Переход на МЧД в 2023 году

Работа с машиночитаемой доверенностью имеет множество преимуществ для бизнеса. Ускоряется процесс взаимодействия между контрагентами и госорганами. Снижается риск ошибок при заполнении. Уменьшаются затраты на печать и доставку бумажных документов. Переход на МЧД может быть сложным процессом, если не знать порядок работы и вовремя не обучить сотрудников. Перейти на МЧД нужно всем руководителям юрлиц и индивидуальным предпринимателям, чьи документы подписывают доверенные лица.

Расскажем подробно, на какой срок перенесли использование электронной доверенности и как осуществить переход на МЧД в 2023 году.

Нужно ли переходить на МЧД в 2023 году

Изначально переход на МЧД продлили в конце декабря 2022 года. Был принят Федеральный закон № 536-ФЗ. Документ внёс изменения в отдельные законодательные акты РФ. В том числе закон перенёс срок обязательного использования машиночитаемых доверенностей. Тем самым был продлён переходный период, и представителям бизнеса предоставили отсрочку.

В июле этого года в третьем чтении был одобрен законопроект № 216859-8. Согласно документу, квалифицированные электронные подписи (КЭП) работников организации можно использовать до 31 августа 2024 года, включительно. При условии, что КЭП оформлена до 1 сентября 2023 года. Это значит, что сотрудникам юрлица достаточно продлить свои сертификаты подписи и работать без машиночитаемой доверенности ещё год. Если не оформить КЭП работника организации до 31 августа 2023 года, сотрудник сможет представлять интересы компании только с КЭП физлица совместно с машиночитаемой доверенностью. Перенос сроков необходим для того, чтобы участники электронного документооборота успели подготовиться к изменениям в законодательстве.

Важно запомнить! Если срок действия электронной подписи заканчивается до 1 сентября 2024 года, её нужно перевыпустить уже сейчас. Сертификаты КЭП сотрудника организации можно получить только до 31 августа 2023 года.

Переходить на работу с МЧД в 2023 году нужно если доверенное лицо не успело получить КЭП работника организации до 31 августа 2023 года. В этом случае сотрудник получает сертификат квалифицированной электронной подписи физлица. А полномочия на подписание документов ему передают через машиночитаемую доверенность.

Переход на МЧД: как работать сотрудникам с электронной подписью

Ключевые изменения, связанные с переходом на МЧД:

• работать от имени юрлица или ИП можно только с КЭП физлица и электронной доверенностью;
• сотрудники смогут получить квалифицированную электронную подпись физлица только в аккредитованном удостоверяющем центре;
• нельзя получить подпись работника юридического лица с 1 сентября 2023 года;
• ранее выданные КЭП сотрудника организации перестанут действовать 1 сентября 2024 года;
• нельзя будет выпускать КЭП с реквизитами ЮЛ и ФЛ, кроме директора.

На имя сотрудника выпускают электронную доверенность, которая подтверждает его полномочия. Таким образом, он сможет действовать от имени организации. Возможность сдавать отчётность по бумажной доверенности сохраняется до 1 сентября 2024 года.

Сегодня для подписи документов от имени руководителя представители организаций используют квалифицированную электронную подпись (ЭП) работника юрлица. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна. Переход на МЧД необходимо осуществить с 1 сентября 2024 года и использовать её вместе с квалифицированной ЭП физлица.

Новые правила касаются также и представителей ИП. Чтобы сдавать отчётность и подписывать электронные документы от имени индивидуального предпринимателя, им тоже нужно будет перейти на МЧД.

Электронные подписи юрлиц, предпринимателей и их представителей, выпущенные в коммерческих удостоверяющих центрах будут действительны до конца срока их действия, но не позднее 31 августа 2024 года.

Несмотря на это, переход на МЧД можно осуществить уже сегодня. Возможность работы с документом реализована во всех государственных органах. При взаимодействии с контрагентами машиночитаемая доверенность имеет юридическую силу.

Что такое МЧД и кому она нужна

Машиночитаемая доверенность — это доверенность, созданная в электронном машиночитаемом виде. Информационная система, в которой она используется, распознаёт содержащиеся в ней данные автоматически.

