Сдача кадровой отчётности в 2025 году: какие отчёты по кадрам нужно сдавать

Александра Кадынцева

Кадровая отчётность – обязанность каждого работодателя, у которого есть сотрудники. Какую отчётность по кадрам и в какие сроки нужно сдавать в 2025 году, расскажет наша статья.

Какие кадровые отчёты нужно сдавать в 2025 году

В 2025 году работодателям нужно сдавать в СФР форму ЕФС-1, состоящую из нескольких разделов. Она включает данные о стаже работников, застрахованных лицах, заработной плате и условиях труда, а также взносах по страхованию от несчастных случаев.

Также работодатели в 2025 году обязаны сдавать в Росстат новые формы отчётности 1-Т, 1-Т (условия труда) с 1 января, а с 1 февраля — обновлённые формы П-4 и 3-Ф. С 1 апреля 2025 года к кадровой отчётности прибавится обновлённая форма П4-НЗ.

Отчитываться работодателям также нужно перед военкоматом, налоговой и службой занятости. В разные ведомства отчёты сдаются в разное время. Есть кадровая отчётность, которая подаётся каждый месяц, и отчёты, которые нужно сдавать раз в год и даже раз в два года.

Отчёты в СФР: ЕФС-1 – состав, сроки и способы подачи

В Социальный фонд России с 2023 года вместо нескольких отчётов сдаётся всего одна форма — ЕФС-1. Она объединила 5 отчётов:

1. СЗВ-ТД (подраздел 1.1 ЕФС-1) — это данные об изменениях в трудовом статусе работников. В документе указывается ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность, и информация по кадровым изменениям, если таковые были: приём, перевод на другую должность, увольнение с занимаемой должности, заключение или расторжение договоров ГПХ, приостановление и возобновление трудовых отношений. Если в течение месяца движений по кадрам не было, отчитываться по ним не нужно.
2. CЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 (подразделы 1.2 и 2) — информация о стаже работника. В бланке документа указывается ФИО сотрудников, дата приёма на работу или увольнения, а также другие сведения, необходимые для расчёта пенсии. Подаётся этот отчёт только по работникам, у которых есть особенности учёта стажа. Подраздел 2 содержит общую информацию об организации-страхователе и подаётся вместе с подразделом 1.2.
3. ДСВ-3 (подраздел 3) — данные о застрахованных лицах, за которые перечислялись дополнительные взносы для формирования накопительной пенсии.
4. СИоЗП (подраздел 1.3) нужен для отчётности бюджетных организаций, чей вид деятельности связан с образованием, медициной, наукой, социальным обслуживанием и кинематографией, указанных в приказе Минтруда от 02.09.2022 № 507н. Он содержит информацию о заработной плате и условиях труда сотрудников государственных и муниципальных учреждений.
5. 4-ФСС (раздел 2) — данные о начисленных взносах по страхованию от несчастных случаев и заболеваний, связанных с профессиональной деятельностью.

Форма ЕФС-1 для кадровой отчётности в СФР одна, но её разделы заполняются и сдаются по отдельности. Каждый подраздел формы имеет свои сроки сдачи.

Раздел ЕФС-1	Срок сдачи
Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД)	При приёме или увольнении сотрудника, а также восстановлении или прекращении договора ГПХ сдаётся на следующий рабочий день. При снятии с должности, переводе или назначении сдаётся до 25 числа того месяца, который следует за отчётным.
Подраздел 1.3 (СИоЗП)	Каждый месяц, до 25 числа следующего месяца
Подраздел 3 (ДСВ-3)	Каждый квартал, до 25 числа месяца, идущего за отчётным кварталом
Раздел 2 (4-ФСС)	Каждый квартал, до 25 числа месяца, идущего за отчётным кварталом
Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ)	Каждый год, до 25 января следующего года, идущего за отчётным.

Сдаётся ЕФС-1 в СФР в бумажном или электронном формате. Сдать кадровую отчётность на бумаге могут компании, в штате которых не больше 10 сотрудников. Если сотрудников, включая тех, кто работает по договорам ГПХ, больше 10, отчёт сдаётся в электронном формате.

Что изменится в сдаче ЕФС-1 в 2025 году

На момент публикации рассматривается проект Минтруда об изменениях в сдаче Подраздела 1.1 ЕФС-1. Если он будет принят, сроки сдачи отчёта в 2025 году изменятся. Подавать его нужно будет также, когда работник переводится на неполный рабочий день или дистанционный формат работы на следующий день после публикации приказа.

Изменения затронут Подраздел 1.2, в котором расширится список сотрудников, включаемых в отчёт. В него добавятся сотрудники, которые были в отпуске по беременности и родам, а также о работниках, которые трудились в районах с районным коэффициентом, руководили организациями и были их учредителями, несли священническую службу, временно прекращали государственную гражданскую службу.

