Отчёт 6-НДФЛ в 2025 году: сроки и порядок сдачи

Дарья Алексеева

Форма 6-НДФЛ — это расчёт, с помощью которого работодатели информируют ФНС о том, какие выплаты получили работники компании и какой налог на доходы физических лиц был удержан с этих выплат. Расскажем, какую форму 6-НДФЛ применять в 2025 году и разберём порядок её заполнения и сдачи.

Кто должен сдавать 6-НДФЛ

Сдавать отчёт 6-НДФЛ обязаны все налоговые агенты (организации и ИП), перечисляющие налоги в бюджет РФ вместо самих налогоплательщиков-физлиц. Такими налоговыми агентами считаются лица, которые выплачивают кому-либо доход, облагаемый НДФЛ, например, выдают заработную плату или материальную помощь своим сотрудникам.

Таким образом, 6-НДФЛ должны сдавать:

• российские организации;
• обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;
• индивидуальные предприниматели.

Если организация или ИП не имеет работников и, соответственно, не выплачивает доходы физическим лицам, то сдавать расчёт по форме 6-НДФЛ не нужно.

Какая форма 6-НДФЛ используется в 2025 году

Расчёт 6-НДФЛ необходимо оформлять по правилам, указанным в Приказе ФНС РФ от 09 января 2024 года № ЕД-7-11/1@.

Скачать бланк 6-НДФЛ на 2025 год

Порядок заполнения отчёта 6-НДФЛ в 2025 году

Расчёт 6-НДФЛ относится к отчётности квартального типа и оформляется каждые три месяца. Разберём структуру и содержание формы 6-НДФЛ на примере заполнения расчёта за первый квартал 2024 года.

Титульный лист

Первым делом в шапке титульного листа, как и на всех последующих страницах, указывается ИНН и КПП предприятия. Далее фиксируется информация об организации и отчётном периоде.

• Если отчёт заполняется впервые, то номер корректировки «0», если это первый корректировочный отчёт — номер «1», второй — «2» и т.д.
• Код отчётного периода: первый квартал — «21», второй — «31», третий — «33», полный год – «34». Календарный код — 2024.
• Код налогового органа (ИФНС), в который сдаётся отчётность.
• Код по месту нахождения: для большинства организаций это «214» (по месту нахождения российской организации), а для ИП — «120» (по месту жительства индивидуального предпринимателя). Все остальные коды можно найти в Приложение N 2 к Порядку заполнения формы 6-НДФЛ, утверждённому Приказом ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.
• Наименование организации (или ФИО предпринимателя), код по ОКТМО и контактный телефон.
• Количество страниц.
• Код реорганизации или ликвидации (при необходимости). Например, «0» – при ликвидации предприятия, «9» — при закрытии обособленного подразделения. Все коды указаны в Приложении 4 к Приказу ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.

Раздел 1. Сведения об обязательствах налогового агента

• Строка 010: код бюджетной классификации (КБК) по налогу. Уточнить свой КБК можно на сайте ФНС. Для каждого КБК заполняется отдельный бланк с разделом 1.
• Строка 020: общая сумма налога, которая подлежит перечислению за период с начала отчётного года.
• Строки 021–026: суммы налогов, распределённые по шести срокам перечисления. Сумма значений строк 021-026 должна равняться значению графы 020.
• Строки 030–036 заполняются, если сотрудникам возвращали удержанный налог.

