух, то есть объединяет в себе возможности B2B и B2G форматов.

Поясним. Если сотрудник имеет полномочия подписывать документы от имени руководителя, ему нужно использовать две доверенности. Например, B2G — для сдачи налоговой отчётности, и B2B — для подписания товарной накладной. Переход на новый формат МЧД упрощает процесс передачи данных для всех участников электронного документооборота.

В рамках единого формата доверенности была решена проблема с передоверием. В частности, в ФНС касаемо B2G доверенности. В новой версии доверенности стало проще оформлять передоверие. Теперь не нужно заполнять паспортные данные руководителя организации. Также был представлен расширенный справочник полномочий для доверенных лиц.

Перейти на МЧД нового формата можно уже сегодня, но важно учитывать, что не все Федеральные органы исполнительной власти его принимают. Многие информационные системы госорганов настроены на ранее представленные типы доверенностей и имеют свои сервисы для создания документа.