Также изменения в сдаче ЕФС-1 затронут сведения о сотрудниках, работающих по договорам ГПХ. По новым правилам они станут более детализированными, а в тексте договора ГПХ нужно будет прописывать условия оплаты страховых взносов от несчастных случаев.

Кадровая отчётность в Росстат

Кадровая статистическая отчётность в Росстат подаётся по разным формам и в разные сроки. В 2025 году кадровый отчёт по сотрудникам в это ведомство работодатели сдают по обновлённой форме П-4, предоставляя в статистику сведения о заработной плате и численности работников. Также нужно отчитываться в Росстат о неполной занятости. Для этого используется обновлённая форма П-4 (НЗ). Эти отчёты работодатели обязаны сдавать в разные сроки. П4 сдаётся ежемесячно или ежеквартально, а П-4 (НЗ) – каждый квартал с 1 по 8 число месяца, идущего за отчётным периодом.

Кроме этого, в Росстат подаются отчёты:

Название формы	Содержание	Сроки подачи
1-Т	Сведения о численности штата и заработной плате сотрудников	Каждый год с первого рабочего дня следующего года до 31 января
1-Т (условия труда)	Данные об условиях работы, а также о наличии и размере компенсаций за работу во вредных или опасных для здоровья условиях труда	Каждый год с первого рабочего дня следующего года до 31 января
Форма №1	Сведения о соотношении численности сотрудников и размеров заработной платы	Раз в два года, с первого рабочего дня следующего года до 20 мая
57-Т	Данные о соотношении должностей, профессий и размера заработных плат	Раз в два года, с первого рабочего дня по 30 ноября
1-Т (Проф)	Информация о потребности организации в сотрудниках определённых профессий	Раз в два года, с первого рабочего дня по 30 ноября
3-Ф	Данные о задолженностях по заработной плате	Каждый месяц, с данными по состоянию на последний день отчётного месяца до 2 числа следующего месяца
7-травматизм	Сведения о травмах на рабочем месте или профессиональных заболеваниях	Каждый год с 20 февраля по 1 марта

Какие отчёты по кадрам нужно сдавать в ИФНС

В налоговую службу сдаются персонифицированные сведения о физических лицах. Для отчётности используется форма КНД 1151162. Этот отчёт сдают все работодатели, имеющие в своём штате наёмных сотрудников, и выплачивающие за них страховые взносы.

Освобождены от этого вида отчёта ИП, у которых нет сотрудников, а также адвокаты и нотариусы с частной практикой, главы КФХ без наёмного персонала и страхователи, использующие АУСН.

Отчёт сдаётся каждый месяц до 25 числа месяца, которые идёт за отчётным. За март, июнь, сентябрь и декабрь его можно не сдавать, поскольку в ФНС поступает отчётность по РСВ, который частично дублирует информацию из него.

Кадровая отчётность в службу занятости

В это ведомства сдаётся как обязательная кадровая отчётность, так и ситуативная. Службу занятости кадровики обязаны извещать о банкротстве, наличии свободных вакансий, квотируемых мест для инвалидов, сокращении штата, ликвидации предприятия, неполной занятости сотрудников, о наличии сотрудников на дистанционной работе.

Например, отчёт о вакансиях относится к ситуативным. Его кадровики подают в службу занятости сразу же, как в штате компании появляется свободная вакансия. Если работодатель решил временно не замещать её, в отчёте нужно сделать соответствующее примечание.

К обязательным относится отчёт о квотируемых рабочих местах для инвалидов. Его ежемесячно до 10 числа следующего месяца сдают компании, в штате которых больше 35 работников.

Все виды кадровой отчётности в службу занятости подаются через сервис «Работа России».

Кадровые отчёты в военкомат

Каждый работодатель отчитывается в военкомат ежегодно до 31 декабря текущего года. В ведомство нужно сдать:

• план по ведению воинского учёта в организации и бронированию граждан, находящихся в запасе;
• учётную карточку организации в военкомате;
• сведения о количестве работающих и забронированных граждан, находящихся в запасе;
• данные об обеспечении рабочими ресурсами из граждан в запасе на время мобилизации или ведение военных действий (для организаций, ведущих бронирование кадров).

Кроме обязательных отчётов, есть дополнительные, которые предоставляется по запросу ведомства. К ней относятся сведения о приёме на работу и увольнении военнообязанных граждан, а также о сотрудниках, не состоящих на воинском учёте и изменениях сведений о гражданах, состоящих на учёте (данные о смене семейного положения, образовании, месте регистрации и прочее).

