Что такое карантин чеков и что делать, если он принят ОФД

Александра Кадынцева

Практически все компании и индивидуальные предприниматели при продаже товаров и оказании услуг обязаны пользоваться онлайн-кассой и выдавать покупателям чеки, соответствующие ФЗ № 54. Если в чеке есть ошибки, он не вносится в отчётность налоговой, что грозит компании массой сложностей. Рассказываем, что значит «чеки в карантине», и что делать в такой ситуации.

Что такое форматно-логический контроль чеков

Форматно-логический контроль – проверка фискальных документов на соответствие установленным требованиям. Касательно чеков эта проверка определяет количество полей в документе, правильность их заполнения, а также расширение отправленного документа.

Если в ходе проверки в документе обнаруживаются ошибки, он отклоняется или помещается в карантин.

ФЛК проводится в два этапа. Сперва чек на соответствие базовых требований проверяет оператор фискальных данных. Затем при поступлении чека в ФНС проводится его более углублённая проверка.

Подробно о форматно-логическом контроле чеков и проблемах, которые выявляются в его ходе, рассказывает наша статья «Ошибка ФЛК: как расшифровать и что делать».

Что такое карантин чеков

Так называется статус, присваиваемый чекам, если они не отвечают требованиям форматно-логического контроля, то есть имеют несоответствия и ошибки. Чеки с таким статусом не учитываются в отчётности, а попадают в специальное хранилище, пока ошибка в них не будет устранена и они не будут повторно отправлены в налоговую.

Этот статус бывает жёстким и мягким. В жёсткий карантин попадают чеки, имеющие критические несоответствия. Такой статус чека говорит о том, что исправить ошибки в нём и отправить его в налоговую повторно невозможно. Если же ошибки не критичные, чек попадает в мягкий карантин из-за незавершённых регистрационных действий. Выход из него для таких фискальных документов – завершение регистрации.

Как проверяется чек в налоговой

Выше мы уже говорили, что чеки проверяются в налоговой путём форматно-логического контроля на соответствие требований статьи 4.7 закона о ККТ. Проверка фиксирует, нет ли лишних тегов, указаны ли все обязательные реквизиты, соблюдён ли порядок заполнения фискальных данных.

Контроль проводится в два этапа. После первого этапа, если не выявлены нарушения, проводится второй этап с помощью автоматизированной системы контроля применения ККТ. Чеки без нарушений вносятся в отчётность, а чеки, не соответствующие требованиям, блокируются.

Что случается с чеками, которые не прошли проверку

В этом случае фискальные документы попадают в карантин – хранилище чеков, которые по разным причинам не соответствуют законодательным требованиям. В зависимости от типа несоответствия и возможности его устранения они помещаются в жёсткий, мягкий или обратный карантин. На основании этого распределения владелец ККТ может определить, какие несоответствия были допущены в фискальных документах, и исправить их, если это возможно.

Почему чек попадает в карантин

Существует целый ряд причин, по которым фискальные документы не проходят форматно-логический контроль. Перечислим основные из них.

Технические сбои в работе кассы

Ошибки в настройке ККТ, из-за которых неправильно формируется код фискальных данных, а также некорректное обновление программного обеспечения, нестабильность интернет-соединения и другие технические причины приводят к тому, что чеки не соответствуют требованиям и не проходят проверку.

Некорректное оформление чека

Если в документе нет обязательных реквизитов (дата, сумма, наименование товара или услуги, НДС и прочих важных данных) либо же он оформлен не в том формате, который принимает налоговая, чек будет отклонён и помещён в карантин.

Неполадки с фискальным накопителем

Если срок действия фискального накопителя завершился, ФН не может формировать и передавать данные правильно, из-за чего чеки, сформированные в таких условиях, не проходят проверку.

Нарушен порядок передачи данных

Это ещё одна причина, по которой фискальные документы не регистрируются должным образом. Нарушением передачи данных считаются случаи, когда данные в ФНС о проданном товаре поступают значительно позже, чем был осуществлён факт продажи. Также к нарушениям порядка передачи относятся ситуации, когда по каким-либо причинам передача данных была прервана, например, из-за сбоя сети или поломки оборудования. Из-за прерывания передачи чеки не проходят регистрацию и помещаются в мягкий карантин.

Другие ошибки

Одна из причин «блокировки» чеков – логические ошибки в них или рассогласование данных в логически связанных между собой реквизитах чека. Это может неуказание НДС или его неверный расчёт, некорректный код товара, не соответствующий его наименованию, либо ошибка в ИНН ИП или ООО. Если допущена критичная ошибка, то чек попадёт в жёсткий карантин, если не критическая – то в мягкий, откуда он может быть «извлечён» после исправления ошибки и повторной регистрации.

Чек отправлен в мягкий карантин, что это значит

Это значит, что фискальные документы, которые не прошли проверку, имеют некритические нарушения, которые можно устранить.

Сюда чеки попадают, если в них:

• данные не критично отличаются от требуемого формата;
• в расчётах НДС допущена небольшая погрешность;
• есть ошибки в реквизитах, но не в основных.

Фискальные документы в мягком карантине могут иметь определённый срок на исправление несоответствий. Если за предоставленный период нарушения не будут исправлены, фискальный документ может переместиться в жёсткий карантин.

Что делать, если чек в мягком карантине

Действия зависят от того, по какой причине фискальный документ не прошёл проверку. Если был использован неверный формат данных, то нужно обновить программное обеспечение кассы или проверить его настройки и внести нужные корректировки. После устранения проблемы нужно повторно сформировать чек и отправить его в налоговую для контроля и регистрации.

Чтобы такие случаи не повторялись, нужно фиксировать ситуации попадания фискальных документов в мягкий карантин и причины этого, чтобы впредь не допускать таких же ошибок при перенастройке кассы, замене фискального накопителя или обновлении ПО.

Что делать, если чек попал в карантин ОФД

Если по отправленным чекам пришёл отказ от ФНС, в котором указан код ошибки 420, нужно проверить данные в теге 2108. На каждый чек, по которому пришёл отказ, нужно сформировать чек коррекции, указав в них признак «Приход», и отправить в налоговую уведомление о выявленном нарушении, дополнив к нему документы для идентификации расчёта, чтобы подтвердить, что нарушение выявлено и исправлено владельцем контрольно-кассовой техники самостоятельно.

Последствия попадания чеков в карантин

Несоответствие чеков требованиям ФНС грозят владельцам контрольно-кассовой техники рядом юридических и налоговых проблем.

Прежде всего, речь идёт о штрафах, которые организация может получить за то, что:

• данные в ФНС не были переданы или же переданы с ошибками;
• чеки содержат неверные реквизиты;
• превышен срок, отведённый на исправление допущенных ошибок.

Помимо штрафных санкций, налоговая инспекция может снять контрольно-кассовую технику с учёта в одностороннем порядке.

Частое попадание чеков в карантин – одна из причин для налоговой проверки организации. В этом случае ФНС может как запросить некоторые отчётные документы, так и провести выездную проверку.

Из-за неверного формата чеков или ошибок в данных возможны и проблемы с отчётностью. Могут понадобиться её корректировки, что, в свою очередь, может повлечь за собой недоимки, начисление пеней и штрафов. Аналогичные последствия будут иметь и погрешности в бухгалтерской отчётности, если из-за ошибочных фискальных данных будут искажены налоговые расчёты или данные бухучёта.

Все эти последствия могут негативно отразиться на репутации организации, привести к потере клиентов.

Популярные вопросы

Александра Кадынцева