Переход на МЧД в 2024 году

Переход на работу с машиночитаемой доверенностью имеет множество преимуществ для бизнеса. Ускоряется процесс взаимодействия между контрагентами и госорганами. Уменьшаются затраты на печать и доставку бумажных документов. Переход на МЧД может быть сложным процессом, если не знать порядок работы и вовремя не обучить сотрудников. Перейти на МЧД с 1 сентября 2024 года нужно всем руководителям юрлиц и индивидуальным предпринимателям, от имени которых сотрудники подписывают электронные документы.

Как перейти на МЧД в 2024 году, какие изменения в связи с этим ждут бизнес, где оформить машиночитаемую доверенность и получить сертификат электронной подписи, расскажем подробно в нашей статье.

Что такое машиночитаемая доверенность и кому она нужна

Машиночитаемая доверенность — это документ на передачу полномочий, созданный в электронном машиночитаемом виде. Имеет формат XML. Информационная система, в которой она используется, распознаёт содержащиеся в ней данные автоматически. Файл содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице с перечнем полномочий из специального справочника.

Что меняется при переходе на работу с этим документом? При использовании МЧД руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель назначает доверенное лицо (сотрудника), которое действует от имени организации или ИП. Им может быть бухгалтер, ответственный сотрудник или работник сторонней компании, которая предоставляет такие услуги. С помощью машиночитаемого документа этому лицу передаются определённые полномочия. С МЧД можно сдавать отчётность и подписывать любые электронные документы от имени ИП и юрлица. В некоторых случаях можно оформить групповую МЧД.

Какие законы регулируют переход на МЧД

Переход на МЧД регулируют Приказы Минцифры РФ:

• № 858 от 18.08.2021 — определяет требования к машиночитаемым формам;
• № 857 от 18.08.2021 — устанавливает требования к содержанию;
• № 856 от 18.08.2021 — приводит классификатор полномочий.

Обязанность подписания этого документа квалифицированной электронной подписью юрлица или ИП закреплена в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Эти же статьи закона регулируют возможность передоверия МЧД.

Актуальные форматы МЧД

В настоящее время существует несколько видов МЧД. Их разрабатывали Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ).

Основные форматы МЧД:

• 5.01 — для налоговых органов;
• 5.02 — для налоговых органов с возможностью создания групповой доверенности или с правом передоверия;
• 002 — базовая форма для контрагентов;
• 003 — единая форма для контрагентов и госорганов.
• СФР — для системы электронного документооборота и портала Социального фонда России.
• Прочие — МЧД, разработанные для различных специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 №858.

Не все госпорталы поддерживают определённые виды машиночитаемой доверенности. Например, СФР использует свой формат, а сдать отчётность в ФНС с МЧД 002 не получится.

Нужно ли переходить на МЧД в 2024 году

Сразу ответим на вопрос: нужно ли выполнять требование об оформлении МЧД? Да. Машиночитаемая доверенность, переход на которую откладывался, обязательна к использованию в 2024 году. Более того, с сентября она станет обязательной для всех без исключений в рамках её применения. Поясним подробнее.

Обязательный переход на МЧД в России откладывался несколько раз. Однако из-за ряда факторов, включая неготовность многих организаций к переходу, срок переносили или делали исключения в определённых случаях. Порядок был следующий:

1. Изначально переход на МЧД продлили в конце декабря 2022 года. Был принят Федеральный закон № 536-ФЗ. Документ внёс изменения в отдельные законодательные акты РФ. В том числе закон перенёс срок обязательного использования машиночитаемых доверенностей. Тем самым был продлён переходный период, а переход на МЧД отложен. Представителям бизнеса предоставили отсрочку, и возможность перейти на новый формат работы отложили.
2. В июле 2023 года в третьем чтении был одобрен законопроект № 216859-8, который разрешил не переходить на использование машиночитаемого документа некоторым категориям лиц. Согласно закону, квалифицированные электронные подписи (КЭП) работников организации разрешили использовать до 31 августа 2024 года, включительно. При условии, что сертификат КЭП оформлен до 1 сентября 2023 года. Сотрудникам юрлица достаточно было оформить новые сертификаты подписи до указанного срока и продолжать работать без машиночитаемого документа. По окончании срока нужно будет перейти на работу по новым правилам.
3. Те, кто не оформил сертификат КЭП работника организации до 31 августа 2023 года, могут представлять интересы компании только с КЭП физлица, поэтому им нужно было перейти на использование МЧД.