В 2025 году поля 021-026 и 031-036 нужно заполнять исходя из следующих сроков:

Раздел 2. Расчёт исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц

• Строка 100: ставка НДФЛ (13% или 15%). Для каждой ставки НДФЛ нужно заполнять отдельный бланк раздела 2.
• Строка 105: КБК (такой же, как в строке 010 раздела 1).
• Строка 110: общее число физических лиц, которые получили выплаты в течение отчётного периода.
• Строка 111: количество высококвалифицированных специалистов, которые получили выплаты.
• Строка 120: сумма дохода, который был выплачен физлицам.
• Строка 121: сумма дохода, полученная высококвалифицированными специалистами.
• Строка 130: общая сумма налоговых вычетов, которые получили физлица.
• Строка 131: налоговая база, рассчитанная нарастающим итогом с начала года.
• Строка 140: общая сумма НДФЛ.
• Строки 141: суммы налога с доходов высококвалифицированных специалистов.
• Строка 150: заполняется, если в компании есть иностранный сотрудник, который работает по патенту и уплачивает фиксированный авансовый платёж. Эта сумма зачтётся в счёт НДФЛ.
• Строка 155: заполняется компаниями, которые рассчитывают НДФЛ при выплате дивидендов.
• Строка 156: сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве.
• Строки 160–196: суммы удержанного НДФЛ, налога, который не получилось удержать, излишне удержанного и возвращённого НДФЛ.

Приложение 1. Справка о доходах и суммах налога физлиц

В общем случае справка 6-НДФЛ в течение календарного года не заполняется, а включается только в состав годового отчёта. Но необходимость заполнения может возникнуть также в случае ликвидации / реорганизации юрлица или прекращения деятельности ИП.

Справка состоит из четырёх разделов и приложения. Заполнять её нужно отдельно по каждому физлицу, получившему доход.

• В Разделе 1 фиксируются данные физлица (ФИО, статус, номер и серия паспорта, дата рождения и т.д.).
• В Разделе 2 указывается общая сумма НДФЛ, который был исчислен и удержан с доходов физлица.
• Раздел 3 предназначен для отражения стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов.
• Раздел 4 содержит информацию о доходах, с которых не был удержан НДФЛ.
• В Приложении справки прописываются суммы доходов физлица по месяцам.

Сроки сдачи отчётности 6-НДФЛ в 2025 году

Форму 6-НДФЛ нужно отправлять до 25-го числа того месяца, который следует за отчётным периодом. Исключение — годовой отчёт, который необходимо сдать до 25 февраля следующего года.

Способы сдачи 6-НДФЛ в 2025 году

Юридические лица и ИП сдают отчётность по 6-НДФЛ в инспекцию ФНС по месту регистрации. Если у компании есть обособленные подразделения, они сдают бумаги отдельно, по своему месту учёта. Обратите внимание на то, что сотрудники такого филиала должны заключить трудовой договор или договор ГПХ именно с подразделением, а не с головной компанией.

Если обособленные подразделения и компания находятся в одном муниципальном образовании, организация может сдать всю отчётность в одну инспекцию. Предварительно нужно отправить в ФНС специальное заявление о выборе подразделения. Если же все филиалы находятся в разных муниципалитетах, сдавать формы 6-НДФЛ придётся по отдельности.

Юрлица и ИП имеют право сдать бумажную отчётность по 6-НДФЛ, только если в компании получили выплаты не более 10 человек. Во всех остальных случаях отчёт сдаётся в электронном виде. Это можно сделать через сайт налоговой службы или с помощью специального сервиса от оператора электронного документооборота.

Ответственность за нарушение порядка сдачи 6-НДФЛ

Если отправленный расчёт 6-НДФЛ будет содержать недостоверные сведения, предприятие получит штраф в соответствии со статьёй 126.1 НК РФ, который составит 500 рублей для налогового агента и 300-500 рублей для руководителя. Если же компания сдаст бумажный отчёт вместо электронного, она будет оштрафована по статье 119.1 НК РФ и заплатит 200 рублей.

Несоблюдение сроков сдачи отчётности по 6-НДФЛ также карается штрафом. Согласно пункту 1.2 статьи 126 Налогового кодекса, за каждый месяц опоздания компании придётся платить по 1 000 рублей. Ответственному сотруднику могут назначить штраф за несдачу 6-НДФЛ в размере от 300 до 500 рублей.

Часто задаваемые вопросы о 6-НДФЛ

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог

Дарья Алексеева