Календарь кадровика на 2025 год

Когда сдавать	Куда сдавать	Что сдавать	Кто сдаёт
Январь
С 1 января, не позднее следующего за событием дня	СФР	ЕФС-1, данные о приёме на работу, увольнении или переводе	Все работодатели
До 16 января	Налоговая инспекция	СЗВ-М, за декабрь прошлого года
	Росстат	П-4, за декабрь прошлого	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
		П-4, за 4 квартал прошлого года	Работодатели с численностью меньше 15 человек и оборотом до 800 млн рублей
до 25 января	СФР	ЕФС-1, данные для начисления пенсий за минувший год
		реестры по допстрахованию, за 4 квартал минувшего года
		ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за декабрь минувшего года
До 31 января	Росстат	1-Т, за минувший год	Работодатели кроме ИП и малого бизнеса, если численность персонала меньше 15 человек
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Февраль
До 1 февраля	Росстат	3-Ф, за январь	Компании с задолженностями по зарплате
До 3 февраля		№1 кадры, за минувший год	Работодатели, попавшие в реестр Росстата
До 15 февраля		П-4, за январь	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
до 25 февраля	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за январь	Все работодатели
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за январь
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Март
1 марта	Росстат	3-Ф, за февраль	Компании с задолженностями по зарплате
До 15 марта		П-4, за февраль	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
До 25 марта	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за февраль	Все работодатели
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за февраль
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Апрель
3 апреля	Росстат	3-Ф, за март	Компании с задолженностями по зарплате
До 17 апреля		П-4, за март	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
		П-4, за 1 квартал	Работодатели с численностью меньше 15 человек и оборотом до 800 млн рублей
До 25 апреля	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за март	Все работодатели
		реестры по допстрахованию, за 1 квартал
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за март
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Май
1 мая	Росстат	3-Ф, за апрель	Компании с задолженностями по зарплате
До 15 мая		П-4, за апрель	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
До 25 мая	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за апрель	Все работодатели
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за апрель
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Июнь
1 июня	Росстат	3-Ф, за май	Компании с задолженностями по зарплате
До 15 июня		П-4, за май	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
До 25 июня	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за май	Все работодатели
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за май
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Июль
3 июля	Росстат	3-Ф, за июнь	Компании с задолженностями по зарплате
До 17 июля		П-4, за июнь	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
		П-4, за 2 квартал	Работодатели с численностью меньше 15 человек и оборотом до 800 млн рублей
До 25 июля	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за июнь	Все работодатели
		реестры по допстрахованию, за 2 квартал
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за июнь
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Август
1 августа	Росстат	3-Ф, за июль	Компании с задолженностями по зарплате
До 15 августа		П-4, за июль	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
До 25 августа	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за июль	Все работодатели
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за июль
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Сентябрь
1 сентября	Росстат	3-Ф, за август	Компании с задолженностями по зарплате
До 15 сентября		П-4, за август	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
До 25 сентября	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за август	Все работодатели
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за август
До 1 октября	Военкомат	Данные о работниках-мужчинах в возрасте 15 и 16 лет, за минувший год	Все работодатели
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 100 человек
Октябрь
2 октября	Росстат	3-Ф, за сентябрь	Компании с задолженностями по зарплате
До 16 октября		П-4, за сентябрь	Работодатели с численностью больше 15 человек и оборотом от 800 млн рублей, а также: компании, которые зарегистрированы или реорганизованы в текущем году; владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых.
		П-4, за 3 квартал	Работодатели с численностью меньше 15 человек и оборотом до 800 млн рублей
До 25 октября	СФР	ЕФС-1, о переименовании, выборе труд. книжки, запрете на деятельность, отчислениях за травматизм, за сентябрь	Все работодатели
		реестры по допстрахованию, за 3 квартал
	Налоговая инспекция	Персонифицированные сведения о физлицах, за сентябрь
До 1 ноября	Военкомат	отчёт о работниках-мужчинах, которых надо поставить на первоначальный учёт, Анкета на сотрудника для первоначальной постановки на воинский учёт за минувший год	Все работодатели
Дату определяет центр занятости	Центр занятости	О наличии вакансий	Работодатели, у которых есть вакансии
		О процедуре банкротства	Работодатели в процессе банкротства
		О содействии занятости инвалидов О квотах для инвалидов	Работодатели со штатом свыше 35 человек
Ноябрь
1 ноября	Росстат	3-Ф, за октябрь	Компании с задолженностями по зарплате
До 15 ноября		П-4, за октябрь

Типичные ошибки при сдаче кадровой отчётности и как их избежать

Подготовка и сдача кадровой отчётности требует внимательности, иначе в бланках возможны опечатки, нарушение сроков сдачи отчётных форм и другие ошибки. Чаще всего специалисты отдела кадров ошибаются в реквизитах компании или данных о сотрудниках, которые они подают. Ещё одна частая ошибка – нарушение сроков сдачи отчётности, использование устаревших бланков, а также неточности в расчётах показателей.

Часто задаваемые вопросы по кадровой отчётности

Полезные ссылки

Социальный Фонд России

Росстат

Работа России

Заключение

Своевременная и правильная сдача кадровой отчётности важна для каждой организации. Чтобы избежать штрафов и быть ответственным работодателем, следите за нововведениями в кадровой отчётности, используйте сервисы электронного документооборота для ускорения и упрощения процессов делопроизводства.

Александра Кадынцева