Перенос сроков в Российском законодательстве больше не планируется. С 1 сентября 2024 года использовать МЧД обязаны все сотрудники и другие доверенные лица организаций и ИП, совместно с КЭП физического лица. Исключение — компании со среднесписочным количеством сотрудников более 100 человек, сдающие отчётность в налоговую. Они работают по этим правилам с 1 марта 2024 года. В системе СФР работать по новым правилам необходимо с 11 марта 2024 года.

Что делать с МЧД до сентября 2024 года

Уполномоченному представителю не нужна МЧД до 1 сентября 2024 года, если у него есть действующий сертификат квалифицированной электронной подписи сотрудника организации. Однако машиночитаемая доверенность станет обязательной в любой из следующих ситуаций:

• окончание срока действия сертификата квалифицированной электронной подписи сотрудника юридического лица;
• если уполномоченный представитель сдаёт отчётность в налоговую за организацию со среднесписочным количеством сотрудников более 100 человек, то МЧД уже требуется с 1 марта 2024 года;
• если уполномоченный представитель работает с Социальным фондом России, то МЧД уже требуется с 11 марта 2024 года;
• во всех остальных случаях МЧД станет обязательной с 1 сентября 2024 года.

Как подготовиться к работе с МЧД и что делать бизнесу после 1 сентября 2024 года

Для делегирования полномочий руководителя уполномоченному представителю (физическому лицу) для подписания документов и отчётности потребуется МЧД. Работать по новым правилам нужно с 1 сентября 2024 года. Чтобы избежать проблем, бизнес должен предпринять следующие шаги уже сейчас:

1. Если у руководителя нет сертификата КЭП, выданного удостоверяющим центром ФНС, его необходимо получить.
2. Сообщите сотрудникам, которым будут делегированы полномочия, о необходимости получения сертификата КЭП физического лица.
3. Чётко определите круг полномочий для каждого сотрудника и подготовьте МЧД с соответствующими правами.
4. Подпишите МЧД и зарегистрируйте их в государственных органах.
5. Обеспечьте уполномоченным сотрудникам доступ к сервисам, таким как ФНС, Госуслуги, ФТС, Честный знак, Федресурс, ЦБ и т.д. Если у них уже есть доступ, скорректируйте настройки с учётом перехода на использование КЭП физлица совместно с МЧД.
6. Предоставьте доступ уполномоченным сотрудникам в сервисы операторов электронной отчётности и электронного документооборота, скорректировав настройки с учётом изменений.

Помните, чем раньше вы начнёте подготовку, тем проще будет избежать проблем после 1 сентября 2024 года.

Как перейти на работу с МЧД

Переход на работу с машиночитаемыми доверенностями состоит из двух шагов. Для этого достаточно знать, где получить сертификат КЭП и как создать МЧД на доверенное лицо. Ниже рассмотрим, как это сделать.

Переход на обязательное применение МЧД, практические рекомендации:

1. Выпустите сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) физлица на доверенное лицо.
Сделать это можно только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Министерства цифрового развития. Список удостоверяющих центров ограничен. Перечень действующих аккредитованных УЦ можно посмотреть на сайте ведомства. Сертификат с ключами записывается на специальный ключевой носитель — USB-токен. Пользоваться им вправе только владелец подписи, чьи данные указаны в сертификате.

2. Создайте для доверенного лица МЧД.
Оформление МЧД осуществляется согласно утверждённому формату. В нём указывают полномочия, которыми наделяют доверенное лицо. Он заверяется электронной подписью руководителя организации, индивидуальным предпринимателем или нотариусом. Далее документ сохраняют в информационной системе. Ей может быть аккредитованный УЦ, оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС, собственная или государственная ИС. После этого данные о доверенности появляются в Едином блокчейн-хранилище. Регистрация МЧД осуществляется в налоговой. Проверить её можно в Распределённом реестре ФНС России.

Переход на машиночитаемые доверенности позволяет сотруднику заверять электронные документы с помощью КЭП физлица.