При переходе на МЧД руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель назначает доверенное лицо, которое действует от имени организации или ИП. Им может быть бухгалтер, ответственный сотрудник или работник сторонней компании, которая предоставляет такие услуги. С помощью машиночитаемой доверенности этому лицу передаются определённые полномочия. С ней можно сдавать отчётность и подписывать любые электронные документы от имени ИП и юрлица.

Машиночитаемая доверенность создаётся в формате XML. Файл содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице с перечнем полномочий.

Какие законы регулируют переход на МЧД

Приказ Минцифры РФ:

• № 858 от 18.08.2021 — определяет требования к машиночитаемым формам документов;
• № 857 от 18.08.2021 — устанавливает требования к содержанию электронной доверенности;
• №856 от 18.08.2021 — приводит классификатор полномочий.

Обязанность подписания машиночитаемых доверенностей квалифицированной электронной подписью юрлица или ИП закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Эти же статьи закона регулируют возможность передоверия МЧД.

Как перейти на работу с МЧД

Чтобы осуществить переход на работу с МЧД по новым правилам, нужно выполнить два шага.

1. Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) физлица на доверенное лицо.
   Сделать это можно только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Министерства цифрового развития. Список центров ограничен. Перечень действующих УЦ можно посмотреть на сайте ведомства. Сертификат записывается на специальный ключевой носитель — токен. Пользоваться им вправе только владелец подписи, чьи данные указаны в сертификате.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей физлиц — Астрал Подпись и 1С-ЭТП. Также можно воспользоваться интеграционным решением от Астрал.Платформа. Сервис помогает организовать электронный документооборот с контрагентами и контролирующими органами.
2. Создать для доверенного лица электронную доверенность.
   Цифровая доверенность создаётся согласно утверждённому формату. В ней указывают полномочия, которыми наделяют доверенное лицо. Она заверяется электронной подписью руководителя организации, индивидуальным предпринимателем или нотариусом. Далее документ сохраняют в информационной системе. Ей может быть аккредитованный УЦ, оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС, собственная или государственная ИС. После этого данные о доверенности появляются в специальном едином реестре.

Переход на машиночитаемые доверенности (МЧД) позволяет сотруднику заверять электронные документы с помощью КЭП физлица.

Единый формат доверенности при переходе на МЧД

В настоящее время существует несколько видов МЧД. Их разрабатывали Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ).
Основные виды МЧД:

• ФНС.
  B2B — для взаимодействия с контрагентами, в том числе для работы с электронными передаточными документами. И B2G — для сдачи налоговой отчётности. Электронная подпись отсоединённая.
• ФСС.
  Применяется в системе электронного документооборота и в будущем, на портале Социального фонда России. Электронная подпись присоединённая — XML-формат.
• Прочие — МЧД, разработанные для различных специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 №858.

Не все госпорталы поддерживают определённые виды машиночитаемой доверенности. Например, B2G делалась ФНС, и другие ведомства с ней работать не могут.

В марте 2023 года на портале Госуслуг появился единый формат машиночитаемой доверенности версии 003, который разработал Минцифры. Этот тип машиночитаемой доверенности позволяет вести взаимодействие с контрагентами и почти со всеми госорганами, используя один документ, вместо двух, то есть объединяет в себе возможности B2B и B2G форматов. Поясним. Если сотрудник имеет полномочия подписывать документы от имени руководителя, ему нужно использовать две МЧД. Например, B2G — для сдачи налоговой отчётности, и B2B — для подписания товарной накладной. Новый формат доверенности упрощает процесс передачи данных для всех участников электронного документооборота.

В рамках единого формата электронной доверенности была решена проблема с передоверием. В частности, в ФНС касаемо B2G доверенности. В новой версии доверенности стало проще оформлять передоверие. Теперь не нужно заполнять паспортные данные руководителя организации. Также был представлен расширенный справочник полномочий для доверенных лиц.

Перейти на МЧД нового формата можно уже сегодня, но важно учитывать, что не все Федеральные органы исполнительной власти его принимают. Многие информационные системы госорганов настроены на ранее представленные типы доверенностей и имеют свои сервисы для создания документа. Так, на сайте ФНС можно воспользоваться только форматами B2B и B2G.