Как работать сотрудникам с электронной подписью при переходе на МЧД

Если перейти на новый формат работы, произойдут следующие ключевые изменения:

• работать от имени юрлица или ИП можно только с КЭП физлица и МЧД;
• сотрудники получают сертификат квалифицированной электронной подписи физлица только в аккредитованном удостоверяющем центре;
• сертификаты КЭП сотрудника старого образца, содержащие ИНН организации, перестанут действовать 31 августа 2024 года;
• нельзя выпускать КЭП юридического лица ни на кого, кроме директора.

На имя сотрудника выпускают МЧД, которая подтверждает его полномочия. Только таким образом он сможет действовать от имени организации. Возможность сдавать отчётность по бумажной доверенности сохраняется до 1 сентября 2024 года.

Для подписи документов от имени руководителя представители организаций используют квалифицированную электронную подпись (ЭП) работника юрлица до 31 августа 2024 года включительно. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна. Переход на МЧД необходимо осуществить с 1 сентября 2024 года и использовать её вместе с квалифицированной ЭП физлица. Чтобы сдавать отчётность и подписывать электронные документы от имени индивидуального предпринимателя, представителям ИП тоже нужно перейти на работу по новым правилам.

Электронные подписи юрлиц, предпринимателей и их представителей, выпущенные в коммерческих удостоверяющих центрах, будут действительны до конца срока их действия, но не позднее 31 августа 2024 года.

Несмотря на это, переход на машиночитаемые доверенности можно осуществить уже сегодня. Возможность работы с документом реализована во всех государственных органах. При взаимодействии с контрагентами МЧД имеет юридическую силу.

Как отправить отчётность с МЧД

Отправка отчётности с использованием МЧД происходит примерно следующим образом:

1. Настройте программное обеспечение. Установите ПО для работы с КЭП: криптопровайдер, такой как КриптоПро CSP, плагин для браузера, например, КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и расширение. Подключитесь к сервисам ЭДО. Выберите сервис для работы с МЧД.
2. Получите сертификаты КЭП для руководителя и представителя. Заполните МЧД и подпишите её квалифицированной электронной подписью доверителя. Зарегистрируйте МЧД в ФНС.
3. Заполните отчётность в соответствии с требованиями законодательства и убедитесь, что в ней указаны данные уполномоченного представителя.
4. Подпишите отчётность с помощью КЭП физлица уполномоченного представителя.
5. Отправьте подготовленную отчётность через выбранный канал: сайт ФНС, через ПО оператора электронного документооборота и т.п.

В наших статьях мы подробно описывали, как сдать отчётность в ФНС, СФР и ФТС.

Какие есть риски и последствия, если не перейти на МЧД

Игнорирование перехода на работу с МЧД к 1 сентября 2024 года влечёт за собой серьёзные риски и последствия для бизнеса:

1. Невозможность отправки отчётности
   С 1 сентября 2024 года отправка отчётности в государственные органы, а также подписание электронных документов уполномоченным представителем без МЧД станет невозможна.
2. Штрафы и санкции
   Нарушение законодательства о переходе на МЧД может привести к штрафам, приостановке деятельности и другим негативным последствиям.
3. Затруднения в работе с государственными сервисами
   Доступ к госпорталам и сервисам, таким как Госуслуги, ФТС, Честный знак и т.д., может быть ограничен для организаций, не использующих МЧД.
4. Невозможность заключения договоров и участия в тендерах
   Отсутствие МЧД может стать препятствием для заключения государственных контрактов и участия в тендерах
5. Потери репутации
   Несоблюдение законодательных требований может отрицательно повлиять на репутацию организации и доверия к ней.
6. Сложности с внутренними процессами
Переход на МЧД требует изменения внутренних процессов и документооборота.
Отсутствие готовности к этим изменениям может привести к задержкам в работе и снижению эффективности бизнеса.
7. Проблемы с доступом к информации
   Отсутствие МЧД может препятствовать доступу к важной информации в государственных системах.
8. Задержки в осуществлении деятельности
   Необходимость переходить на МЧД в последний момент может привести к задержкам в работе и невыполнению обязательств перед клиентами и партнёрами.

Популярные вопросы

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог